Comment choisir un ATS en fonction de ses besoins ?
Près d’une entreprise sur deux, toute taille confondue (grandes entreprises, PME, ETI…), utilise un Applicant Tracking System (ATS) selon une enquête Regionsjob de 2019. Vous devez donc connaître ce logiciel de gestion de candidatures. PIXID accompagne depuis 15 ans les acteurs du recrutement et de l’emploi. Notre expertise vous guide pour identifier vos besoins et répondre à vos enjeux afin de sélectionner la meilleure solution digitale.
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Les 4 critères pour choisir le bon ATS
Si vous ne savez pas précisément ce qu’est un applicant tracking system, on vous explique toute la diversité de cet outils de recrutement dans notre article. Une fois convaincu de son utilité, comment en choisir un parmi les centaines présents sur le marché français ?
Pour sélectionner le bon outil, la première question à se poser concerne les besoins actuels de l’entreprise mais aussi ses besoins à moyen terme. Nous évoquons les besoins stratégiques tout autant que ses besoins opérationnels. En matière de recrutement, ils sont diversifiés : capacité à s’adapter à l’organisation de chaque structure, automatisation et optimisation des processus de recrutement, couverture de fonctionnalités des ressources humaines plus larges, excellence de l’expérience candidat.
S’adapter à l’organisation
Vous pensez d’abord à la taille de l’entreprise ? Attention, qui dit grand groupe n’impose pas nécessairement une solution complexe. En effet, des spécialistes, les “best of breed”, offrent des fonctionnalités clés spécifiques, indispensables à certaines entreprises. L’envergure de la société doit être corrélée aux particularités de ses recrutements.
Les besoins s’évaluent aussi en fonction du dynamisme de ces derniers : à tailles égales de sociétés, certaines ont peu de turnover ou de créations de poste quand d’autres recrutent chaque jour ou presque. Les raisons sont diverses : saisonnalité, forte variation d’activité, pénibilité, etc. La typologie des profils recrutés impacte également vos process : col bleu ou col blanc, profils en tension, voire en pénurie, etc.
Bien identifier vos volumes, vos spécificités et vos profils de recrutement constitue ainsi le premier critère pour choisir le bon ATS.
Automatiser et optimiser les recrutements
Le logiciel ATS est un outil de recrutement qui compte parmi les indispensables à mettre à disposition de vos équipes RH. Il aide en premier lieu à améliorer vos recrutements. Toutes les solutions vous proposent au minimum la création d’annonces, la diffusion sur plusieurs sites d’emploi ou jobboards (multiposting), la réception centralisée des CV, la création d’un vivier de talents et des outils de tri des candidatures.
La création de workflows précis et l’automatisation de messages à chaque étape permettent de gagner un temps précieux. Tous les candidats reçoivent une réponse positive ou négative dans un délai acceptable. Ainsi, c’est l’image de votre entreprise qui s’enrichit grâce à cet outil.
Les fonctions de gestion des rôles et de reporting intéressent particulièrement les grandes organisations pour faciliter la multiplication des intervenants sans alourdir les process de recrutement.
Couvrir des fonctionnalités ressources humaines plus larges
Au niveau de la recherche, certains couvrent des besoins assez larges en proposant parsing, scoring et matching. Les profils sont ainsi automatiquement sélectionnés selon des critères prédéfinis pour chaque poste.
Au-delà de la recherche, quelques-uns proposent de générer le contrat de travail, de collecter les documents nécessaires, de préparer l’onboarding du nouveau collaborateur. Ils peuvent également être exploités pour favoriser la mobilité interne dans l’entreprise. Sont-ils encore vraiment des ATS ou deviennent-ils des SIRH ? Parfois, l’extension des fonctionnalités va très loin jusqu’à la gestion des notes de frais.
D’autres intègrent un VMSDM (vendor managing system) permettant de couvrir tous les besoins et d’offrir la flexibilité nécessaire au niveau des choix de contrats : CDD, intérim, alternance, etc. Bien évidemment, le choix d’un ATS se fait également en fonction de l’existant et de l’interopérabilité du logiciel avec les autres systèmes présents. Pour les agences d’intérim il est par exemple intéressant de pouvoir le combiner avec un CRM (Customer Relationship Management). Celui-ci est un outil de gestion des relations avec les clients. Cette combinaison permet aux entreprises de renforcer leur attractivité, d’optimiser leurs processus et de prendre des décisions plus stratégiques en matière de recrutement.
Offrir une bonne expérience aux candidats
L’expérience devient centrale dans les processus de recrutement. La marge de progression est encore importante quand 60 % des candidats déclarent avoir eu une mauvaise expérience (source : lasuperagence.com). Les solutions digitales participent pourtant à une nette amélioration à chaque étape mais doivent préserver la sécurité des données personnelles des candidats.
Dans la guerre de talents que se livrent certains secteurs, elle devient un vrai levier. Un logiciel de recrutement peut participer à cette bataille en incluant un portail candidats ou un site carrière. S’il est doté de fonctionnalités poussées, il assure une homogénéité des canaux de recrutement. Ainsi, l’entreprise propose une image unifiée qui renforce sa réputation.
En complément, est-il nécessaire de préciser qu’un système de suivi des candidats doit impérativement aujourd’hui fonctionner sur mobile, tant sa place devient centrale pour les candidats ?
Notre solution recrutement :
Notre solution recrutement :
À chaque enjeu de recrutement son logiciel
Il existe autant de formes de recrutement que d’entreprises ou presque ! Les enjeux se dessinent en fonction de la spécificité d’un poste, du volume ou du secteur de chaque entreprise.
Recruter des profils spécifiques
La guerre des talents sévit dans certains postes. Près d’une entreprise sur 3 a des difficultés à recruter par manque de candidats possédant les compétences techniques ou les soft skills recherchées (source : Manpower 2018). Et cela peut toucher tout type de profils, allant de certains cols bleus très techniques au recrutement de cadre dirigeant. Les profils très convoités ou très spécifiques génèrent des difficultés supplémentaires, qu’une bonne image ou un réseau peuvent pallier, parfois avec l’assistance de cabinets extérieurs. Tous les acteurs du recrutement, des recruteurs aux managers, bénéficiant d’un accès spécifique sur un même logiciel gagnent en temps et en efficacité. Le recrutement est en général alors plus long et plus risqué tandis que les conséquences d’un recrutement raté se chiffrent en milliers d’euros.
Recruter des opérationnels rapidement
L’absence des salariés peut perturber toute une chaîne de production ou déséquilibrer des équipes et ainsi mettre en péril une partie de l’activité d’une entreprise. Dans certains secteurs, comme les services aux entreprises (ou facility management), le phénomène de no-show est parfois inévitable.
Dans un tel contexte, un sourcing sur plusieurs canaux se révèle indispensable, d’autant plus que le postulant à un poste en facility management n’est pas forcément un digital native. Pouvoir s’adapter à toutes les habitudes des candidats est une qualité attendue d’un bon logiciel. Ainsi, on préférera dans certains cas la communication par SMS plutôt que par notification push sur un smartphone.
Pour recruter rapidement, la gestion d’un vivier de candidats est un allié de poids. Ce vivier permet aux recruteurs de réduire considérablement le temps consacré au sourcing et à la gestion des candidatures. Il en est de même pour les entreprises qui ont souvent recours à l’intérim. Constituer un vivier d’intérimaires est conseillé. Et, cerise sur le gâteau, une fois le recrutement réalisé, le logiciel ATS peut permettre d’éditer, modifier et signer électroniquement le contrat de travail envoyé au candidat et à l’employeur, en toute légalité. Un gain de temps appréciable lorsque le process de recrutement s’effectue en urgence.
Gérer le recrutement dans un process global
Dans les grands groupes, plusieurs milliers d’embauches interviennent chaque année. Ces entreprises sont généralement bien équipées en solutions pour la gestion du personnel. Plus de 65 % des sociétés de plus de 1 000 salariés possèdent un logiciel de suivi (source : APEC 2017). Et on peut se demander comment font les 35 % qui n’en ont pas !
Plus la structure est importante, plus elle se dirige vers des solutions complètes de gestion de la vie du salarié, adaptées aux volumes et offrant des briques sur la mobilité interne, l’onboarding et l’offboarding, la gestion des congés et des bulletins de paie, etc. Les grandes entreprises développent souvent en interne des solutions maison et cela complique l’ajout de briques comportant de nouvelles fonctionnalités indispensables. Comment choisir un ATS dans ce cas ? En le testant avec sa propre solution pour vérifier sa comptabilité sans aucun point de friction.
Recruter des profils très différents
Le volume et la diversité des profils à recruter peuvent vite devenir un casse-tête pour les ressources humaines. Comment gérer le flux tout en s’adaptant à chaque poste et ainsi répondre au mieux aux besoins de l’entreprise ?
Pour sélectionner le bon logiciel ATS, il convient d’avoir au préalable une vision précise et globale de tous ses besoins en matière de recrutement. Par exemple, dans le secteur industriel, les ressources humaines recrutent des profils très diversifiés, du cadre à l’ouvrier, tout en peinant à attirer les jeunes générations. Les processus pour recruter sont alors plus ou moins longs sur des profils plus ou moins pénuriques. Il faut alors pouvoir modéliser plusieurs parcours candidats : avec des tests de dextérité ou d’aptitude sur certains postes, des tests d’anglais ou des cas pratiques sur d’autres. Le logiciel idéal permet de gérer tout cela simplement, y compris les différentes étapes de validation avec une gestion adéquate des droits d’accès et des partages des profils de candidats.
Un logiciel dédié au recrutement obéit aux bonnes pratiques indispensables avant tout achat d’une nouvelle solution technologique dans l’entreprise :
- la sécurité, y compris la sécurité des données hébergées et la gestion des données personnelles conforme.
- la facturation : les solutions SaaS (Software as a service ou ATS on demand) ont pris le dessus sur l’achat d’une licence de logiciel installé sur un nombre de postes (ATS on premise). Adaptées au travail nomade, ces solutions Saas nécessitent seulement une connexion internet. Les tarifs varient ensuite en fonction des fonctionnalités offertes, des volumes de recrutement, etc. Le budget annuel d’un logiciel est à comparer avec les gains obtenus en termes de rapidité et d’efficacité.
Choisir un logiciel de gestion des candidatures n’est pas simple mais devient indispensable pour les entreprises, comme on le découvre sur l’infographie ci-dessous. Pour obtenir plus de détails sur les critères de sélection d’un logiciel de recrutement mais aussi sur les fonctionnalités les plus utiles, téléchargez notre benchmark.
