Quels sont les KPIs à suivre pour une bonne gestion de l’intérim ?

Mesurer la performance et la qualité des fournisseurs

Si la relation entre une entreprise et une agence d’intérim reste techniquement une relation client-fournisseur, elle est en réalité bien plus que cela. En effet, en fournissant des travailleurs répondant aux besoins des entreprises, les agences sont indirectement parties prenantes de la réussite de leur client. Pour les services des ressources humaines qui nouent les relations avec les agences et qui gèrent l’activité intérim, mesurer la performance et la qualité des agences est indispensable.

• Qualité de la relation avec ses agences : analyse du relationnel avec les agences, de la bonne compréhension des besoins, et de la capacité d’adaptation sur des besoins urgents ou volumiques.
• Gain de temps : est-ce que l’agence est capable de faire gagner du temps à ses clients en trouvant facilement et rapidement les bons travailleurs ? Combien de temps s’écoule en moyenne entre l’expression du besoin et le premier jour de l’intérimaire en entreprise ? Le temps économisé grâce à une agence efficace peut ainsi être réinvesti dans d’autres activités stratégiques de l’entreprise.
• Maîtrise du budget : est-ce qu’il y a des mauvaises surprises ou des surfacturations ? Est-ce que les accords-cadres sont bien respectés ? Y a-t-il des écarts dans les factures ou des problèmes de surfacturation ? Une bonne maîtrise du budget est essentielle pour optimiser le retour sur investissement de l’intérim.
• Cohérence du coefficient de facturation avec le taux de placement : quel est l’équilibre entre le coefficient et la qualité du recrutement ?
• Nombre de contrats erronés par rapport à la commande initiale : est-ce que les intérimaires correspondent bien à la demande en termes de qualifications, de postes, d’attentes salariales, etc. ?
• Réactivité des agences : en combien de temps l’agence peut proposer des candidats aux entreprises selon la typologie des postes et des profils recherchés ? Quel est le temps d’envoi de la candidature à partir de l’émission d’un besoin ? Celui qui court jusqu’à la signature du contrat intérim ? Comment l’agence assure-t-elle la continuité de l’activité du client en cas d’absentéisme de l’intérimaire ?
• Fluidité des échanges administratifs : est-ce que l’intérimaire a besoin de se déplacer pour signer son contrat ou est-ce que tout peut se faire en ligne ? Quels sont les outils et processus pour échanger et sécuriser les documents administratifs ? C’est un point à ne pas négliger, car il contribue à la satisfaction des entreprises clientes et à  la fidélisation des intérimaires pour réduire le turnover.

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Les KPIs pour mesurer les processus internes

Pour beaucoup d’entreprises, le recrutement d’intérimaires est souvent volumique. Les besoins sont importants, les travailleurs vont et viennent selon les besoins et les sites géographiques, et il peut être difficile d’avoir une vision claire pour les ressources humaines. Il est crucial de travailler avec des agences qui disposent des bons outils digitaux pour faciliter ce travail. L’ATS est un parfait exemple. 

Côté agences d’intérim, il favorise l’évolution des processus de recrutement grâce notamment à sa mobilité et son accessibilité. Les recruteurs gagnent ainsi un temps précieux sur les tâches administratives. Côté entreprises utilisatrices, il permet aussi à l’employeur d’organiser le sourcing de travail temporaire et de suivre l’avancement des recrutements, connaître le statut des candidatures et être informé en temps réel des nouvelles propositions. Les équipes RH peuvent ainsi suivre de près le parcours de chaque candidat. 

Pour bénéficier pleinement de ses avantages, il faudra choisir un ATS adapté à ses besoins. Plusieurs critères sont à prendre en compte comme les coûts du logiciel de recrutement, ses fonctionnalités ou encore sa capacité à s’interfacer avec d’autres logiciels tels qu’un logiciel de gestion du personnel pour un workforce management efficace. Cette interconnexion va non seulement permettre d’améliorer les processus RH en facilitant les prises de décisions, mais également la productivité et les performances de l’entreprise. Voici donc les principaux KPI à suivre :

• Volume et respect du processus pour garantir l’efficacité de la gestion de l’intérim (de la demande initiale à la signature du contrat et aux premiers jours en entreprise).
• Conformité technique et juridique : pour s’assurer que le Code du travail soit bien respecté en matière de motif de recours à l’intérim, de rémunération et de renouvellement.
• Respect des étapes préalables : il faut limiter les risques d’erreur avec des contrats sans commandes formalisées ou des sites qui ne sont pas censés faire appel à de l’intérim.
• Nombre de contrats et volume de personnes en équivalents temps plein selon les postes ou les sites géographiques.
• Volume de dépenses par établissements ou départements/services pour faciliter une gestion centralisée de l’intérim.
• Contrôle de la sollicitation des fournisseurs : pouvoir identifier les éventuelles sollicitations d’entreprises de travail temporaire non référencées avec lesquelles des contrats cadres n’ont pas été passés.