Gérer les temps est un sujet critique en matière de ressources humaines. Il faut savoir qui travaille quand, qui est en retard, qui est absent – que l’absence soit justifiée et anticipée ou non, qui réalise des heures supplémentaires, etc. Calculer les temps est indispensable en matière d’organisation opérationnelle pour les managers qui doivent construire leurs plannings, mais aussi pour les RH qui doivent ajuster la rémunération selon les contrats et statuts des équipes. C’est justement là où l’interconnexion entre un logiciel de recrutement et une solution de gestion de temps peut tout changer pour gagner en efficacité au quotidien.
Une plus grande efficacité opérationnelle
L’harmonisation entre les systèmes de recrutement et de gestion des temps engendre une gestion plus fluide et intégrée des processus RH. Cette synergie permet d’éliminer les tâches répétitives et de réduire les délais d’exécution, depuis l’acquisition de talents jusqu’à la planification des horaires de travail. L’outil peut ainsi identifier des trous dans les plannings et automatiquement formuler une demande auprès des agences pour anticiper les besoins. Prenons l’exemple d’une entreprise de logistique qui doit gérer des pics d’activité saisonniers. Grâce à cette intégration, le système peut anticiper les besoins en personnel en analysant les tendances historiques et les données en temps réel, puis alerter les recruteurs de la nécessité d’engager temporairement des intérimaires. Cela évite les interruptions dans le flux de travail et assure que les opérations continuent de manière fluide. C’est la même en cas d’absences prévues ou non. S’il manque un manutentionnaire dans un entrepôt, son absence peut être rapidement comblée.
Une gestion centralisée des données
L’intégration des deux systèmes permet de centraliser les informations relatives aux employés, évitant ainsi la redondance et les incohérences. Cette centralisation garantit une source unique de vérité, améliorant la fiabilité des données salariés et simplifiant les processus de vérification et de mise à jour. Cela permet également de gagner un temps précieux en évitant la saisie manuelle des informations dans différents systèmes.
Une automatisation des processus
L’intégration des logiciels de recrutement et de gestion des temps contribue de manière significative à l’automatisation de nombreuses tâches administratives. Par exemple, la gestion des absences, des congés et des affectations de projets peut être largement automatisée, réduisant ainsi la charge de travail administrative et minimisant les erreurs humaines. L’outil libère les équipes RH pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que le développement des talents et l’amélioration de la culture d’entreprise.
Lorsqu’un employé soumet une demande de congé, le système intégré peut automatiquement vérifier la disponibilité et la charge de travail de l’équipe avant d’approuver ou de refuser la demande. Cela élimine la nécessité pour les managers de passer du temps à examiner manuellement chaque demande et à vérifier les plannings, ce qui peut être particulièrement chronophage dans les grandes organisations. De plus, cette automatisation permet de maintenir une transparence et une équité dans l’approbation des congés, en appliquant les mêmes critères de manière systématique.
L’affectation des projets et des tâches peut également bénéficier de l’automatisation. Les systèmes intégrés peuvent analyser les compétences des employés et leur charge de travail actuelle pour attribuer les projets de manière optimale. Par exemple, si une nouvelle mission exige des compétences spécifiques pour conduire un chariot élévateur ou manipuler des produits dangereux, le système peut identifier rapidement les personnes disponibles avec les qualifications requises et les affecter à la mission. De quoi assurer une utilisation efficace des ressources pour garantir que les projets sont menés par les personnes les plus qualifiées.
Une conformité assurée et une précision accrue
En synchronisant les données de recrutement et de gestion des temps, les entreprises peuvent mieux respecter les réglementations locales et internationales en matière de travail. Cette intégration assure une documentation précise et à jour des heures de travail, des pauses et des absences, essentielle pour le respect des normes légales et la prévention des litiges.
Un reporting amélioré
La consolidation des données de recrutement et de gestion des temps facilite la création de rapports détaillés et personnalisés, offrant une base solide pour l’analyse et la stratégie RH. Les responsables peuvent ainsi mieux comprendre les tendances, identifier les défis et prendre des décisions éclairées en matière de gestion des talents et d’allocation des ressources.
Une meilleure expérience employé
Une intégration fluide entre les systèmes de recrutement et de gestion des temps contribue à une expérience employé positive, dès les premiers contacts. Elle permet une transition en douceur de la phase de recrutement à celle de l’emploi actif, avec une gestion simplifiée des horaires, des congés et des tâches, renforçant ainsi l’engagement et la satisfaction des employés.
L’œil de PIXID
Pour une connexion efficace, il est important d’être attentif à la fois au protocole technique (API, transcodification , fichier plat…), mais aussi au mapping des données entre les systèmes. Pour une connexion réussie, assurez-vous d’être accompagné par des experts internes, chez les éditeurs voire par un cabinet de conseil selon la complexité de votre organisation.