La dématérialisation : une étape incontournable
La révolution digitale de l’entreprise est un sujet évoqué depuis longtemps. Désormais, il ne s’agit plus uniquement de discours : les entreprises transforment leur organisation et leur système d’information, pour être capables de répondre aux enjeux du numérique ou encore de la désintermédiation. La crise sanitaire de 2020 a été un catalyseur sans précédent, accélérant considérablement cette transformation.
Si les directions des ressources humaines ont, encore aujourd’hui, une approche “classique” dans leur métier, le digital s’y infiltre pourtant de façon inéluctable. Considérant l’importance d’un LinkedIn, dans le sourcing de candidats par exemple, celui-ci se faisant de plus en plus – et demain uniquement – par Internet, il n’est plus possible pour une entreprise de ne pas prendre le virage de la transformation digitale de ses processus de gestion RH.
D’autant plus que le service des ressources humaines d’une entreprise en est le servicecandidat idéal! [D’autant plus que le service des ressources humaines d’une entreprise est celui qui se prête le mieux à cette transformation !] En effet, les DRH ont beaucoup à gagner de la numérisation qui répond aussi bien à de délicates problématiques administratives, réglementaires, etc. qu’à des objectifs très opérationnels (savoir recruter les bons candidats, développer les nouvelles compétences).
Évolutions des modes de vie
Les processus de gestion des ressources humaines sont administrativement gourmands, particulièrement dans un pays comme la France dont la réglementation est complexe. Si l’on prend l’exemple du recours au personnel intérimaire, une grande société employant 1 000 intérimaires par jour devra gérer en moyenne 25 000 contrats par an, c’est-à-dire 25 000 contrats papier si l’entreprise n’a pas passé le cap de la digitalisation ! Et bien souvent, répartis sur tout le territoire français. Mais il faut savoir que les PME ne font pas exception.
Or plus un processus est complexe et décentralisé, plus le fait de le dématérialiser est source d’efficacité et de simplification, aidant à garantir l’application des lois et règlements en vigueur, diminuant de fait les erreurs potentielles, tout comme les frais qui y sont associés. La mise en place de contrats de travail dématérialisés et de la signature électronique est une étape incontournable de cette digitalisation. Elle permet notamment une réduction des coûts liés à la gestion des documents papier et une automatisation d’un grand nombre de tâches pour gagner en productivité. De même, la conformité réglementaire en matière de gestion des ressources humaines est garantie.
Un autre point important de la numérisation et non des moindres est l’archivage des documents. Il représente un enjeu de taille pour garantir la sécurité et la pérennité des données. En cas de contentieux avec un intérimaire par exemple, le fait d’avoir – via une solution SaaS – accès de façon centralisée à l’ensemble des éléments qui ont servis à sécuriser son parcours dans l’entreprise (contrats signés électroniquement, feuilles de temps, évaluations des missions…) aide cette dernière à rassembler les éléments nécessaires à sa défense.
La digitalisation des agences d’intérim : un parfait exemple
Il est donc indéniable que la transformation digitale offre de nombreux avantages aux entreprises. Comme mentionné plus haut, ces bénéfices sont particulièrement évidents dans le secteur de l’intérim. En effet, une digitalisation réussie des agences d’intérim représente une véritable opportunité pour ces dernières qui doivent gérer un volume considérable de documents de manière efficace. L’adoption de logiciels de gestion tels qu’un VMS optimise la gestion administrative des ressources humaines et réduit les coûts administratifs. De plus, ces solutions digitales permettent l’automatisation des processus comme la facturation. Une fois les différents coefficients intérim configurés sur la plateforme, ils seront calculés appliqués automatiquement selon les termes négociés avec les entreprises utilisatrices.
Un intérim digital améliore aussi la qualité de service auprès des entreprises clientes et des intérimaires. Pour les entreprises utilisatrices, cette digitalisation se traduit par une plus grande transparence et une communication fluide. Les systèmes numériques facilitent l’accès à des données actualisées en temps réel. Un élément important qui aide les entreprises à planifier leurs besoins en main-d’œuvre de manière plus précise et avec une grande réactivité.
Pour les intérimaires, l’utilisation de plateformes digitales signifie un accès plus rapide et plus facile à de nouvelles missions, ainsi qu’une gestion simplifiée de leurs documents et de leurs bulletins de salaire. Les travailleurs intérimaires pourront recevoir des notifications pour les nouvelles opportunités de travail ou les mises à jour importantes.Ils bénéficient d’une applications mobile qui offre des fonctionnalités telles que le suivi des heures travaillées, la demande d’acompte, la soumission des feuilles de temps.
Dualité du marché
Dans un contexte d’évolution des modes de vie et de l’emploi, d’Uberisation, d’économie collaborative, d’auto-entreprenariat, il est essentiel pour les DRH de se tenir prêtes. Demain, elles devront immanquablement faire face à la multiplication des formes d’emplois et à l’augmentation de la flexibilité. Comme l’indiquait une récente étude du cabinet Robert Half, “la dualité du marché de l’emploi devrait encore se renforcer avec un recours de plus en plus courant aux CDD et contrats intérimaires ”. Car la dématérialisation ne représente qu’une première étape vers la digitalisation. Les DRH qui l’auront intégrée seront en bien meilleure position pour relever ces nouveaux défis.
Retrouvez cet article de Chloé Goudenhooft sur Courrier Cadres :
