Coût intérim : comprendre les coûts indirects

Loin d’être négligeables, l’entreprise doit en effet évaluer la charge administrative, juridique et comptable, qui peuvent représenter des dépenses indirectes importantes liées au recours à des intérimaires. Analysons-les.

La charge administrative et juridique du coût intérim

C’est le cadre légal qui impose aux RH, dont les missions sont déjà exigeantes et chronophages, une attention particulière aux pratiques en matière de travail temporaire.

Un coût variable en fonction de la typologie des contrats

Le coût lié à la charge administrative varie en fonction des modalités de recours au travail temporaire dans l’entreprise. Plusieurs facteurs sont à prendre en compte :

• La typologie des contrats de travail temporaire  : les motifs de recours nécessitent une information précise (nom de la personne remplacée, motif et durée du remplacement par exemple). 
• Le nombre de fournisseurs : l’entreprise travaille souvent avec plusieurs agences , généralistes ou spécialisées. 
• La durée moyenne des missions réalisées : dans certains secteurs d’activité, les missions sont très courtes mais fréquentes, et nécessitent donc d’autant plus d’actions de gestion administrative.

La multiplication et la conjonction de ces éléments alourdissent la charge administrative des RH ou des opérationnels qui ont la responsabilité de ces actions. Chaque nouvelle mission engendre un lot de tâches incontournables et chronophages.

Elles accroissent aussi le risque juridique. Dans le domaine de l’emploi temporaire, un défaut de conformité à l’une des nombreuses règles survient la plupart du temps sans volonté de violer ou contourner la loi, mais en général plutôt par incapacité à tout contrôler.

Hétérogénéité des sujets et partage des rôles et responsabilités

Avant de pourvoir un poste vacant en urgence, les services concernés par le processus multiplient les phases indispensables. Ces actions se complètent, sont interdépendantes et ne sont pas toutes réalisées par le même département au sein de l’entreprise :

• rédaction des fiches de poste ;
• planification et gestion des absences ;
• sélection des candidats et analyse des dossiers de candidature ;
• constitution du dossier, prérequis validé par le département sécurité et qualité (habilitations, permis de conduite d’engins, etc.) ;
• signature du contrat, et contrôle des aspects légaux (durée, renouvellement, motifs, etc.) ;
  

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Sélection des profils

Ne serait-ce que pour la sélection du meilleur candidat ! Même si l’action est déléguée à l’ETT et comprise dans ses tarifs, les RH au sein de l’entreprise cliente participent au processus. Après avoir défini le profil du poste recherché, les RH doivent sélectionner les candidats intérimaires. Pour anticiper et mieux qualifier, donc accélérer la prise de décision, l’entreprise a tout intérêt à développer un vivier d’intérimaires dans lequel puiser des ressources disponibles à tout moment.

Contrôle du dossier de l’intérimaire

De la même manière, le contrôle du dossier de l’intérimaire est une phase laborieuse mais qui peut être anticipée et automatisée. Vérifier les pièces jointes se révèle une étape indispensable dès qu’il y a des permis et autorisations en jeu. La complétude du dossier RH relève de la responsabilité de l’entreprise. Intégrer l’intérim dans son planning permet à l’employeur de constituer ce vivier de manière proactive et d’y accéder facilement lorsque les besoins se font sentir. C’est notamment le cas lors des périodes de forte activité durant lesquelles l’entreprise doit recruter des saisonniers. En ayant une vision globale sur ses ressources (personnel en CDI, CDD, salariés intérimaires), l’entreprise gagne en flexibilité pour s’adapter aux fluctuations de son activité.

Signature du contrat

Contrôler les informations contenues dans les contrats de mise à disposition et les signer dans le respect du délai imparti est de la responsabilité de l’entreprise cliente. Le non-respect des règles relatives aux contrats de mise à disposition est sanctionné par une amende de 3 750 euros par infraction constatée. Peuvent être constitutifs d’une infraction les faits suivants :

• signer un contrat signé hors délai,
• ne pas respecter le délai de carence,
• violer le principe d’égalité de traitement entre salariés,
• ne pas respecter les horaires prévus au contrat, etc.

Vérification des heures

La saisie et la vérification des heures réalisées, au sein d’un relevé d’heures est une première étape vers une facturation juste et sans erreur. C’est aussi un impératif pour ne pas avoir de litiges concernant la paie de l’intérimaire. Les heures travaillées, tout comme les différentes indemnités (indemnité compensatrice de congés payés et ifm), seront détaillées dans son bulletin de salaire remis par l’agence d’intérim. Cette dernière est son employeur direct, contrairement au salarié en CDD ou CDI qui est l’employé de l’entreprise utilisatrice.

Gestion des accords-cadres

En multipliant les fournisseurs, l’entreprise multiplie les accords-cadres. Ce qui complexifie la gestion administrative. Chaque accord fait l’objet d’une négociation spécifique à échéances régulières. Ces accords, qui définissent les conditions générales de mise à disposition du personnel, ont un impact direct sur le prix de revient et la qualité des prestations.

En outre, la vérification de la bonne application des accords-cadres, notamment à chaque facturation, prend du temps. Pourtant, la négociation et le suivi des accords-cadres, éléments clés de la relation tripartite dans le secteur du travail temporaire, demandent une attention particulière.

Automatiser le contrôle et optimiser l’intégration  au back-office comptable

L’autre source principale de coût indirect concerne la charge administrative liée à la bonne application du règlement de paie. Cela est encadré par le contrôle des factures. 

Contrôler les factures : pas si simple !

Toute la complexité d’une mission temporaire ressurgit dans sa facturation. Celle-ci est individualisée et spécifique en fonction :

• du profil recruté (niveau et qualification, existence d’un salaire fixe et variable, etc.),
• du suivi des heures réalisées,
• des primes (par rapport au salarié remplacé, aux accords collectifs, etc.),
• des absences, etc.

Comprendre et maîtriser tous les éléments qui composent le coût d’un intérimaire est essentiel pour garantir une facturation juste et précise. Les coefficients de facturation, qui représentent un pourcentage appliqué au salaire de base (au moins égal au smic), ont un impact direct sur le coût de l’intérim final et doivent être vérifiés avec attention. Ils varient selon certains facteurs tels que la rareté du profil recherché. Ils permettent à l’agence de couvrir les frais, l’indemnité compensatrice de congés payés et l’indemnité de fin de mission.

Étant donné la multitude de variables qui influencent la facturation d’une mission, les erreurs sur les factures d’intérim sont donc fréquentes. Les éviter et les corriger représente un enjeu important et potentiellement chronophage pour les entreprises, en termes de comptabilité interne et de contrôle de gestion.

Une facture globale d’une ETT n’est pas toujours possible. Certaines entreprises demandent une facture par mois ou par semaine, parfois par centre de coût ou encore par mission.

Intégrer la facturation dans le back-office comptable

La gestion manuelle reste acceptable tant que les missions ne sont pas trop importantes. Mais, au contraire, prenons une grande entreprise qui génère entre 40 000 et 120 000 factures chaque année ! 

L’intégration au back-office comptable est alors indispensable. Le coût de traitement d’une facture d’agence de travail temporaire peut facilement atteindre 150 euros si elle est contrôlée dans les règles de l’art ! L’automatisation est donc la clé pour le faire baisser. 

Ce coût caché de traitement de la facture est trop souvent méconnu des entreprises. Surtout il reste difficile à évaluer, alors qu’en même temps, il est  difficile d’assurer manuellement une vérification exhaustive de chaque facture. 

En effet, l’entreprise se limite souvent à des contrôles aléatoires de factures, pour simplement vérifier la cohérence. Des investigations plus poussées n’interviennent qu’en cas d’incohérence sur une ou plusieurs factures vérifiées. 

On comprend ainsi pourquoi le coût d’un intérimaire est une notion complexe. Faire appel à des solutions numériques dédiées devient alors le bon moyen de maîtriser les dépenses liées au recrutement d’intérimaires.