Pourquoi la facturation est-elle si compliquée pour une agence d’intérim ?

Comprendre le calcul du coefficient de facturation d’une agence d’intérim

L’agence applique un coefficient de facturation généralement compris entre 1,7 et 2,5 de la rémunération brute de l’intérimaire.

Quelle rémunération prendre en compte ?

Cette rémunération est fixée par l’entreprise qui a recours au travail temporaire en tenant compte du principe d’égalité de traitement. La rémunération proposée à un intérimaire doit être supérieure ou égale au SMIC (soit 11,52 € brut / heure en 2023). Elle doit surtout être équivalente au salaire proposé à un employé embauché au même niveau de poste en CDI ou en CDD. Et l’égalité de traitement s’applique jusque dans les primes, dès lors que l’intérimaire remplit les conditions objectives d’octroi d’un avantage salarial. 

Cependant, comme mentionné plus haut, c’est l’agence d’intérim, employeur direct des salariés intérimaires, qui verse leurs salaires. Ce versement est accompagné d’un bulletin de salaire électronique qui est devenu une norme dans ce secteur.  

Le coefficient de facturation s’applique alors à la rémunération brute horaire. Il peut prendre en compte l’indemnités de fin de mission (ifm) et l’indemnité compensatrice de congés payés selon les négociations.

Selon les accords entre EU et ETT, les coefficients négociés peuvent être différents en fonction de :

• la nature de la rubrique de paie : par exemple, heure normale avec un coefficient donné, prime avec un autre coefficient.
• la soumission aux cotisations sociales : par exemple, le panier repas peut être concerné par 2 coefficients différents selon que cela couvre la part exonérée de charge ou le montant au-delà de ce seuil.

Quel coefficient de facturation appliquer ?

Le coefficient de facturation est négocié entre l’entreprise utilisatrice et l’entreprise de travail temporaire, en fonction notamment de la récurrence, des spécificités ou du volume des missions.

Les coûts compris dans le coefficient de facturation sont destinés à rémunérer la mission de recherche et la mission de gestion. Ils permettent également de couvrir les indemnités légales telles que l’indemnité compensatrice de congés et l’indemnité de fin de mission (ifm), anciennement appelée « prime de précarité ».

Une entreprise utilisatrice négocie le coefficient en fonction de ces deux points, notamment lorsqu’elle fait appel à un vivier d’intérimaires déjà identifiés. Aussi, l’agence d’intérim facture indirectement la maîtrise du risque juridique, administratif et financier qu’elle assure au bénéfice de l’EU.

Ce coefficient de facturation est donc variable en fonction de plusieurs paramètres :

• la rareté et la complexité du profil recherché : la mission de recherche et de qualification sera plus longue et plus onéreuse pour des profils spécifiques, rares ou peu présents sur le bassin d’emplois que pour des postes fréquemment pourvus par les mêmes intérimaires. Souvent, la constitution d’un vivier de talents permet d’identifier des candidats répondant aux besoins de l’entreprise et déjà opérationnels. Les agences peuvent également investir dans la formation professionnelle continue de leurs intérimaires pour les doter des compétences spécifiques requises par ces profils rares ;
• le type de contrat : les missions en CDI intérimaire, grâce à leur durée plus longue et à une gestion administrative simplifiée, peuvent bénéficier de coefficients légèrement moins élevés par rapport aux contrats de travail temporaire classiques;
• le volume global réalisé avec l’EU ;
• le type de poste : certains postes offrent un système de rémunération complexe avec des primes ou des éléments variables. C’est la mission de gestion qui prend alors plus de temps ;
• le montant de la rémunération horaire brute global sur la mission : cela impacte les charges appliquées et qui doivent être comprises dans le coefficient.

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Des erreurs de facturation fréquentes

Plus le système de rémunération est complexe, plus grand est le risque d’erreur. Tous les intervenants, au sein de l’entreprise utilisatrice comme de l’agence de travail temporaire, ne parlent pas toujours le même langage. La transcription des règles de paie de l’EU dans le système de paie de l’agence est une source d’erreurs fréquentes. 

Par exemple, savez-vous précisément si une heure de pause est comprise dans la rémunération ? Savez-vous si une indemnité repas se déclenche dès la première heure de travail ou à partir de 4 heures dans la journée ? L’erreur, tout comme le diable, se cache dans les détails.

Plusieurs erreurs apparaissent donc fréquemment : 

• application d’un coefficient différent de celui négocié dans l’accord-cadre. Trop souvent, le paramétrage du taux se fait automatiquement, sans vérification des conditions d’application et des conditions négociées ;
• erreur d’application du réglementaire de rémunération : les règles de déclenchement peuvent varier en fonction de la convention collective, d’un accord de branche ou d’un accord d’entreprise. Pour rendre le calcul plus complexe, vous ajoutez à cela les parts variables de rémunération, les primes et les indemnités (comme les barèmes d’indemnités de transport ou de repas, par exemple) ;
• écart entre la mission prévue initialement et la mission réalisée : entre la mission signée et la mission réalisée, des ajustements sont possibles et doivent être correctement facturés (utilisation de la période de souplesse dans le travail temporaire, missions interrompues avant son échéance, heures supplémentaires, etc.).

Comment éviter ces erreurs ?

• un système souple et simple doit être instauré entre l’agence de placement et l’entreprise cliente. Il permet à l’entreprise de retrouver des éléments similaires à ceux de sa facturation interne ;
• une bonne communication entre les deux entreprises s’avère indispensable pour un partage effectif des informations ;
• une sollicitation ponctuelle du service paie, pour vérifier la bonne application des règles de paye appliquées ;

une implication du contrôleur de gestion qui doit jouer pleinement son rôle en effectuant un contrôle aléatoire de factures pour identifier et rectifier rapidement les erreurs.