Piloter sa gestion du travail temporaire nécessite une solide organisation. Expression des besoins, contrôle des factures, gestion des contrats… il existe de nombreuses étapes qui nécessitent la mobilisation de collaborateurs spécialisés. Transversale par nature, la gestion de l’intérim fait appel à des métiers variés au sein de l’entreprise.
Ressources humaines, direction administrative et financière, direction métier, service juridique… chaque acteur en lien direct ou indirect avec la gestion du travail temporaire utilise souvent ses propres outils. Cela signifie des processus internes potentiellement dispersés, avec des informations saisies à plusieurs reprises, des risques d’erreurs ou d’oubli et une perte de temps et d’énergie.
Le logiciel d’intérim doit être vu comme une nouvelle brique dans le système d’information global de l’entreprise. Techniquement, il s’agit d’un « projet dans un projet » pour en garantir une bonne intégration. C’est pourquoi il est important d’y réfléchir en amont et d’impliquer la DSI pour orchestrer l’ensemble en trois étapes clés.
Première étape : définition du processus et des points de contact
L’intérim génère beaucoup de documents, d’échanges de données et de récurrence. Pour y voir plus clair, il est important de cartographier les besoins RH en cours :
- Comment fonctionne une requête pour solliciter une agence de travail temporaire ?
- Quels sont les moyens mis en place pour exprimer ce besoin de ressources ?
- Quel outil est utilisé ?
- Comment l’information circule entre les différents services ?
Ce travail d’enquête préalable permet de déterminer à quels moments, dans le processus global, une action est attendue dans le système d’information (SI) et d’envisager ensuite son automatisation. En effet, s’il est possible de tout intégrer depuis son SI, de l’expression du besoin à la facture, mais aussi de personnaliser le niveau d’action et d’intervention, il faut considérer et prioriser les actions qui auront le plus grand retour sur investissement au regard de l’effort d’intégration à fournir.
Pour y parvenir, n’hésitez pas à plonger en détail dans la mécanique interne, notamment en matière de prise de décision pour définir les points de contact : quelle personne dans quel service est en lien avec la gestion de l’intérim ? Pour faire quoi ? Avec quel outil et quels sont les résultats attendus ? Quel est le volume de documents échangés ?
Ce travail préparatoire est indispensable pour construire les fondations de la brique technologique consacrée à la gestion de l’intérim.
Deuxième étape : mise en place du logiciel
S’il n’existe pas d’outils fonctionnels, cela peut être l’occasion d’aplanir et de remettre en cause certaines pratiques. Il y a sans doute des tâches à automatiser ou des processus internes à simplifier. Intégrer la gestion de l’intérim dans un outil technologique offre une perspective nouvelle. Un regard neuf qui vise à passer en revue tous les processus internes en relation avec la DSI pour construire un outil stable, solide et durable.
L’une des clés de la réussite repose sur la définition des interfaces de saisie et de consultation par les différents acteurs en présence :
- Les ressources humaines vont intégrer les informations dans le SIRH.
- Les managers métiers s’occupent de la gestion du temps et des activités.
- Les comptables coordonnent le système de paie et les données de facturation via une authentification unique (SSO avec les identifiants utilisateurs de Windows par exemple).
Selon les solutions techniques actuellement en place, ce travail permet aussi de comprendre comment cette future brique technologique pourrait s’intégrer ou interagir avec les outils existants. Pour y parvenir, il faut repartir des besoins de bases : avez-vous besoin de travailler en temps réel ou de manière asynchrone ? Quel est le nombre d’utilisateurs du système ? Quelles sont les évolutions du périmètre du logiciel à court ou moyen terme ? Quelles sont les fonctionnalités clés dont vous avez besoin (création d’un badge pour les intérimaires, d’une facture à une échéance comptable, etc.) ?
Des technologies comme les API, le XML ou le CSV peuvent être utilisées pour faire passer les données pertinentes entre les différents systèmes et plateformes.
Troisième étape : maîtriser les connexions et le traitement des données
Un logiciel ou une solution de gestion de l’intérim manipule de nombreuses données. Il est donc crucial de savoir comment les traiter, les protéger et les analyser le cas échéant. Parce que votre responsabilité est engagée, vous devez vous assurer de disposer d’une solution conforme aux règles du RGPD (règlement général sur la protection des données) en matière de conservation, de traitement et d’archivage.
Pour aller plus loin, il existe également d’autres standards de qualité/sécurité. C’est le cas de la norme ISO 27001 (norme internationale concernant le management de la sécurité des systèmes d’information) qui garantit que le prestataire choisi dispose des garanties quant au traitement des données (intégrité, confidentialité, disponibilité) qui vont transiter par ce système.
Enfin, gardez bien en tête que la meilleure garantie de succès repose sur une collaboration efficace avec votre DSI. Pour y contribuer, la cartographie des contacts, des interactions et des flux de données permet d’y voir plus clair et de poser les choses. Enfin, ne négligez pas la rédaction d’un cahier des charges. Si l’exercice est un peu formel, c’est le meilleur moyen de faire le tour de la question et de ne rien oublier.
L’œil de PIXID
Avant de se lancer dans le choix d’une solution, il est important d’associer la DSI si des intégrations sont envisagées pour tirer pleinement profit de ce nouveau logiciel. La dimension technique doit faire partie intégrante du cahier des charges pour ne pas être déçu a posteriori ou ne pas être en capacité d’en tirer tous les bénéfices attendus. N’oubliez pas, non plus, de vérifier l’expérience de l’éditeur ou du prestataire qui vous accompagnera dans la mise en place de la solution : de son expertise dépend aussi la réussite du projet.