Pour les entreprises, la gestion des temps et des activités (GTA) est essentielle pour suivre les temps de travail des employés, que ce soit via une badgeuse, un planning ou l’affectation de salariés à des tâches, projets, activités ou chantiers. Ce suivi méticuleux de l’activité des salariés a un impact considérable sur l’ensemble du fonctionnement et des processus internes, car les entreprises doivent intégrer leur système de GTA à d’autres systèmes, tels que les logiciels de paie ou les systèmes de gestion des ressources humaines. Pour y parvenir, l’utilisation des API offre une communication sécurisée, rapide et évolutive, avec une documentation complète.
Un interfaçage « traditionnel » pour répondre à un besoin administratif
L’interfaçage traditionnel entre la GTA et les outils de gestion de l’intérim répondait principalement à des exigences administratives, simplifiant des processus autrefois laborieux et chronophages. Dans ce système, une des fonctions clés était l’enregistrement des intérimaires dans la GTA. Cela se faisait généralement à partir de la commande ou du contrat, où les données de l’intérimaire étaient saisies manuellement dans le système de GTA. Cette étape était cruciale pour assurer que les heures travaillées par les intérimaires étaient correctement enregistrées et suivies.
Une autre fonction importante était la transmission des relevés d’heures pour le suivi dans la gestion de l’intérim. Ces relevés, une fois collectés dans le système de GTA, étaient envoyés aux entreprises de travail temporaire (ETT) pour le traitement de la paie et la facturation. Ce processus nécessitait une grande précision pour éviter les erreurs de calcul pour établir un bulletin de paie correct pour le salarié et assurer une facturation correcte.
Le principal avantage de cette méthode traditionnelle était la réduction significative du temps consacré aux tâches administratives. En automatisant partiellement le processus d’enregistrement et de suivi, les entreprises pouvaient réduire les doubles saisies et minimiser les erreurs manuelles. Cela permettait non seulement un gain de temps considérable, mais également une plus grande fiabilité dans le suivi des heures et la gestion des contrats d’intérim.
Cependant, cette méthode présentait des limites, notamment en termes de flexibilité et d’intégration avec d’autres systèmes. Les besoins des entreprises évoluant, la nécessité d’une approche plus dynamique et intégrée se faisait sentir. Les systèmes d’interfaçage traditionnels, bien qu’efficaces pour les besoins de base, ne pouvaient pas facilement s’adapter aux changements rapides ni offrir une analyse approfondie ou une vision globale de la gestion de la main-d’œuvre.
Transformation des pratiques en gestion de l’intérim : de la tâche administrative à la stratégie agile
Aujourd’hui, les solutions ne se contentent plus de répondre à des besoins administratifs basiques ; elles offrent une flexibilité et des possibilités étendues, adaptées aux exigences du monde professionnel actuel. En effet, l’intégration de la gestion de l’intérim avec la GTA permet de remonter toute la chaîne de valeur, anticipant les besoins en main-d’œuvre et partageant des informations en temps réel entre différents systèmes et acteurs. Ce niveau d’interaction dépasse largement le cadre traditionnel, offrant une gestion plus proactive et réactive des ressources humaines.
Une caractéristique clé est la capacité à interagir en temps réel avec les différents modules du processus intérimaire. Cette interaction va au-delà de la simple récupération de données ; elle permet la création, la modification, et même la suppression de données en direct d’un système à l’autre. Cela signifie que les managers peuvent agir immédiatement sur la planification, les commandes d’intérimaires, et le suivi des candidatures, le tout intégré dans leur flux de travail quotidien. Les managers peuvent désormais créer des besoins directement depuis leur planning, envoyant automatiquement des candidatures dans la GTA. Cette intégration facilite la sélection des candidats et la création de commandes d’intérimaires, rendant le processus de recrutement plus fluide et moins sujet aux erreurs.
Au centre de cette transformation se trouve l’API des outils qui permet une synchronisation en temps réel, mettant à jour automatiquement les systèmes sans la contrainte des batchs traditionnels. Cette intégration synchrone assure que toutes les informations, qu’il s’agisse du statut des demandes, des candidatures, des ressources, des commandes ou des contrats, sont actualisées en continu, offrant une visibilité et une réactivité sans précédent.
L’œil de PIXID
l’interfaçage d’une GTA et d’un outil de gestion de l’intérim transforme la gestion de l’intérim d’une tâche principalement administrative en un élément stratégique de la gestion des ressources humaines. Dans un contexte de recrutements en urgence, de pénurie sur des métiers en tension et de guerre des talents, les entreprises doivent anticiper les besoins, automatiser le transfert d’information entre les systèmes et utiliser des solutions sans friction. De quoi s’adapter rapidement aux changements du marché et aux besoins internes grâce à un réseau de partenaires spécialisés dans la GTA capable de se connecter sur un outil comme PIXID.