Comment choisir un coffre-fort numérique pour votre entreprise ?
La sécurité des données est une préoccupation majeure pour les grandes entreprises et les PME, surtout à l’ère numérique où les menaces sont omniprésentes. Le choix d’un coffre-fort numérique devient alors une décision stratégique pour protéger les informations sensibles de l’entreprise. Le choix d’un coffre-fort numérique pour l’entreprise dépend de plusieurs facteurs, notamment des besoins spécifiques en matière de sécurité, la taille de l’entreprise, les réglementations et les budgets dédiés.
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Pourquoi choisir un coffre-fort numérique d’entreprise ?
Du recrutement à la fin du contrat, un grand nombre de documents sont échangés entre les salariés et l’employeur. La dématérialisation a révolutionné le processus de recrutement en simplifiant considérablement les opérations. Elle a également optimisé la gestion des ressources humaines. Le contrat de travail dématérialisé et sa signature électronique en sont de parfaits exemples. En adoptant des outils numériques comme les ATS, les entreprises peuvent gagner en productivité, réduire les risques d’erreurs, mais également les coûts. Un autre avantage de la digitalisation est une meilleure conservation et sécurisation des documents des salariés, grâce aux coffres forts numériques.
Un coffre-fort numérique d’entreprise est la solution émergente pour la gestion documentaire. Conformément à l’article L.103 du code des postes et des communications électroniques, il incarne un espace de stockage dématérialisé hautement sécurisé, essentiel pour la conservation, la sécurité et l’intégrité des documents électroniques.
Dans la pratique, le coffre-fort numérique propose un environnement centralisé où les collaborateurs peuvent accéder à leurs données sensibles, telles que les bulletins de salaire ou les contrats, à tout moment et depuis n’importe quel appareil : ordinateur, tablette ou smartphone. Cette accessibilité favorise la productivité et la mobilité au sein de l’entreprise.
En garantissant la confidentialité des informations et la sécurité des échanges, le coffre-fort numérique simplifie les processus, élimine les tâches fastidieuses et permet la communication efficace entre les membres de l’équipe. Il offre la possibilité de créer des espaces dédiés, assure un accès sécurisé via des identifiants uniques, et permet une gestion fluide des documents RH partagés entre les différents interlocuteurs.
Notre solution Portail Salariés :
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Nos conseils pour bien choisir un coffre-fort numérique pour votre entreprise
Évaluation des besoins de sécurité et de stockage
Pour choisir le bon coffre-fort numérique pour votre entreprise, il est crucial de comprendre vos besoins spécifiques en matière de sécurité et de stockage.
Commencez par évaluer minutieusement vos besoins de stockage. Déterminez la quantité de données que vous souhaitez sécuriser, en tenant compte du volume actuel de documents ainsi que de leur croissance potentielle à l’avenir.
La plupart des coffres-forts électroniques sont désormais disponibles dans le cloud. Lors de votre choix, veillez à opter pour une solution dont les données sont hautement protégées. La sécurité et l’authenticité de vos données doivent être une priorité absolue.
En parallèle, la sécurité des données ne doit pas être négligée. Assurez-vous que le coffre-fort numérique propose des fonctionnalités de sécurité robustes, telles que le chiffrement fort, la gestion des accès avec des autorisations spécifiques et la traçabilité des actions effectuées.
Conformité et coût du coffre-fort numérique
Il est ensuite essentiel de prendre en compte la conformité aux normes légales et les frais associés. Ces deux aspects sont étroitement liés et jouent un rôle déterminant dans la sélection de la solution adéquate.
Votre entreprise peut être soumise à des normes spécifiques telles que le RGPD en Europe ou le HIPAA aux États-Unis. Assurez-vous que le coffre-fort numérique respecte ces réglementations. En France, par exemple, le coffre-fort numérique doit être conforme à la norme AFNOR NF Z 42-020, qui définit les spécifications fonctionnelles d’un tel système. De plus, des obligations comme le chiffrement des données, la réversibilité des informations et la sécurité des systèmes d’information doivent être suivies.
En ce qui concerne l’aspect financier , il est important de comprendre la structure tarifaire des différentes solutions disponibles sur le marché afin de pouvoir prendre en compte les frais initiaux et récurrents. Après avoir évalué vos besoins en matière de sécurité et de stockage, comparez les fonctionnalités proposées par les solutions et assurez-vous d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Le mieux est de se tourner vers des fournisseurs agréés tels que PIXID ou encore Digiposte.
À noter : Le passage d’un système papier à un coffre-fort numérique peut permettre de faire des économies de ressources significatives en termes d’organisation, d’espace physique et de matériaux consommables.
Adaptation aux besoins de l’entreprise
Afin de s’assurer de la pertinence du choix du coffre-fort pour votre entreprise, il est nécessaire de vérifier s’il répond aux exigences spécifiques de l’entreprise. Pour cela, trois points clés méritent une attention particulière.
Tout d’abord, la facilité d’utilisation doit être un critère essentiel. Optez pour un coffre-fort numérique convivial qui s’intègre aisément à votre environnement de travail, simplifiant ainsi son adoption par vos collaborateurs.
Ensuite, les options de partage revêtent une importance cruciale. Si vous avez besoin de partager des documents de manière sécurisée avec d’autres parties prenantes, vérifiez que le coffre-fort numérique propose des fonctionnalités adaptées, avec des contrôles d’accès précis pour garantir la confidentialité des données.
Enfin, la sauvegarde et la récupération des données sont des aspects à ne pas négliger. Il est impératif de vérifier les mécanismes de sauvegarde et de récupération intégrés au coffre-fort numérique pour éviter toute perte de données et assurer la continuité des opérations de votre entreprise.
Intégration et assistance client
Pour finaliser le choix d’un coffre-fort numérique, il est nécessaire de s’assurer de son intégration avec les outils logiciels ou les services cloud déjà utilisés au sein de votre entreprise. La réputation du fournisseur et la qualité du support client sont aussi des critères à prendre en compte.
Par ailleurs, vérifiez que le fournisseur propose un support client réactif et fiable. En cas de problème ou de question, il est essentiel de pouvoir compter sur une assistance rapide et efficace pour garantir la continuité de vos activités.
Renseignez-vous également sur la réputation du fournisseur du coffre-fort numérique. Consultez les avis d’autres entreprises utilisant la solution pour évaluer la satisfaction client et la qualité du service fourni.
L’œil de PIXID
Pour garantir une intégration fluide et efficace de votre coffre-fort numérique, PIXID vous conseille de vérifier attentivement sa compatibilité avec vos autres outils, tels que votre ATS ou votre outil de paie pour tirer pleinement parti de ses fonctionnalités et optimiser la gestion de vos documents sensibles en toute sécurité.
