Comment mieux gérer mon personnel intérimaire ?

Maîtriser les principes de l’intérim

Rappelons en préambule que l’intérim répond à des cas de recours encadrés par le Code du travail. Les principales raisons de faire appel à un intérimaire sont ainsi :

• remplacement d’un salarié absent (sauf s’il est gréviste) ;
• remplacement du salarié quittant l’entreprise (dans l’attente de son successeur ou dans l’attente de la suppression définitive du poste) ;
• suppression d’un poste (entre le départ du salarié et la suppression définitive du poste) ;
• accroissement temporaire d’activité de l’entreprise ;
• emplois saisonniers.

Second rappel utile : l’intérim fonctionne sur une relation tripartite entre une entreprise utilisatrice (EU), une entreprise de travail temporaire (ETT) et un intérimaire. Par contrat d’intérim, il convient en réalité de distinguer le contrat de mise à disposition entre l’EU et l’ETT et le contrat de mission entre l’ETT et l’intérimaire. Un contrat cadre peut éventuellement être conclu entre l’EU et l’ETT pour prévoir les conditions générales et récurrentes de leur relation.

Toute mission d’intérim génère des obligations juridiques et administratives pour les trois intervenants. Par exemple, le formalisme propre à la prise de poste ou le respect du principe de l’égalité de traitement (qui implique une rémunération de l’intérimaire au moins égale à celle d’un salarié sur le même poste).

Ce formalisme est largement compensé par les avantages offerts par l’intérim :

• gain de temps sur les différentes étapes du recrutement,
• gain de temps sur la gestion de la mission,
• maîtrise du risque juridique par l’entreprise de travail temporaire.

Pour l’entreprise utilisatrice, c’est la sérénité assurée, alors que l’intérim se gère souvent dans l’urgence et le stress !

Comment optimiser la gestion du personnel intérimaire ?

Tout n’est sans doute pas parfait au premier recrutement d’un intérimaire et les marges de progression sont nombreuses pour optimiser la gestion.

Tout d’abord, à l’heure de la digitalisation, il faut dématérialiser les échanges de documents. Les plateformes des agences d’intérim offrent des accès sécurisés pour déposer les documents et ainsi gagner en rapidité et en efficacité.

L’optimisation se réalise ensuite autour de l’organisation adéquate des différents acteurs : 

• une gestion en interne et centralisée, qui permet de concentrer l’ensemble sur quelques personnes, professionnelles et expertes du domaine du travail temporaire.

• une gestion décentralisée avec un logiciel de gestion de l’intérim qui peut venir se rattacher au SIRH de l’entreprise. Cela renvoie à chaque acteur sa part de responsabilité dans le process de recours à l’intérim tout en fluidifiant les échanges entre chacun. En outre, ce mode de gestion offre un meilleur suivi des indicateurs de performance en centralisant les données des différentes agences d’intérim.

• une gestion décentralisée externalisée avec un MSP (managed service provider). Il s’agit ici de sous-traiter à un tiers sa gestion administrative du travail temporaire tout en conservant la responsabilité.

• une gestion semi-externalisée avec une agence hébergée ou implantée au sein de l’entreprise. Non seulement il faut un volume minimum mais cela instaure un quasi-monopole au profit de l’agence implantée. En revanche, cette solution présente un surcoût faible, offre une bonne réactivité grâce à la proximité géographique. Elle améliore la connaissance des besoins par l’agence et peut même permettre de négocier le tarif (puisque l’agence implantée à temps plein ou à temps partiel obtiendra en général au minimum 80 % des missions).

Dans tous les cas, s’outiller demeure la base d’une optimisation réussie. Le choix se fait essentiellement sur la base d’une prévision de volume de missions d’intérim et sur l’organisation RH interne (et sa capacité à absorber la charge administrative supplémentaire).