L’intégration (ou onboardingen anglais) est un processus clé pour toutes les nouvelles recrues dans une entreprise. Bien réalisé, un parcours d’intégration permet de gagner du temps, de guider le nouvel arrivant dans sa mission, de lui donner confiance, de le former en lui partageant toute la documentation nécessaire et de faciliter son travail afin qu’il soit rapidement opérationnel.
Pendant longtemps, le parcours d’intégration a été l’apanage des contrats longs et des CDI. Or, les choses changent, car de plus en plus de contrats courts sont aussi intégrés dans une phase d’onboarding personnalisée qui devient essentielle pour être plus efficace et plus productif. C’est aussi un bon moyen de fidéliser un salarié et de cultiver son vivier de talents pour des personnes qui pourraient être amenées à revenir dans le futur.
Qu’est-ce qu’un parcours d’intégration pour un contrat court ?
Un parcours d’intégration représente les différentes étapes que doit suivre un nouveau salarié en arrivant dans une organisation. Il débute généralement à la fin du recrutement et permet de structurer et de guider les premiers pas d’une personne en entreprise. Bien conçu, un parcours d’intégration permet de :
- Se familiariser avec l’entreprise, sa culture, ses codes et son environnement de travail.
- Rencontrer ses collègues, ses équipes et les personnes clés avec lesquelles le nouvel arrivant va travailler.
- Mieux comprendre son poste et ses missions.
- Se sentir bien intégré et en confiance afin de se projeter dans le futur.
Il est important qu’une personne en contrat court soit très rapidement opérationnelle. Un parcours d’intégration personnalisé vient justement accélérer cette période et la rendre plus efficace. Pour cela, il doit être particulièrement bien structuré. Il comprend notamment les étapes suivantes :
- Finalisation du recrutement et gestion des pièces administratives (RIB, contrat de travail, etc.).
- Accès à l’entreprise (parking, badge, accès spécifique, matériel, etc.).
- Organisation du premier jour (préparer l’arrivée et l’espace de travail, bureau, ordinateur, équipement, etc.).
- Finalisation des détails administratifs (renseignements personnels, diplômes et certifications, personne à contacter en cas d’urgence, mutuelle santé, etc.).
Optimiser un parcours d’intégration passe souvent par un outil dédié. Une plateforme professionnelle accessible en tout temps et qui est capable de collecter les documents salariés et de servir de guichet unique pour tous les nouveaux collaborateurs en contrat court. Ainsi, ils n’ont pas à courir après les informations : tout est toujours disponible et à portée de main au moment où ils en ont besoin.
Les avantages du parcours d’intégration digitalisé pour les contrats courts
Un nouveau salarié en entreprise doit être accueilli comme un client. Il doit se sentir à l’aise, disposer de toutes les informations dont il a besoin pour travailler, et être suffisamment en confiance pour naviguer par lui-même au sein de l’organisation. C’est là où un logiciel professionnel est indispensable, car il permet d’automatiser de nombreuses tâches et de participer à la création d’une expérience utilisateur unique.
Les avantages pour le salarié
- Expérience 100% mobile : pas de déplacement à prévoir, car tout est numérique et accessible à tout moment depuis un smartphone ou tout autre terminal connecté.
- Efficacité : évite la multiplicité des tâches, la fragmentation des données salariés, et centralise tous les documents au même endroit.
- Favorise l’intégration en entreprise : on retrouve toutes les informations clés sur l’entreprise, mais aussi les contacts clés, les coordonnées des collègues, les conseils et bonnes pratiques, etc.
- Sécurisé : échanger des documents confidentiels par e-mail est loin d’être une solution sécurisée. Pour éviter les risques de vols de données ou de piratage, une plateforme professionnelle est une solution beaucoup plus fiable et robuste.
Les avantages pour la direction des ressources humaines
- Gain de temps : une plateforme professionnelle évite les multiples aller-retour par e-mail et les pertes de documents. En cas d’absence d’un collaborateur, ses collègues savent exactement ce qui a été fait et ce qu’il reste à faire.
- Respect du RGPD afin de respecter et protéger les données personnelles des salariés en contrat court.
- Sécurisation des données personnelles pour renforcer vos règles de cybersécurité.
- Un mode de travail collaboratif : plusieurs personnes peuvent travailler sur une même source de données pour gagner du temps et travailler efficacement (RH pour le contrat, DAF pour la gestion de la paie, etc.).
- Sécurisation du recrutement pour fidéliser les talents et alimenter son vivier.
L’œil de PIXID
Les besoins de recrutement sont de plus en plus complexes et volumiques à cause d’un fort turnover. Les entreprises ont donc besoin de flexibilité pour s’adapter à ces nouveaux modes de consommation du travail qui les obligent à s’équiper de solutions mobiles pour intégrer de nombreuses personnes en peu de temps. La technologie vient alors « augmenter » les capacités des services supports en matière de recrutement et d’intégration. Une solution plus efficace qui sert à la fois les besoins des services internes et ceux des nouveaux recrutés.