Comment bien gérer un volume d’intérimaires important ?

Qu’est-ce qu’un grand volume en intérim ?

À partir de quel nombre peut-on considérer qu’une entreprise présente des besoins intérimaires importants ? La question n’est pas si simple en raison des spécificités de l’intérim. En effet, un grand volume peut cacher diverses réalités : 

• Un grand nombre de missions d’intérim sur des postes différents. C’est la situation typique d’un accroissement soudain d’activité de l’entreprise.
• Un nombre important d’intérimaires sur une période limitée. Tel est le cas des entreprises soumises à des effets de saisonnalité.
• Des missions très courtes et nombreuses.

Pour l’entreprise, gérer un grand volume d’intérim implique :

• Une multiplication des contrats courts et de la gestion administrative.
• Une multiplication des interlocuteurs, en particulier si vous sollicitez plusieurs entreprises de travail temporaire (ETT).
• Une plus grande difficulté à trouver les bons profils : le temps consacré à l’étude de chaque intérimaire diminue proportionnellement au nombre de missions à couvrir.
• Une augmentation du travail administratif : chaque sollicitation de fournisseur implique un contrat, des documents, une gestion.

Les difficultés pour bien gérer des volumes d’intérimaires importants dépendent de la typologie des recours à l’intérim et des secteurs d’activité. Mais elles sont également très liées à l’organisation interne de l’entreprise, à son degré de digitalisation, à sa maîtrise des process. 

Aucune entreprise ne doit minimiser les risques d’une gestion approximative de l’intérim :

• des erreurs de saisie au niveau de la facturation,
• des oublis de documents,
• des procédures réalisées en mépris des règles légales,
• des pertes d’information face à la multiplication des acteurs,
• des pertes de temps consacré à la gestion des documents.

Le manque de temps conduit à un pilotage en mode survie, jour après jour. Les RH ne sont alors plus en mesure de prendre du recul sur leurs missions pour améliorer leurs process. C’est l’escalade vers une gestion en urgence et risquée, qui peut conduire à des départs au sein même du service RH face à une pression trop importante. Pourtant, il existe des solutions pour bien gérer un volume d’intérim important, sans pression.

Comment bien gérer un besoin d’intérim important ?

En premier lieu, il convient d’outiller correctement son service RH. Oubliez le pilotage des intérimaires sur un tableur avec email et téléphone. Si cela peut encore fonctionner sur de petits volumes, c’est tout simplement impossible en phase de croissance des besoins intérimaires. Les risques d’erreurs, la perte de temps due à des doublons de saisie se multiplient plus vite que le nombre d’intérimaires. 

En outre, une telle gestion risque de ne pas satisfaire tous les besoins en recrutement : la gestion des plannings est incomplète, le nombre d’heures effectuées connaît des oublis, la gestion des rotations devient acrobatique, etc.

Ne peut-on pas trouver des solutions digitales pour accompagner la croissance des besoins et piloter au mieux les volumes ? Adoptez une gestion connectée et centralisée de l’intérim offre des avantages pour gérer un volume d’intérimaires important :

• La réactivité nécessaire pour assurer la flexibilité propre aux besoins en intérimaires.
• L’automatisation de processus chronophages avec pour corollaire, la diminution des risques d’erreur et le respect des réglementations.
• L’apport d’une vision globale et immédiate des besoins et de la maîtrise des coûts de l’intérim par période et en temps réel. Cela favorise l’anticipation et donc, participe à un meilleur pilotage de l’intérim.
• La synchronisation avec les autres outils du SI de l’entreprise. Dites adieu aux saisies multiples, aux tableaux de reporting et aux informations répétées à chaque service en interne.
• La diminution des erreurs, notamment grâce à la programmation d’alertes. Plus aucun oubli dans un dossier de recrutement, plus aucun oubli de signature d’un contrat. Les RH assurent sans stress un plus grand volume d’intérimaires, sans créer de doublon sur un même poste ou des chevauchements de date dans la gestion des plannings.