Comment évaluer le coût global d’un ATS ?

L’ATS est un outil qui vise à simplifier, rationaliser et faciliter la communication en interne et avec les candidats. Et puisque le temps, c’est de l’argent, votre ATS constitue la meilleure option pour un retour sur investissement optimisé. Pour en savoir plus et prendre la bonne décision sur vos outils de recrutement et de gestion des ressources humaines, voyons comment évaluer le coût global d’un ATS.

Le coût de fonctionnement du logiciel

Une solution ATS peut être en mode on premise ou SaaS. Dans un cas comme dans l’autre, il est important de ne pas se contenter de regarder le prix de la licence (qui peut considérablement varier selon les modèles économiques), mais bien d’avoir une approche holistique, car le prix que vous payez n’est pas souvent le prix qu’il vous coûte vraiment. Derrière cette idée se cache le concept du Total Cost of Ownership (TCO) – ou, en français, du coût total de possession. Concrètement, cela signifie qu’il existe d’importants coûts cachés qui font partie du cycle de vie de votre outil, comme :

• le temps passé à négocier l’achat ;
• les suivis administratifs à réaliser par votre équipe ;
• l’installation et le paramétrage de la solution ;
• le temps productif perdu par les utilisateurs (pendant l’installation et après, compte tenu des nouvelles habitudes de travail à mettre en place) ;
• la maintenance, la sauvegarde, les mises à jour et la sécurisation ;
• l’inactivité d’un salarié en cas de panne ;
• le coût du support informatique ;
• la gestion de l’obsolescence ou du remplacement.

Choisir un ATS en mode SaaS permet de ne pas se retrouver prisonnier d’une solution technique qui vieillirait mal et qui empêcherait toute évolution. En effet, c’est normalement de la responsabilité de l’éditeur de maintenir la solution à jour et de proposer de nouvelles fonctionnalités et améliorations. Un point important qui est à vérifier dans le contrat de licence. D’autre part, en mode SaaS, vous n’avez pas à mobiliser votre équipe sur la gestion d’un serveur et sur la maintenance d’une solution en interne. Un vrai gain de temps et d’argent.

L’impact d’une solution globale

Un logiciel de gestion des recrutements est une solution tout-en-un qui centralise et gère l’ensemble du processus de recrutement en un seul et même endroit. Cela évite d’acquérir d’autres solutions qui ne communiqueraient pas forcément bien entre elles (multidiffusion d’annonce, entretien vidéo différé, édition des contrats de travail, etc.). Évaluer le coût d’un ATS passe donc par l’évaluation de chacune des fonctionnalités de la solution. Qu’utilisez-vous aujourd’hui ? Quels sont les impacts de la non-utilisation de certaines fonctionnalités en termes de temps, de ressources et de budget ? Qu’est-ce qu’une solution globale pourrait venir vous faire économiser par rapport à vos outils actuels ? Répondre à ces questions permet de mieux appréhender le périmètre global de la question des coûts.

La constitution et la gestion d’un vivier efficace

Recruter prend du temps, même pour se créer un vivier : il faut contacter les bonnes personnes, créer les offres d’emploi, les partager, faire les suivis nécessaires, rencontrer les candidats, etc. L’ATS vient automatiser une partie de ce travail avec un portail en ligne qui facilite ces tâches (envois automatiques de notifications, de gestion des suivis, d’accusés de réception, etc.). Vos équipes peuvent alors se libérer du temps de gestion opérationnelle pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Si la question du vivier est importante, c’est que le coût moyen d’un cabinet de recrutement se situe entre 15% et 20% de la rémunération brute du salarié recruté. Si ces cabinets sont parfois utiles pour des profils très particuliers, un bon vivier évite cette dépense et réduit vos coûts de fonctionnement. Cela signifie que pour un salaire à 45 000 € avec un pourcentage de 17%, le tarif d’un cabinet de recrutement s’élèvera à 7 650 € pour le salarié.

De son côté, si le coût d’un l’ATS varie selon les fonctionnalités proposées et dépend souvent du nombre d’utilisateurs, on peut estimer son coût annuel moyen autour de 5 000 € pour un service de 5 personnes. Sachant que vous n’utiliserez pas votre ATS pour un seul salarié, mais pour la plupart de vos recrutements, le retour sur investissement est rapidement calculé.

La réduction des risques

Le coût d’un mauvais recrutement est estimé entre 20 000€ et 200 000€. Cela inclut notamment les moyens investis pour trouver la personne en question, son niveau de responsabilité, sa rémunération, les attentes sur sa carrière et ses apports, etc. Sans compter qu’il faut en plus relancer un nouveau processus de recrutement en cas d’échec.

L’ATS vise à réduire ces risques grâce à une gestion centralisée, des outils de communication puissants et l’implication des managers dans le processus de recrutement. Le recrutement est ainsi plus facile à gérer, les risques restent sous contrôle et la probabilité de recruter la bonne personne augmente.