Établissements sociaux et médico-sociaux : comment digitaliser votre organisation pour moderniser votre gestion administrative du personnel
Tout comme les grandes entreprises et les PME, Les établissements sociaux et médico-sociaux (ESMS) font également face à des défis majeurs en matière de recrutement, avec une population vieillissante et des conditions de travail difficiles pour les professionnels du secteur. Les EHPAD sont particulièrement touchés, avec 63 % d’entre eux ayant au moins un poste non pourvu depuis six mois ou plus et un taux d’absentéisme de 10 % . Gérer le recrutement et fidéliser le personnel dans les ESMS est donc stratégique, et moderniser les établissements repose sur une transformation humaine, organisationnelle et numérique. C’est une nécessité qui permet de faire mieux avec moins, et d’affecter vos équipes là où leur temps compte vraiment : avec les résidents, les patients et leur famille.
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Miser sur un recrutement multicanal
Au sein des ESMS, la gestion du temps et des ressources, en matière de recrutement, est cruciale pour les équipes de direction, notamment pour le gestionnaire administratif et le directeur administratif. Il est donc essentiel d’optimiser les processus de recrutement en constituant un vivier de talents préqualifiés pour les besoins urgents, les absences prévues ou l’augmentation d’activité. Cela permet de trouver plus rapidement des profils indispensables, tels que les aides-soignants, infirmiers et autres personnels de santé ou de maintenance. Les évolutions récentes dans les technologies de recrutement numérique offrent de nouvelles opportunités pour ces institutions, permettant une meilleure réactivité et adaptabilité aux besoins changeants.
Les établissements doivent disposer de modèles de dotation en personnel flexibles en raison de l’exigence d’un fonctionnement 24/7 et de la nature variable de la demande. La solution réside dans la capacité de solliciter tous les canaux de recrutement en un seul clic, grâce au concept baptisé Total Talent Acquisition, qui combine les outils digitaux pour recruter sur tous les profils et les statuts en même temps. En construisant un vivier de talents dans une plateforme de gestion du personnel, vous pourrez solliciter des personnes déjà qualifiées pour des contrats courts, longs, en intérim ou en indépendant. Un recrutement multicanal vous propose :
- Un vivier de candidats toujours à jour pour éviter de partir de zéro à chaque recrutement.
- Des possibilités de recrutement plus larges avec un système permettant le partage des profils entre les viviers de talents permanents et temporaires. Il ne faut pas oublier que le secteur médical compte parmi ceux qui ont le plus recours au travail temporaire. Digitaliser la gestion de l’intérim, grâce à une plateforme dédiée, va donc simplifier la gestion administrative liée à ces ressources temporaires
- Des économies d’échelle avec une réduction de l’effectif nécessaire pour recruter, et la centralisation de la gestion administrative et des communications
Dans les organismes tels que les ESMS, optimiser la gestion des ressources humaines et le processus de recrutement est essentiel pour améliorer la productivité et la qualité de vie au travail. D’où l’importance d’adopter un portail RH.
Notre solution recrutement :
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Simplifier vos tâches administratives au quotidien
Environ 70 types de documents sont échangés entre un employé et son employeur durant leur collaboration. Pour alléger cette charge, il est essentiel de centraliser les échanges de documents, les signer à distance et suivre la complétion du dossier, sécurisant ainsi la contractualisation et fidélisant les professionnels en poste. Une gestion administrative efficace des contrats de travail, avenants, mutuelles, règlement intérieur, questionnaires d’informations personnelles, RIB, formulaires pour vacances ou heures supplémentaires et bien d’autres est indispensable. Il existe beaucoup de documents qui doivent être gérés au sein d’un portail salarié pour faciliter et optimiser le processus de recrutement.
D’un côté, les RH et dirigeants collectent les dossiers et intègrent les employés plus rapidement. D’ailleurs, il est possible de connecter un logiciel de paie au portail salarié. Ainsi, les informations concernant les nouvelles ressources qui y sont enregistrées seront intégrées automatiquement aux documents liés au traitement de la paie. Cela va améliorer grandement la productivité du service des ressources humaines.
D’un autre côté, les collaborateurs peuvent gérer l’administratif à distance, n’ont pas besoin de se déplacer pour signer des documents, et profitent d’une expérience candidat à forte valeur ajoutée. Un espace en ligne facilite les échanges et les ESMS éliminent les barrières pour trouver et gérer les bons profils grâce à :
- La signature des contrats en ligne pour gagner du temps une fois le bon profil choisi et ainsi sécuriser le candidat.
- La digitalisation des contrats de travail pour plus de rapidité, de simplicité.
- Un stockage en ligne pour une sécurité au quotidien des données personnelles et pour se mettre en conformité avec les dernières réglementations en matière de conservation des documents.
- Un gain de temps et l’assurance de combler rapidement des postes critiques pour le fonctionnement des ESMS.
Moderniser votre fonction support
La digitalisation du recrutement en tant que fonction support permet de gagner du temps, libérant ainsi les personnes impliquées, comme le gestionnaire administratif, pour se consacrer à des tâches ayant une valeur ajoutée plus importante dans différents domaines. Au cœur de cette digitalisation se trouve l’utilisation d’un ATS. Il s’agit d’un outil efficace qui vient fluidifier l’ensemble du processus de recrutement, de la diffusion des offres à l’intégration des nouvelles ressources. Cette modernisation du service des ressources humaines contribue également à un projet de transformation incluant :
- L’élimination des silos internes dans le processus de recrutement, où plusieurs services collaborent pour gérer cette responsabilité.
- L’automatisation de certaines tâches grâce à des modèles standardisés, tels que les contrats, les correspondances officielles, et les communications et notifications entre un candidat et un établissement.
- La diminution des coûts associés au courrier postal (gestion des courriers, fournitures de bureau, affranchissement) et à l’archivage des documents (en matière d’espace, de personnel, de conformité et de gestion des risques) permettant de respecter les législations en vigueur en matière de conservation des documents relatifs aux salaires, aux conditions de travail et aux parcours professionnels des employés.
- Une meilleure cohérence pour les établissements multi-sites, qui peuvent ainsi améliorer leur coordination (prêts inter-sites, partage de viviers de talents, rationalisation de certaines fonctions support, etc.).
L’œil de PIXID
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