MSP et externalisation RH : que faut-il choisir ?

Premier cas de figure : choisir un outil et un prestataire

Ici, l’entreprise peut choisir le prestataire RH avec lequel elle souhaite travailler, mais aussi imposer un outil qui correspond à ses besoins. Il peut sembler étrange de vouloir imposer un outil à un prestataire, mais en réalité, c’est un choix qui se peut se justifier pour les raisons suivantes :

• Une plus grande maîtrise des données, des processus et du mode de fonctionnement.
• Une garantie de conformité et de transparence en matière de gestion des données.
• Une totale indépendance dans les choix techniques et organisationnels.
• L’entreprise reste maître de son destin et peut se passer du prestataire ou de l’outil sans remettre en cause l’ensemble du processus. À noter qu’il est toujours plus simple de changer de prestataire que de changer d’outil !
• Les risques sont limités, en cas de conflit avec le MSP car le client a toujours accès à ses données, ses processus et l’historique des interactions.
• Possibilité de ré-internaliser tout ou partie de la fonction RH, du processus en question ou de la gestion administrative sans perdre les données associées.

Cette stratégie est efficace, mais elle apparaît souvent comme étant souvent plus onéreuse. En effet, l’entreprise doit passer du temps pour chercher, auditer et trouver le bon MSP et le bon outil. C’est une tâche qui peut prendre plusieurs semaines et qui mobilise des experts dans différents secteurs, des questions techniques (la DSI) aux sujets RH (la DRH), en passant par des sujets autour de la conformité des données (DSI et/ou DPO), du risk management et des finances. En revanche, il faut noter que l’utilisation de l’outil doit permettre une baisse de tarification du MSP, en raison notamment de l’allégement de ses charges administratives. Si vous faites tout le travail pour choisir le bon outil, c’est logiquement une mission que le Managed Service Provider n’aura pas à faire.

Second cas de figure : choisir un prestataire et le laisser gérer l’outil

Ici, l’utilisation de l’outil repose uniquement sur le choix technique et stratégique du MSP. Chez certains acteurs, il n’y a pas forcément d’outils et cette logistique est gérée par des solutions maison en interne. Se concentrer uniquement sur le choix du prestataire permet un gain de temps dans la démarche d’externalisation. Moins d’équipes sont mobilisées pour ce travail et il est plus facile d’externaliser les missions RH. Le coût est également moins important, car l’outil est à la charge du MSP. L’entreprise ne gère pas les licences, les mises à jour, le provisionnement et déprovisionnement des utilisateurs, etc. Enfin, le MSP choisi sera en mesure de travailler plus rapidement, car il connaît déjà l’outil. La courbe d’apprentissage est très réduite, et il a déjà ses formations et processus en place pour gérer l’utilisation de sa plateforme.

Du côté des inconvénients, on retrouve toutefois :

• Un manque de fonctionnalités de l’outil en comparaison avec les outils spécialisés, parfois mieux adaptés aux besoins de l’entreprise.
• Un outil le plus souvent généraliste et peu adapté aux environnements locaux (il faut s’adapter aux spécificités du marché français par exemple).
• Une forte dépendance de l’entreprise au MSP : en cas de problèmes, de changements ou de conflits, il peut être difficile d’accéder aux données.
• Sans maîtrise de l’outil, les possibilités de ré internationalisation sont limitées. C’est toujours possible, mais cela imposera beaucoup de temps et de budget. Et si c’est un outil développé en interne, sans solution commerciale, c’est tout simplement mission impossible.
• Des processus sur lesquels l’entreprise n’a pas la main, et qui peuvent ne pas être digitalisés, ou mal digitalisés.