5 leviers pour réduire sa dépense intérim

Levier de productivité et d’agilité, l’intérim est une clé de la compétitivité des entreprises françaises. Il génère aussi des difficultés pour la Direction des ressources humaines et un montant de dépense complexe à maîtriser pour les Directions achats. L’intérim constitue une part significative de l’économie française. Les avantages de l’intérim en font un axe clé pour nombre d’entreprises. Les dépenses d’intérim englobent non seulement le paiement de la rémunération de l’intérimaire mais aussi la prestation des entreprises de travail temporaire (ETT).

Optimiser les contrôles de factures

Si vous trouvez qu’un bulletin de paie est difficile à comprendre, ne vous aventurez pas dans le déchiffrage d’une facture intérim. Le calcul du coût d’un intérimaire est d’une grande complexité.

En premier lieu, la rémunération de l’intérimaire peut comprendre une partie fixe et des éléments variables de salaire (EVS) ainsi que des primes. A cela s’ajoutent :

• les congés payés (10 %) ;
• les indemnités de fin de mission (10 %) ;
• les cotisations sociales (environ 45 %) ;
• le paiement de l’ETT pour ses missions de délégation (recherche et sélection du candidat) et/ou de gestion (gestion administrative).

Entre le suivi des heures réalisées, les exceptions, les primes dues en vertu de l’égalité de traitement, éditer une facture juste nécessite d’avoir obtenu tous les éléments en amont. Les erreurs de facturation sont nombreuses pour de multiples raisons, notamment par  application du coefficient sur des mauvais éléments de rémunération.

Le meilleur moyen d’optimiser le contrôle de la facturation est de fiabiliser les données tout au long du processus et si possible en amont de la mission. Automatiser les processus permet de gagner en productivité en se concentrant sur les arbitrages et les éventuelles réclamations et ainsi d’éviter de nombreuses potentielles erreurs. Il est ainsi possible de demander une pré-facturation, basée sur les données du contrat et le relevé d’heures. L’entreprise dialogue alors avec ses fournisseurs avant l’émission de la facture et évite la gestion lourde d’un éventuel litige comptable.

Le gain moyen constaté est loin d’être négligeable et peut atteindre jusqu’à 1 % de la dépense intérim annuelle.

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Maîtriser les engagements de dépense intérim

Un autre moyen de réduire sa dépense intérim consiste à fluidifier les processus de recours au travail temporaire. Souvent, l’intérim se partage dans l’entreprise entre les managers, les achats et les RH.

Outil opérationnel avant tout, rarement encadré par un circuit de validation, difficile à appliquer dans un contexte de recours en urgence, surtout sans solution digitale, la limitation des engagements est impossible et les dépenses peuvent se multiplier. Il peut toutefois être bénéfique de structurer la prise de décision pour rationaliser les dépenses. Un circuit de validation permet ainsi de réduire le nombre de commandes en évitant notamment les doublons ou les demandes inutiles.

En moyenne, l’entreprise peut espérer une baisse de 0,2 % de ses dépenses intérim annuelles.

Négocier les accords-cadres pour réduire sa dépense intérim

Dès que la dépense intérim atteint un niveau élevé, l’entreprise peut avoir intérêt à engager des discussions de mise en place de conditions préférentielles avec les principales ETT avec lesquelles elle travaille.

Négocier un accord-cadre offre des économies d’échelle par le référencement d’un certain nombre de fournisseurs et d’améliorer l’efficacité (par la prise en compte d’indicateurs de performance pour l’agence). L’enjeu consiste à négocier les coefficients de l’ETT en fonction de sa part de marché pour l’entreprise et du niveau de service rendu.

Atteindre 100 % de missions intérim dans les conditions négociées et, par conséquent, aucun recours en dehors des ETT référencées, permet de s’assurer de profiter des meilleures conditions.

Optimiser la gestion administrative

La réglementation de l’intérim impose un grand nombre de formalités et de documents. Le travail temporaire est ainsi complexe, faisant intervenir plusieurs acteurs, générant des échanges multiples et des contrats de mise à disposition concomitants.

Les équipes RH et comptabilité peuvent gagner en productivité en optimisant les processus et en les digitalisant. Ainsi, chacun se concentre sur son cœur de métier et les tâches à valeur ajoutée, plutôt que passer ses journées à exécuter des tâches administratives chronophages.

La technologie est ici d’un précieux secours pour :

• centraliser les échanges et les données ;
• générer des tableaux de bord identifiant en un coup d’oeil tout écart ;
• mettre en place des modèles de documents réutilisables ;
• offrir un pilotage efficace.

Ainsi, l’entreprise peut espérer gagner jusqu’à 50 % du temps de travail pour ses équipes dédiées à l’intérim.

Maîtriser les risques juridiques

Le travail temporaire subit une réglementation nombreuse et changeante. En maîtriser les subtilités génère des effets bénéfiques indirects pour réduire ses coûts intérim : par exemple, le respect de la réglementation (nombre de contrats renouvelés, durée des contrats, etc.) assurera cette garantie.

Pour l’entreprise, cela impose de mettre en place une veille sur les évolutions législatives. Ici encore, les outils digitaux spécialisés pour l’intérim sont d’une grande utilité. Le système peut alerter sur le non-respect d’une règle et mettre en place des contrôles “métiers”.

L’objectif est alors d’éviter des amendes et des pénalités, voire des risques de requalification des contrats de travail temporaire en CDI. Par exemple, des amendes de 3 750 euros sont prévues en cas d’absence des mentions obligatoires sur le contrat intérim.