En 2017, le bulletin de salaire électronique devient la norme

Mise en application de la « Loi Travail »

Cette mesure fait suite à la loi de simplification du droit de mai 2009 qui donne la possibilité aux entreprises d’adopter le bulletin de salaire dématérialisé pour leurs salariés sous condition de leur accord préalable et d’une garantie de l’intégrité des données.

L’article 54 de la « Loi Travail » (loi relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels), précise désormais que : « Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité ».

En plus de la réduction des impressions papier, il est rappelé que la numérisation des bulletins de salaire permet « l’accélération des flux, la diminution des coûts de traitement, la diminution des frais d’envoi et la suppression d’une partie des surfaces de stockage« . Cette démarche s’inscrit dans une tendance plus large de digitalisation des processus RH, visant à améliorer l’efficacité des entreprises et à optimiser la gestion des RH. 

Dorénavant, des logiciels et des plateformes permettent l’automatisation de certaines tâches de l’équipe des ressources humaines telles que le traitement de la paie. Ce qui permet à l’entreprise de gagner en efficacité et en productivité.

De plus, l’adoption de la signature électronique du contrat de travail s’inscrit dans cette même dynamique. En effet, la signature électronique permet aux employeurs de gérer les contrats de manière plus rapide et sécurisée. Ce processus de dématérialisation facilite le traitement administratif et assure la conformité légale des documents signés. Cela est particulièrement bénéfique pour une entreprise utilisatrice d’intérim ou une agence d’emploi pour éviter les déplacements ou les frais postaux.

Une meilleure conservation et un meilleur archivage des documents RH sont d’autres avantages de la digitalisation du service RH. Chaque document électronique des salariés sera stocké de manière sécurisée dans un serveur ou un cloud. Ainsi, les entreprises bénéficient d’un gain de place considérable et d’une recherche de documents facilitée.

« Le taux de dématérialisation atteint en France 15 % contre 95 % en Allemagne, 73% en Grande-Bretagne, 57% en Italie et 54 % en Belgique »*

*Rapport public « Pour une clarification du bulletin de paie » remis par Jean-Christophe Sciberras le 27 juillet 2015, d’après une étude Solvay et de l’Association nationale des DRH (ANDRH) sur les facteurs de réussite et de freins de la dématérialisation.

Le Bulletin de Salaire Electronique (BSE) disponible depuis fin 2015 sur PIXID

Cette décision est une nouvelle étape franchie et vient renforcer certains acteurs du marché tels que PIXID. Référent sur le secteur de la digitalisation RH, PIXID propose conversion électronique des bulletins de paie depuis fin 2015 et l’inscrit dans un processus global de pilotage des ressources flexibles de l’entreprise (intérim et CDD). 

Une fois délivré, le BSE est accessible en ligne par les salariés ainsi que par les salariés intérimaires, dans un espace dédié et sécurisé (archivage à valeur légale). Ils pourront également consulter leur bulletin de salaire électronique sur une plateforme personnelle et dédiée à leur parcours. Le bulletin de paie électronique doit contenir toutes les informations nécessaires aux salariés telles que la rémunération totale du mois, la convention collective applicable, les cotisations sociales (les cotisations salariales et cotisations patronales comme celles relatives à l’assurance chômage. Les avantages en nature doivent également y figurer. Si le versement d’un acompte a été effectué, le montant de celui-ci sera obligatoirement mentionné dans la fiche de paie digitale de l’employé. Pour les personnes en CDD et dont le contrat ne se poursuit pas en CDI, ce sera la prime de précarité qui sera inscrite dans son BSE.

Pour les intérimaires, il est essentiel que le bulletin inclut l’information relative à l’IFM (indemnité de fin de mission). À titre d’information, ce sera l’entreprise de travail temporaire qui remettra son bulletin à l’intérimaire et non l’entreprise utilisatrice. L’ETT, en tant qu’entreprise prestataire de service, facturera ensuite cette dernière. La facturation d’une agence d’intérim est basée sur le salaire de l’intérimaire, qui ne peut être inférieur au SMIC, auquel l’agence applique le coefficient d’intérim. Ce dernier est un élément clé dans le calcul des coûts de l’intérim. Il peut varier d’une agence à l’autre et sera déterminé en fonction de la qualification de l’intérimaire, de la durée de la mission, de la rareté du profil… Il servira à couvrir différents frais ainsi que les charges patronales, l’indemnité de congés payés (ICP) ou l’indemnité compensatrice de congés payés (ICCP).

Au-delà d’une économie de ressources et d’une optimisation de traitement, le choix de la digitalisation permet d’assurer une conformité légale, un respect des règles internes et un meilleur pilotage des ressources.