Facturation intérim : pourquoi la pré-facturation est indispensable dans le contrôle de la facture
Savez-vous pourquoi il est si difficile de contrôler une facture d’intérim ? Pour cette catégorie d’achat, il existe un certain nombre de particularités qui nécessitent une charge importante pour effectuer un contrôle efficace. Pour n’en citer que quelques-unes, il faut disposer de la commande, du contrat cadre, du relevé d’heures et plus encore, maîtriser parfaitement la convention collective applicable ! Le contrôle d’une facture d’intérim est donc un véritable cauchemar pour tout contrôleur de gestion. Heureusement, il existe une solution idéale qui consiste à disposer d’un outil de pré-facturation pour éviter les erreurs de facturation intérim.
Directeur Commercial
La complexité d’une facture d’intérim
Regrouper les documents nécessaires au contrôle de la facturation intérim
Toute d’abord, un contrôle de facture nécessite le regroupement de plusieurs documents notamment :
- la commande,
- le contrat de mise à disposition,
- le relevé d’heures,
- le contrat-cadre.
Il faut également maîtriser les conditions d’application du référentiel de paie, les conditions d’application des conventions collectives, etc.
L’égalité de traitement entre salariés impose des règles strictes
Quelle est la raison d’être de tous ces documents ? Le principe d’égalité de traitement s’impose aux entreprises ayant recours à des intérimaires.
Or, il est souvent complexe de comprendre le détail des modalités d’application de chaque règle salariale. Par exemple, il peut être difficile d’appliquer la valorisation des heures supplémentaires, des heures de nuits, des éléments variables relatifs aux conditions de travail, des primes diverses (repas, assiduité, productivité), les majorations, etc.
Certaines spécificités sont très difficilement applicables :
- la multiplicité des conventions collectives applicables au sein d’une seule entreprise,
- l’hétérogénéité des conditions d’applications,
- un référentiel de paie à déchiffrer entre le salaire, les primes et leurs conditions de versement.
Et n’oublions pas que le recours à l’intérim se réalise souvent dans l’urgence. Les entreprises manquent aussi de temps pour expliquer leurs règles de paie dans le détail aux agences, ce qui génère des erreurs d’interprétation et de saisie.
Notre solution gestion de l’intérim :
Notre solution gestion de l’intérim :
Les particularités de l’intérim
Un simple rapprochement entre la commande et la facture n’est ni applicable ni très efficace, dans la facturation intérim.
Le contrôle des factures débute à partir du relevé d’heures obtenu une fois la mission achevée. Avant la fin de mission, on ne peut obtenir qu’une estimation ou un a priori de mission. Il est donc impératif d’attendre la fin de mission effective pour calculer une pré-facturation.
En outre, il existe des erreurs spécifiques quant aux bases sur lesquelles appliquer les coefficients de facturation de l’agence d’intérim.
Les avantages de la pré-facturation intérim
Limiter les erreurs de facturation
Grâce à la pré-facture, l’entreprise utilisatrice (EU) peut opposer un calcul fait de manière autonome sur des bases tangibles à un autre, celui de l’ETT (entreprise de travail temporaire).
Les erreurs de facturation peuvent donc être détectées avant même l’émission de la facture car l’agence d’intérim n’a aucun intérêt à émettre une facture qu’elle sait être en écart. La pré-facturation offre un moyen efficace de déceler les erreurs de facturation, nombreuses en raison de la complexité vue ci-dessus.
Lisser les tâches administratives
La pré-facturation lisse la charge administrative : les contrôles se réalisent au fil de l’eau (par exemple, chaque semaine) et non plus sur une période plus longue. Pour les salariés de l’entreprise, c’est un bon moyen de s’organiser sans attendre le rush de la fin du mois et la réalisation de tous les bulletins de salaire et phases de facturation, vérification, paiement.
Éviter les tracas comptables
Anticiper les erreurs permet de les corriger en amont, sans avoir à procéder à une modification ou une annulation de facture, une tâche toujours chronophage en comptabilité.
Or, la pré-facture n’est pas une pièce comptable. C’est un document plus souple, modifiable et qui n’a pas vocation à intégrer le bilan comptable.
Descendre dans le détail de la facturation
La pré-facturation offre aussi l’opportunité de granularité des contrôles. Ainsi, l’entreprise est capable de descendre à un niveau très bas pour gérer la complexité des systèmes de facturation.
Par exemple, une telle minutie sera indispensable lorsque plusieurs conventions collectives s’appliquent au sein d’une même entreprise. Si l’activité principale (code APE de l’entreprise) détermine la convention collective applicable, les tribunaux acceptent plusieurs conventions collectives dès lors que les activités sont différentes, indépendantes les unes des autres, s’exercent dans des locaux différents, avec des organes de direction et de représentation distincts.
L’œil de PIXID
PIXID propose la pré-facturation dans sa plateforme digitale de gestion de l’intérim. L’objectif est de diminuer les erreurs de facturation intérim et donc d’économiser du temps et de l’argent. C’est un des atouts majeurs de notre solution.
