Le travail temporaire est un secteur d’activité qui base une grande partie de son succès sur la qualité de l’échange entre les fournisseurs de travail temporaire et leurs entreprises clientes issues de tous secteurs (industries, btp, etc.). Dans ce contexte, la mise en place d’un portail clients est devenue une pratique de plus en plus répandue pour les agences d’intérim. Ce portail permet de faciliter les échanges entre agences et entreprises pour offrir une expérience client optimale. Il est également le meilleur moyen pour les agences d’optimiser les process sans subir les mécanismes administratifs ou commerciaux qui diminuent la performance opérationnelle d’une enseigne.
Pour réussir, un portail clients intérim doit répondre à certains grands enjeux en se basant sur des caractéristiques clés.
Pour réussir, un portail clients intérim doit répondre à certains grands enjeux en se basant sur des caractéristiques clés.
Les enjeux d’un portail clients intérim
Gestion de la relation client
L’un des principaux enjeux des portails clients pour les agences d’intérim est la gestion de la relation client et la simplification des échanges au quotidien. Ils permettent d’éviter tout accident de communication tel que les malentendus ou les retards dans la transmission d’informations critiques.
Ainsi, sur le portail, les clients :
• envoient leurs besoins d’intérimaires à leurs agences,
• réceptionnent les candidatures,
• passent leur commande
• signent les contrats de mise à disposition.
Ils peuvent également remplir des relevés d’heures et recevoir leur facture. De même, les clients ont la possibilité de suivre en temps réel depuis le portail l’avancement des recrutements et valider l’aptitude du candidat sélectionné.
Souvent complexes et chronophages, les aspects administratifs du recours à l’emploi à durée déterminée sont mieux cadrés et n’interfèrent plus dans les autres échanges avec le client (négociation, etc.).
Simplification et uniformisation des process
L’aptitude des portails clients à simplifier les processus est un autre élément important pour les entreprises de travail temporaire. Grâce à sa mise en place, certaines tâches peuvent être automatisées, comme la gestion des visites médicales, la réception des commandes ou la facturation. Il faut savoir que cette dernière est un processus complexe qui nécessite une attention particulière. Pour ce faire, l’agence doit prendre en compte plusieurs éléments. Il y a notamment la rémunération de l’intérimaire qui doit être conforme à celle des salariés en CDD et CDI de l’entreprise utilisatrice. Puis, les coefficients de facturation qui sont soumis à de nombreuses variables telles que le profil du candidat, sa mission, etc.. Ainsi, cette automatisation contribue à la prévention des erreurs de facturation qui peuvent entraîner des litiges avec l’entreprise cliente. Elle lui permettra également de gagner en efficacité et de réduire les coûts opérationnels.
De plus, le déploiement d’un portail auprès de l’ensemble des clients d’une enseigne permet de poser un cadre sur les différentes étapes du recours au travail temporaire . Cela fait gagner un temps précieux aux agences qui n’ont plus à s’adapter aux habitudes de travail, plus ou moins structurées, de chaque entreprise.
Mise en avant de sa marque
Les entreprises de travail temporaire engagent des moyens importants pour se faire connaître. Un portail client personnalisé donne l’occasion d’imprimer son image de marque tout au long de process d’échanges avec les entreprises. Du premier clic jusqu’à la réception de la facture sur cet espace qui lui est dédié, le client doit avoir une impression de fluidité et d’unicité, qualités qui seront, par association, attribuées à l’entreprise de travail temporaire .
Intégration dans l’écosystème
L’interopérabilité des outils digitaux est également un enjeu fort. Le portail clients intérim doit être une brique “front office” (c’est à dire visible par les clients) intégrée le plus simplement possible au sein d’un écosystème complet au cœur des entreprises de travail temporaire.
Par exemple, dans un système parfaitement optimisé, une nouvelle demande exprimée par un client sur son portail déclenche automatiquement une recherche de profils au sein de la solution de recrutement de l’entreprise de travail temporaire, via la sollicitation d’un vivier de candidats et/ou la diffusion d’une offre d’emploi. Lorsqu’un candidat, disposant de l’aptitude recherchée, est sélectionné par l’entreprise utilisatrice pour une missionun CDD, son dossier est automatiquement mis à jour sur le portail RH. Le suivi administratif et la gestion de sa mission, notamment les différentes organisations telles que les visites médicales d’embauche et le suivi des attestations de travail seront facilités.
Cette intégration concerne les aspects techniques mais aussi l’aspect visuel ou l’expérience utilisateur (UX). La continuité est un impératif entre le portail intérim et les autres environnements. Par exemple, proposer une authentification unique ou SSO (single sign on) offre cette impression de continuité et de fluidité entre des systèmes d’informations pourtant étrangers.
Les points forts d’un portail clients intérim
Innovation
Dans un environnement concurrentiel compétitif, un portail clients intérim digital constitue un point fort de différenciation pour les agences d’intérim auprès de leurs clients, en apportant une véritable révolution.
La différenciation passe notamment par la qualité de l’échange avec le client. Une telle plateforme capable d’accélérer et de fiabiliser ce dernier est un atout indispensable. En écho aux enjeux de marque des agences, l’ajout de la personnalisation du portail leur permettra de s’associer à cette image de modernité.
Accessibilité et ergonomie
Le premier point clé d’un portail clients intérim réussi est l’accessibilité. Utiliser cette nouvelle solution ne doit pas être une contrainte pour les clients ! Il est important que cet outil soit intuitif, c’est à dire facile d’accès pour les utilisateurs, quel que soit leur niveau de compétences informatiques. Le portail doit également être disponible 24/7 et être accessible depuis n’importe quel appareil (ordinateur, tablette, smartphone).
Efficacité et fiabilité
Le recours au travail temporaire sous-entend de pallier un manque dans l’entreprise. Dans la plupart des cas, le poste est à pourvoir rapidement pour ne pas mettre en péril la continuité de la production. Les outils digitaux assurent une rapidité d’exécution, tout en respectant la réglementation, d’autant que le travail temporaire est historiquement très protecteur pour les intérimaires. En outre, les règles de délai de recours et de rémunération sont souvent modifiées. En un clin d’œil, les motifs de recours, les délais de carence, les modalités de souplesse du contrat de travail temporaire sont vérifiées. Au moindre problème de cohérence, une alerte intervient sur le portail. Ce qui assure une prévention efficace des erreurs et des litiges.
Les services RH sont rassurés et peuvent remplir leurs missions rapidement et sans risque juridique.
Sécurité
Les enjeux de cybercriminalité et de sécurité IT deviennent prégnants dans toutes les entreprises. Il ne se passe pas un jour sans une nouvelle cyberattaque sur le secteur public ou privé. En 2022, une entreprise française sur 4 a subi une attaque d’après le baromètre du Cesin et le monde de l’emploi flexible n’échappe pas à ce phénomène.
Les entreprises de travail temporaire doivent donc être en mesure de fournir un système de gestion de l’emploi temporaireparfaitement sûr afin que celui-ci ne devienne pas une faille dans le système informatique global de l’entreprise cliente. Les conséquences d’un accident de sécurité informatique peuvent être désastreuses, tant en termes d’image de marque que de coûts financiers.
L’œil de PIXID
PIXID offre une plateforme clients mono ou multi-fournisseurs qui peut se déployer en marque blanche permettant aux entreprises de travail temporaire de la personnaliser à leurs couleurs. La plateforme est ouverte et s’intègre aux autres outils et process des agences intérim notamment vis-à-vis des intérimaires.
PIXID propose ainsi un univers de travail cohérent et fluide pour tous les acteurs de l’intérim : les clients, les fournisseurs et les intérimaires.