La gestion des ressources humaines repose en grande partie sur la paie, une tâche indispensable au bon fonctionnement de toutes les organisations et particulièrement les entreprises. Afin de faciliter ce processus, de nombreuses entreprises utilisent des logiciels de paie comme base de leur Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH). Cependant, centraliser toutes les données des salariés et les rendre facilement accessibles aux parties prenantes peut être difficile. C’est pourquoi le portail salarié est devenu une solution populaire pour simplifier le quotidien des collaborateurs et celui des équipes des ressources humaines en leur offrant plus d’autonomie. Mais cela ne s’arrête pas là ! En connectant le portail salarié au logiciel de paie, vous pouvez bénéficier de nombreux avantages de l'<a href= »https://www.pixid.fr/blog/onboarding-offboarding-meilleure-experience-salarie/ »>onboarding</a> jusqu’au départ du salarié. Il permettra d’optimiser votre processus de paie et d’améliorer l’expérience de vos salariés. Vous renforcerez aussi la fonction RH dans votre entreprise face à l’évolution des besoins.
C’est pourquoi le portail salarié est devenu une solution populaire pour simplifier le quotidien des collaborateurs et celui des RH en leur offrant plus d’autonomie. Mais cela ne s’arrête pas là, en connectant le portail salarié au logiciel de paie, vous pouvez bénéficier de nombreux avantages de l‘onboarding jusqu’au départ du salarié, ce qui permettra d’optimiser votre processus de paie et d’améliorer l’expérience de vos salariés.
Faciliter la gestion RH sur toutes les étapes
Du recrutement à l’embauche
Le portail candidat constitue un atout majeur pour une gestion des ressources humaines (grh) efficace dès le recrutement. Les candidats sont autonomes dans la mise à jour de leur profil en renseignant leurs informations et en y déposant leurs documents RH. Dans le cas où leur candidature est retenue et qu’ils sont intégrés aux effectifs, les informations du portail salarié peuvent être automatiquement intégrées dans le logiciel de paie, sans avoir besoin de ressaisir les données. Cela peut faire gagner un temps précieux au service RH et réduire les risques d’erreurs. En connectant le portail salarié au logiciel de paie, vous pouvez faciliter le processus d’embauche et offrir une expérience plus agréable aux candidats.
Au moment de l’embauche
Au moment de l’embauche, la connexion entre le logiciel de paie et le portail salarié offre de nombreux avantages aussi bien à l’employeur qu’aux employés. Elle permet aux responsables RH d’optimiser la gestion des ressources humaines (GRH), en particulier les absences. Ce qui lui fait gagner en productivité. De même, cette connexion facilite la création de contrat de travail dématérialisé. Grâce à cette connexion, les nouveaux employés, quant à eux, peuvent avoir accès à tous les documents internes de l’entreprise, tels que les politiques internes, les manuels de formation et les directives de sécurité. Cela leur permet de prendre connaissance des informations importantes dès leur arrivée, ce qui facilite leur intégration et leur compréhension de l’entreprise. De plus, les informations sur l’organisation du temps de travail, l’affectation GTA, le site et le taux horaire peuvent également être automatiquement intégrées. Cela permet une gestion plus rapide et plus efficace de l’embauche des nouveaux salariés notamment pour les missions courtes et les CDD qui entrent et sortent souvent des effectifs.
Pendant la mission
Pendant la mission, la gestion des ressources humaines est optimisée par la connexion entre le logiciel de paie et le portail salarié. Les salariés bénéficient d’un un accès rapide et facile aux documents importants. En plus des bulletins de salaire, le portail salarié peut mettre à disposition automatiquement d’autres documents tels que les attestations scolaires ou les attestations d’employeur. Ces documents peuvent être facilement consultés et téléchargés par les salariés, ce qui facilite la gestion de leur carrière et de leur statut professionnel. Les connexions et l’archivage sont également sécurisés pour garantir la confidentialité des informations. De plus, si des modifications doivent être apportées aux informations du salarié, telles que des changements d’adresse ou de situation familiale, celles-ci seront automatiquement mises à jour dans le logiciel de paie grâce à la connexion entre le portail salarié et le logiciel de paie.
Fin de contrat
À la fin de la mission, les informations pour le solde de tout compte (certificat de travail, reçu pour le solde de tout compte, attestation Pôle emploi…) peuvent être mises à disposition sur le portail salarié, en même temps que l’attestation Pôle Emploi. Connecter un logiciel au portail salarié est donc particulièrement pertinent pour les agences d’intérim. En effet, ces dernières doivent optimiser les performances de leur gestion des ressources humaines et produire rapidement les documents nécessaires. Si celles-ci disposent d’un logiciel de gestion intérim, cette intégration apporte un plus indéniable en termes d’efficacité, de productivité, de transparence et de satisfaction des intérimaires. L’équipe RH bénéficie ainsi d’un écosystème numérique complet.
Les avantages d’interfacer les outils de l’entreprise
Dans un monde où la digitalisation des ressources humaines prend de plus en plus d’ampleur, convaincre les employés d’adopter un portail RH est un enjeu majeur pour l’employeur. Il s’agit notamment de répondre aux défis de la productivité, de la gestion de temps, de l’expérience collaborateur et de la sécurité des données RH. Avec un portail RH, il est aussi possible de prendre en charge la gestion prévisionnelles des emploies et des compétences en centralisant les données des collaborateurs et en analysant leurs profils. Cela permet d’anticiper les besoins en compétences et d’adapter les effectifs aux évolutions de l’activité. Une fois cette étape franchie, il est primordial pour les entreprises d’interfacer leurs différents outils et logiciels (paie, SIRH, portail salarié.
Cela présente de nombreux avantages, notamment la fiabilité et la rapidité de la transmission des données entre les différents outils, ce qui évite les doubles saisies et permet de gagner en efficacité. De plus, l’expérience utilisateur est optimisée avec une information en temps réel, ce qui favorise la notion de self-service et l’autonomie de l’utilisateur. Ce dernier point est un vrai plus surtout lorsque les personnes utilisent des systèmes différents mais ont besoin d’informations communes.
L’interfaçage des outils permet également un accès multicanal et garantit le contrôle des données transférées. Pour ce faire, il est nécessaire d’utiliser des connexions et des modes d’interface adaptés aux contraintes organisationnelles de l’entreprise. La collaboration de toutes les parties prenantes est également importante, notamment entre les DRH, les DSI et les intégrateurs.
L’interfaçage des outils peut être réalisé à l’aide de différents moyens tels que les connecteurs, les API ou encore JMS. Pour cela, il est important de cartographier les différents processus gérés dans les outils de l’entreprise et de voir les multiples intégrations avec les autres outils RH. En étudiant leur faisabilité et les modes de transfert de données, il est possible de déterminer l’intégration la plus pertinente en fonction du volume de données ou de la récurrence des tâches. En somme, interfacer les outils de l’entreprise permet d’optimiser la productivité et de gagner en temps et en efficacité.
Grâce à la connexion de votre logiciel de paie à votre portail salarié, vous pouvez bénéficier d’un outil efficace pour la gestion des ressources humaines dans votre entreprise. En centralisant les données des salariés, vous pourrez les rendre facilement accessibles à tous les acteurs concernés, qu’il s’agisse des RH ou des managers. L’interfaçage des outils leur libère du temps pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée comme le développement des relations sociales au sein des équipes.
L’optimisation des tâches permettra également de fluidifier le processus de paie et de réduire les risques d’erreurs. Il est important de noter que le type d’intégration utilisé est l’API (anciennement XML, CSV). En somme, en utilisant un portail salarié, vous pouvez améliorer considérablement la gestion administrative des ressources humaines et l’expérience salarié. De même, vous aurez une meilleure visibilité sur les effectifs et les compétences. Cette visibilité facilitera la gestion prévisionnelle des ressources humaines et la prise de décisions stratégiques.
L’œil de PIXID
Chez PIXID, nous savons que la centralisation et la dématérialisation des données sont des processus clés pour les services de Ressources Humaines et les gestionnaires de paie. En interconnectant tout votre écosystème RH, vous pourrez répondre aux nombreux challenges de votre entreprise, tels que l’amélioration de votre marque employeur.