Comment recruter rapidement de futurs candidats compétents dans un environnement économique incertain ? Répondre à cette question nécessite de s’appuyer sur un vivier de candidats. Il s’agit d’une base de données qui contient les profils qualifiés de candidats intéressés par un emploi que vous pourriez leur proposer. Mais le construire ne s’improvise pas.
Les avantages d’une réserve de candidats
Recruter est une démarche qui prend du temps et qui coûte cher. Il faut identifier les besoins, construire une offre d’emploi, la partager, sourcer les candidats potentiels, relancer, vérifier, compiler des données… Résultat : il peut s’écouler plusieurs semaines, voire plusieurs mois, avant de combler un poste vacant.
Accélérer ce processus constitue le principal avantage d’un pool de candidats préqualifiés à qui vous pouvez proposer une offre d’emploi. Ainsi, vous gagnez en réactivité et en agilité pour répondre à une demande urgente. Les qualités des profils et expériences des candidats étant déjà connues, votre service des ressources humaines peut agir plus rapidement pour des recrutements de meilleure qualité avec un coût significativement moins élevé.
Enfin, n’oubliez pas qu’il est également un bon moyen pour travailler votre marque employeur. En gardant le lien avec vos candidats via un portail ou un ATS (Applicant Tracking System), vous contribuez à créer une expérience sans friction pour le fortifier. De quoi inciter les candidats à se positionner plus rapidement.
Lors du choix de votre ATS, privilégiez les logiciels proposant des fonctionnalités dédiées à la gestion de votre vivier de candidatures. La segmentation, le suivi des interactions et la personnalisation des communications sont des éléments clés à prendre en compte. Bien que cela puisse avoir un impact sur le prix d’un ATS, investir dans un outil adapté peut s’avérer très rentable à long terme. En effet, un logiciel de recrutement ou ATS optimise votre processus de recrutement en faisant gagner du temps à vos recruteurs. Par conséquent, l’utilisation d’un ATS contribue à diminuer les coûts liés au recrutement. Cela améliore votre retour sur investissement.
Interne ou externe : un vivier de candidats, mais deux démarches différentes
Un vivier de talents peut se structurer de deux manières : en interne, au sein de votre entreprise, ou à l’externe, avec des candidats tiers. Si la finalité est la même, la gestion de ces viviers et leurs caractéristiques sont différentes.
Le vivier interne : un outil de fidélisation
Ce pool se compose des collaborateurs de votre entreprise, de vos filiales, et de vos différentes business-unit. Pour le construire, il est nécessaire de travailler sur la détection des candidats via les services, les managers, les directions métiers et le service RH. Le but est de capitaliser sur les futurs candidats de votre organisation et de favoriser la mobilité interne qui peut être plus économique pour l’entreprise.
Le seul point de vigilance concerne la gestion des rapports humains. En effet, pourquoi sélectionner une personne plutôt qu’une autre ? Comment bien communiquer au sein des services ? Il est nécessaire de faire preuve de beaucoup de transparence pour éviter de créer des tensions internes en cas de concurrence.
Le vivier externe : un apport de nouveaux candidats
Pour le construire, vous devez encourager les candidatures spontanées et favoriser la détection des candidats via les offres d’emploi et l’impact de votre image de marque (plateforme numérique, salons et forums de recrutement, lien avec les établissements d’enseignement supérieur, etc.). Il apporte de nouvelles idées, de nouveaux regards et de nouveaux candidats pour plus de diversité. Il n’est pas formaté et garantit la présence d’un expert sur des missions très techniques et/ou spécifiques pour lesquelles vous ne disposez pas des ressources en interne.
En revanche, il faut noter que la disponibilité pourra être très variable selon la situation personnelle des candidats, ce qui peut aller de quelques jours à plusieurs mois.
Le vivier externe peut également inclure un vivier d’intérimaires. Pour le créer, vous pouvez collaborer avec les agences d’intérim qui sont des spécialistes du sourcing et des recrutements. La majorité d’entre elles sont équipées des meilleurs outils de recrutement tels que l’ATS ou logiciel de gestion des candidatures pour trouver des candidats en intérim pour répondre aux besoins de leurs clients. Elles sont donc une source précieuse de profils qualifiés et disponibles à court terme correspondant à votre secteur d’activité. En développant une relation de confiance avec ces agences, vous pouvez accéder à un large pool de candidats qui est alimenté régulièrement. Cette collaboration accélère aussi le processus de recrutement temporaire.
Comment constituer votre vivier de talents
C’est une démarche qui repose principalement sur la confiance, la transparence et la communication. Bien structurer ses processus internes en utilisant les bons outils (ATS, réseaux sociaux, CRM…) permet de gagner du temps dans la collecte des données essentielles et la constitution de votre vivier de candidats. Exemples de bonnes pratiques :
- collecter les candidatures spontanées, prendre le temps d’y répondre et mettre de côté les profils les plus intéressants ;
- garder le contact avec les candidats sélectionnés, mais dont la candidature n’a pas été retenue pour un poste ;
- inciter vos équipes à coopter un candidat, avec un système de bonus par exemple ;
- développer votre marque employeur ;
- sonder l’intérêt de candidats pertinents auprès de la concurrence pour débaucher de futurs candidats ;
- garder le contact avec des collaborateurs qui ont quitté l’entreprise pour un effet de levier au niveau du réseau.
Comment faire vivre votre vivier
Une fois constitué, il est important de le faire vivre pour au moins deux raisons : garder le lien avec vos candidats et s’assurer de la pertinence des données personnelles (formation, expérience, disponibilité, etc.). Elles n’auront de la valeur que si elles sont récentes, uniques et utiles. Or, les données meurent rapidement : tous les ans, c’est en moyenne 22,5% d’entre-elles qui deviennent obsolètes.
Pour ce faire, vous pouvez créer une newsletter « candidat » afin de partager des informations sur les offres d’emploi, les valeurs de l’entreprise, son actualité, des portraits de salariés et des articles sur les métiers de l’entreprise, etc. Ne négligez pas non plus la communication via les réseaux sociaux grand public et professionnels pour faire parler de vous.
Enfin, l’utilisation d’un ATS pour suivre les candidatures est un outil indispensable pour collecter, gérer et faire vivre votre communauté de candidats. En effet, un ATS va bien au-delà de la simple collecte des candidatures. Il joue un rôle crucial dans la gestion et l’animation de votre réserve. Comme mentionné plus haut, grâce à un ATS, vous pouvez créer des newsletters personnalisées.
Dans un contexte professionnel de plus en plus digitalisé et très compétitif, l’adoption d’un ATS s’impose comme une évidence pour les entreprises. En effet, un ATS permet de gagner en efficacité en matière de recrutement. De plus, il renforce l’attractivité de l’entreprise auprès des candidats en renvoyant une image plus moderne. Aujourd’hui, les éditeurs d’ATS sont nombreux et redoublent d’efforts pour proposer les meilleures solutions. Les entreprises trouveront forcément sur le marché un logiciel adapté à leurs besoins spécifiques et à leur budget.
L’œil de PIXID
Suivre et mesurer la disponibilité sont les facteurs clés de succès dans la recherche de candidats. Avec un portail candidat efficace, ces derniers peuvent actualiser leur disponibilité, et mettre à jour leurs compétences et expériences afin de recevoir uniquement des offres d’emploi personnalisées en fonction de leurs critères.