Rédiger un contrat est une tâche administrative qui peut s’avérer chronophage dans le cas de la multiplication des missions (pour les entreprises saisonnières ou avec un fort taux de turn-over et les missions à courte durée). De plus, le paradoxe à relever est que plus la mission est courte, plus le formalisme administratif est complexe. C’est pourquoi il est important pour les entreprises de trouver des solutions pour aider le personnel à réaliser cette contrainte simplement. Aujourd’hui, beaucoup réalisent cette tâche de la main, sous Word, mais il est possible de faire de cette contrainte une opportunité.

Harmoniser grâce à une bibliothèque de contrats

Pour faciliter la gestion des contrats de travail, il faut avant tout réfléchir à l’existant. Avez-vous des modèles de contrats ? L’idée est de les centraliser afin de créer une bibliothèque. Vous pourrez ainsi les classer selon :

• Les profils recrutés,
• Le type de contrat (contrat d’usage…),
• Les spécificités du poste,
• Les modalités des plannings…

Afin de construire une base documentaire directement utilisable, il ne faut pas recenser plusieurs dizaines de modèles de documents, mais réfléchir de manière pratique et rationnelle. Vous pouvez prévoir un tronc commun pour vos modèles de contrat de travail en ligne et des parties variables et déclinables jusqu’au niveau le plus fin dans l’organigramme. Un système de « clausier » tel que celui-ci permet de personnaliser facilement les contrats en choisissant des clauses préétablies en fonction de chaque situation.

Faciliter avec la mise en place de process

La bonne gestion des données salariés est essentielle et ce même avant le début du contrat. Par exemple, la création d’une base de données recensant les informations sur les candidats est pertinente. Celles-ci peuvent ainsi être centralisées automatiquement dans un Portail Salariés/ATS candidat pour éviter tous problèmes de récupération des données (numéro de sécu, carte d’identité, date de naissance, adresse email voire numéro de portable pour les contrats en ligne).

Le process permet d’harmoniser les procédures et de définir les rôles de chacun :

• Qui récupère les données ?
• Qui génère le contrat ?
• Qui contrôle le contrat ?
• Qui signe le contrat ?

Pour faciliter le remplissage des champs obligatoires des templates de contrats (date de début, date de fin, nom du remplacé en cas de motif « remplacement »…) et contrôler les informations complétées automatiquement, il est possible d’utiliser un outil en ligne de type portail. Cette vérification permet de s’assurer de la cohérence et de la validité des contrats.

En plus de faciliter la création du contrat de travail digital, la mise en place d’un process permet de fluidifier les échanges et de minimiser le temps nécessaire à la signature d’un contrat. Le service RH reçoit des notifications automatiques à chaque étape et peut ainsi effectuer l’action au bon moment (création, validation, signature du contrat).

Sécuriser via la signature en ligne et le suivi

La législation oblige tous employeurs à mettre à disposition d’un salarié nouvellement recruté son contrat de travail signé dans les 48 heures suivant le début de la mission. L’utilisation d’une solution digitale permet de s’affranchir facilement de cette obligation. En effet, il est possible de mettre à disposition le contrat de travail digital en temps réel. Il n’est ainsi plus nécessaire de prévoir de délais postaux. La signature du contrat est elle aussi simplifiée. Elle peut se réaliser électroniquement, en quelques clics. Sa valeur légale est la même que celle d’une signature manuscrite et son horodatage permet d’assurer son suivi.

À la fin du contrat de contrat, l’entreprise doit également permettre au salarié d’avoir accès à son contrat pendant un temps défini par la loi. L’employeur doit donc respecter scrupuleusement les règles d’archivage en vigueur. Grâce à la digitalisation des procédures de gestion des contrats de travail, il est possible de mettre en place un archivage automatique. L’entreprise s’assure ainsi de travailler de façon conforme à la réglementation.