Tout savoir sur l’archivage des documents RH

En effet, le recours au télétravail pendant les périodes de confinement a nécessité de renforcer les dispositifs de dématérialisation des documents (bulletins de paie, documents administratifs, contrats de travail, etc.). Dans le même temps, la rationalisation des coûts va prendre une importance particulièrement stratégique au sein des entreprises. Or, en matière d’archivage, le numérique représente un changement de paradigme. La conformité aux exigences légales et la traçabilité des documents sont cruciales dans ce contexte. Raison de plus pour s’y intéresser de très près.

Archivage : la réglementation en vigueur

L’archivage a pour but de garantir l’accessibilité d’informations, de données et de documents sur le long terme, que ce soit pour des raisons juridiques, historiques ou culturelles. Au sein des entreprises, les documents RH , qu’ils soient physiques ou numériques, doivent être soigneusement conservés et archivés. En effet, ils doivent pouvoir servir de preuve en cas de conflit avec un employé, ou en cas de contrôle par l’URSSAF ou l’inspection du travail. Il faut savoir que l’absence d’un système d’archivage efficace peut nuire au succès d’une entreprise. Et les règles sont claires en matière du temps de conservation :

• 5 ans minimum : les bulletins de paie, le registre unique du personnel, les contrats de travail et avenants, les observations, mise en demeure de l’inspection du travail et contrôle du CHSCT, les déclarations d’accident du travail et tous les documents relatifs au contrôle par la sécurité sociale et régimes de retraite.
• 3 ans minimum : les documents relatifs aux charges sociales et taxes sur les salaires, le suivi des jours de travail pour les salariés sous forfait.
• 1 an minimum : la comptabilisation des heures de travail, astreintes et compensations de chaque salarié.

L’archivage peut alors être réalisé de manière physique ou virtuelle. Physique, cela signifie avoir la capacité de conserver tous les documents en papier dans un lieu avec les meilleures conditions de conservation. Virtuel, cela signifie dématérialiser vos documents pour les stocker en ligne, dans le cloud ou un serveur interne, afin d’y accéder facilement, avec certaines règles :

• Une reproduction à l’identique : la copie doit être conforme à l’original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d’information.
• Un format unique : tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
• Un système de sécurité, de conformité ou d’horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.

Respecter ces règles permet d’établir une numérisation à valeur probante. Cela signifie que le contenu du fichier informatique est strictement identique au document papier, avec la même valeur aux yeux de la loi. Résultat : vous n’avez plus besoin d’avoir un lieu physique qui vous prend de la place et qui vous coûte de l’argent pour gérer l’archivage de vos documents RH.

En effet, le recours au télétravail pendant les périodes de confinement a nécessité de renforcer les dispositifs de dématérialisation des documents (bulletins de paie, documents administratifs, contrats de travail, etc.). Dans le même temps, la rationalisation des coûts va prendre une importance particulièrement stratégique au sein des entreprises. Or, en matière d’archivage, le numérique représente un changement de paradigme. La conformité aux exigences légales et la traçabilité des documents sont cruciales dans ce contexte. Raison de plus pour s’y intéresser de très près.

Archivage : la réglementation en vigueur

L’archivage a pour but de garantir l’accessibilité d’informations, de données et de documents sur le long terme, que ce soit pour des raisons juridiques, historiques ou culturelles. Au sein des entreprises, les documents RH , qu’ils soient physiques ou numériques, doivent être soigneusement conservés et archivés. En effet, ils doivent pouvoir servir de preuve en cas de conflit avec un employé, ou en cas de contrôle par l’URSSAF ou l’inspection du travail. Il faut savoir que l’absence d’un système d’archivage efficace peut nuire au succès d’une entreprise. Et les règles sont claires en matière du temps de conservation :

• 5 ans minimum : les bulletins de paie, le registre unique du personnel, les contrats de travail et avenants, les observations, mise en demeure de l’inspection du travail et contrôle du CHSCT, les déclarations d’accident du travail et tous les documents relatifs au contrôle par la sécurité sociale et régimes de retraite.
• 3 ans minimum : les documents relatifs aux charges sociales et taxes sur les salaires, le suivi des jours de travail pour les salariés sous forfait.
• 1 an minimum : la comptabilisation des heures de travail, astreintes et compensations de chaque salarié.

L’archivage peut alors être réalisé de manière physique ou virtuelle. Physique, cela signifie avoir la capacité de conserver tous les documents en papier dans un lieu avec les meilleures conditions de conservation. Virtuel, cela signifie dématérialiser vos documents pour les stocker en ligne, dans le cloud ou un serveur interne, afin d’y accéder facilement, avec certaines règles :

• Une reproduction à l’identique : la copie doit être conforme à l’original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d’information.
• Un format unique : tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
• Un système de sécurité, de conformité ou d’horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.

Respecter ces règles permet d’établir une numérisation à valeur probante. Cela signifie que le contenu du fichier informatique est strictement identique au document papier, avec la même valeur aux yeux de la loi. Résultat : vous n’avez plus besoin d’avoir un lieu physique qui vous prend de la place et qui vous coûte de l’argent pour gérer l’archivage de vos documents RH.

Les solutions d’archivage numérique de vos documents RH

La digitalisation et le stockage de vos documents dans le cloud pour votre travail au quotidien sont une chose, mais les archiver est une autre démarche avec des contraintes particulières. Illustration avec trois exemples.

Le coffre-fort numérique

C’est un outil au service de la dématérialisation des processus de gestion des ressources humaines. Il centralise l’ensemble des documents du collaborateur tels que les contrats de travail dématérialisés en un seul et même endroit, assurant ainsi leur traçabilité. Cet espace électronique est personnel, sécurisé et accessible en permanence, même en dehors des locaux de l’entreprise. Il est conçu dans un souci de sécurisation des données et respecte des normes réglementaires très strictes.

La gestion électronique de documents (GED)

C’est un outil consacré à la gestion des flux documentaires permettant de décrire et classer des documents. La GED simplifie le partage de l’information pour la gestion quotidienne des documents, notamment grâce à des portails dédiés aux responsables et employés. Convaincre ses salariés d’adopter un portail RH peut ainsi faciliter l’accès aux documents de ressources humaines aux parties prenantes. Pour qu’un outil de GED puisse être considéré comme un outil d’archivage, il doit faire partie d’une solution intégrée avec un système d’archivage électronique (SAE).

Il est possible d’intégrer la GED à divers logiciels de ressources humaines. Elle peut par exemple être intégrée à un logiciel de gestion d’intérim. Les entreprises utilisatrices d’intérim pourront ainsi centraliser l’ensemble des informations liées aux missions temporaires et aux ressources nécessaires pour leur gestion. Il en est de même avec un logiciel de paie. Cela offre divers avantages en simplifiant et en automatisant les processus liés à la gestion de la paie et des documents associés. D’ailleurs, pour une meilleure gestion des ressources humaines d’une entreprise, la connexion du logiciel de paie au portail salarié est recommandée. L’intégration de la signature électronique du contrat de travail dans ce processus assure également une validation rapide et sécurisée des documents par les responsables.

Le système d’archivage électronique (SAE)

Il s’agit d’un outil de conservation de l’information permettant de garantir la disponibilité, la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des documents. Les documents sont uniques, non modifiables, non destructibles, horodatés et servent de preuve en cas de litige. L’utilisation de ces systèmes peut grandement améliorer la productivité en simplifiant et en sécurisant l’accès aux documents archivés.