Data RH : qu’est-ce que c’est et comment bien s’en servir ?
La Data RH englobe toutes les informations relatives aux individus au sein d’une entreprise. Ces données sont précieuses pour optimiser le recrutement, le suivi des collaborateurs et la prise de décision stratégique. Cependant, il est impératif de respecter les principes fondamentaux du RGPD, notamment le principe de limitation, la durée de conservation et l’accessibilité des données pour les personnes concernées. Découvrez tout ce que vous devez savoir pour bien vous servir de la Data RH au sein de votre entreprise.
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Les data RH sur le candidat
Dans le cadre des processus de recrutement, les données concernant le candidat sont essentielles pour évaluer son adéquation avec le poste à pourvoir. Ces informations se concentrent principalement sur son parcours professionnel, en dehors de l’entreprise, telles que celles présentes dans son curriculum vitae (CV), ainsi que ses compétences (habilitations, diplômes, etc.).
Pour rester dans la légalité, il est primordial de limiter la collecte de données aux seules informations requises à l’offre d’emploi. En effet, il peut être reproché à l’entreprise la collecte de données superflues à l’activité pour laquelle elles sont demandées.
Aussi, il est crucial de définir une durée raisonnable de conservation de ces données au regard du besoin. Pour ce qui concerne les données des candidats, du point de vue de l’entreprise, il est recommandé de les conserver pendant une période de six mois, le temps nécessaire pour la sélection du candidat et/ou pendant un temps raisonnable pour ces données pour d’autres recrutements. De manière générale, il est pertinent de considérer qu’au-delà de 6 mois, le CV n’est plus vraiment à jour ou pertinent. En revanche, du point de vue d’une entreprise de travail temporaire (ETT), la durée de conservation est étendue à deux ans afin de faciliter l’accès aux données pour différentes missions.
Cependant, l’ETT doit garantir la confidentialité et la maîtrise des informations partagées, en veillant à ce que seules les personnes autorisées y aient accès. Elle doit notamment restreindre l’accès aux CV des candidats auprès de ses clients de l’Union européenne (EU).
Notre solution Portail Salariés :
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Les data RH lorsque le candidat est en mission
Une fois en mission, des données supplémentaires peuvent être demandées par l’entreprise. Comme lors de la phase de sélection, ces informations doivent être strictement nécessaires à l’exécution de la mission. Par exemple, le numéro de sécurité sociale, qui est une donnée considérée comme sensible, peut être demandé dans le cadre de missions très spécifiques tel que dans le domaine nucléaire.
La durée de conservation des données peut être plus longue que celle accordée pour les candidats. En effet, l’ETT et le client peuvent être soumis à des contrôles et doivent respecter certaines obligations légales. Dans ce cadre, ils doivent conserver les données pendant au moins cinq ans qui est l’antériorité maximale pour laquelle l’administration peut investiguer .
Les data RH après la mission
Après la mission du candidat, il est nécessaire de gérer les données de manière diligente et conforme aux réglementations en vigueur.
Il est essentiel de se pencher sur les données périssables telles que les informations liées aux permis de travail ou aux pièces d’identité. Ces données devraient être supprimées dès qu’elles ne sont plus valides, réduisant ainsi le risque de conservation de données obsolètes et non pertinentes.
En ce qui concerne les dossiers à préserver à des fins statistiques et de reporting d’une année sur l’autre, il est crucial d’évaluer attentivement leur utilité réelle. Bien qu’il puisse être nécessaire de conserver certains dossiers pour des analyses ultérieures ou des rapports annuels, il est primordial de garantir qu’il existe un besoin légitime de les conserver. L’anonymisation ou la conservation de données consolidées peuvent être des solutions à envisager pour ne garder que des éléments statistiques sans en avoir les détails au niveau le plus fin.
Vous l’aurez compris, il est impératif de mettre en place des mécanismes de purge des données après un certain laps de temps, une fois la mission du candidat terminée. Cette pratique assure la conformité avec les réglementations en matière de protection des données et réduit les risques liés à la conservation inutile de données personnelles. La mise en œuvre de ces processus de purge doit être suivie de manière scrupuleuse pour garantir la conformité et la sécurité des informations.
Les data RH de l’entreprise
Les données RH de l’entreprise constituent un pivot central pour la gestion des ressources humaines. Elles jouent un rôle essentiel dans divers aspects. Elles interviennent notamment dans le domaine du reporting social, où elles apportent des insights précieux sur l’engagement et la satisfaction des employés. Elles jouent également un rôle clé dans la création de référentiels, en offrant une source fiable et actualisée pour le suivi des compétences et des performances. Enfin, les données salariales fournissent une vision approfondie de la structure salariale de l’entreprise, des tendances en matière de rémunération et des disparités éventuelles.
Avec la digitalisation croissante des entreprises, la manipulation et l’utilisation de ces data RH sont facilitées. En effet, les systèmes numériques offrent des moyens plus efficaces pour collecter, organiser et analyser ces informations.
Les données, une fois analysées et interprétées, offrent aux gestionnaires RH une vision plus claire des tendances, des comportements et des besoins de l’entreprise. Forts de ces informations, ils sont mieux équipés pour prendre des décisions éclairées et stratégiques.
L’œil de PIXID
La nature humaine a plutôt tendance à vouloir garder les choses pour contrôler, mais aujourd’hui cette accumulation de données n’est plus possible de par la réglementation. Les entreprises doivent s’assurer de respecter scrupuleusement les principes du RGPD dans toutes les phases de collecte, de conservation et de diffusion des données RH afin de prévenir tout risque juridique. En adoptant une approche responsable de la collecte et de la gestion des données RH, les entreprises peuvent tirer pleinement parti de leur potentiel tout en respectant la vie privée et les droits des individus.
