Comment favoriser l’adhésion de vos salariés à la dématérialisation des bulletins de paie ?
C’est en 2009 que la dématérialisation des bulletins de paie débute en France. Une première étape où il était obligatoire d’avoir l’accord du salarié pour disposer d’un document électronique à la place du papier. Depuis le 1er janvier 2017, les choses ont évolué et l’accord n’est plus nécessaire puisque les employeurs peuvent dématérialiser les bulletins de paie sans avoir à recueillir le consentement de leurs salariés au préalable.
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En revanche, les salariés ont la possibilité de s’y opposer et de recevoir ainsi une fiche de paie en version papier. Pour éviter cette dualité complexe à gérer et accélérer la transformation de votre organisation, il est donc important de favoriser l’adhésion de vos salariés à la dématérialisation des bulletins de paie.
Étape nº1 : communiquez avec transparence
En matière de changement, la communication joue un rôle clé. Il est normal de ressentir une certaine crainte voire des doutes pour un salarié lorsqu’on change certaines habitudes de son quotidien. Il faut donc normaliser la situation (c’est une évolution positive, pas une transformation radicale), rassurer (c’est plus simple et plus facile) et souligner les avantages du bulletin de paie numérique :
- une démarche personnalisée et sécurisée avec un portail accessible uniquement par le salarié, même après son départ de l’entreprise ;
- une action en faveur du développement durable afin de réduire l’empreinte carbone de l’organisation ;
- une réduction des coûts internes (pas d’impression ni de distribution manuelle) ;
- la non-dégradation du document ;
- une accessibilité et une sécurité garantie puisque le bulletin de paie dématérialisé a une durée de conservation soit de 50 ans, soit jusqu’au 75ème anniversaire du salarié.
Étape nº2 : faites de la conduite du changement
Pour bien accompagner le changement, il faut accepter de prendre son temps, de faire preuve de pédagogie, et de traiter toutes les objections avec transparence et bienveillance. Le but est de rassurer et de convaincre. Vous devez donc présenter les outils, faire des démonstrations, et être très concret dans la communication avec des exemples de la vie réelle :
- envoyer par e-mail un bulletin de salaire à sa banque ou aux impôts est compliqué quand il n’existe qu’en version papier ;
- en cas de déménagement, de cambriolage, d’inondation ou d’incendie, on peut tout perdre ;
- si on n’est pas à l’aise avec l’informatique, il existe des formations pour apprendre très vite comment accéder à son bulletin de paie. Cela peut aussi donner envie d’aller plus loin pour développer de nouvelles compétences numériques ;
- partager la facilité d’utilisation : un simple smartphone est suffisant pour y accéder. Si quelqu’un sait aller sur Facebook, il sait accéder à son bulletin de paie en ligne.
Accélérer la conduite du changement passe également par un réseau d’ambassadeurs. C’est-à-dire des collaborateurs qui répondent aux questions et qui font le relais dans les services, car le discours descendant de la direction peut être mal interprété ou compris. Enfin, travailler en collaboration avec les instances représentatives du personnel est toujours utile (syndicats, représentants du personnel, comité d’entreprise, etc.) pour s’assurer d’être inclusif et transparent.
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Étape nº3 : recueillir le non-consentement
En dépit de vos efforts, un salarié peut très bien s’opposer au bulletin de paie dématérialisé. Dans ce cas, assurez-vous d’avoir un processus en place qui soit simple et facile, pour vous comme pour lui. D’un point de vue humain, ne jugez pas son choix et ne rendez pas les choses trop compliquées. Ça fait aussi partie de l’expérience collaborateur.
En revanche, et sans mettre de pression inutile, vous pouvez vérifier régulièrement le non-consentement afin de vous assurer que les personnes souhaitent toujours bien du papier. Si un salarié réfractaire voit que ses collègues sont satisfaits du système, il pourra alors changer d’avis. C’est un cercle vertueux à entretenir, car la communication doit se poursuivre une fois le changement mis en place.
Étape nº4 : créer l’événement autour de l’outil
Une fois que la plateforme est lancée, parlez-en dans vos outils de communication interne. Il s’agit d’un progrès, d’un gain de temps et d’efficience, et d’un pas de plus vers une entreprise plus moderne et plus agile. Faites des bilans et partagez-les. Que ce soit en termes de vitesse de transition, de pourcentage de salariés qui sont passés à la dématérialisation, du poids de papier économisé, du temps mieux optimisé ou de votre empreinte carbone.
Enfin, prenez le temps de recueillir le feedback de vos salariés. Le but est d’identifier des freins, blocages et problèmes techniques éventuels pour optimiser votre outil et adapter vos formations internes.
L’œil de PIXID
La dématérialisation représente une solution écologique, globale, pérenne et rapide pour faciliter la transformation RH de votre organisation. Une évolution qui n’a que des avantages pour les salariés comme pour l’employeur. Découvrez le guide pratique PIXID pour vous y retrouver dans les documents RH.
