L’évolution des technologies a profondément transformé le monde du recrutement. 75 % des entreprises utilisent aujourd’hui un logiciel de recrutement ou de suivi des candidatures. Parmi eux, 94 % affirment qu’il a amélioré leur processus en matière de recrutement. Ces chiffres clés rappellent à quel point les ATS (pour Applicant Tracking System ou « système de suivi des candidatures » en français) ont changé la donne dans un secteur qui se transforme en raison du digital et des changements liés aux attentes, aux comportements et aux expériences des candidats.
Implémenter un tel logiciel n’est donc pas seulement une bonne idée. C’est surtout une décision stratégique capable de faire la différence pour travailler mieux et plus efficacement. Voici ce qu’il faut savoir sur sa mise en place en 6 étapes.
Étape nº1 : identifier les processus internes et les acteurs clés
Un ATS vient digitaliser vos processus de recrutement. Aujourd’hui, vous vivez peut-être une de ces deux situations :
- des processus fonctionnels, mais déconnectés ou non synchronisés : par exemple, des CV reçus à la fois par email et via un job board qui sont stockés dans différents répertoires partagés, une communication interne qui passe par messagerie interne ou e-mail, etc. Chaque étape a du sens, mais l’utilisation de multiples outils inadaptés non faits pour ce travail est une perte de temps.
- des processus dysfonctionnels : par exemple des pertes d’informations, des personnes qui n’ont pas les bonnes données, l’impossibilité de faire les suivis en temps et en heure, des multiples révisions et aller-retour entre les différentes acteurs impliqués dans le recrutement, etc.
C’est pourquoi il est important de clarifier vos processus internes pour gagner en efficacité : qui doit faire quoi, à quel moment, et avec qui ? Quels sont les processus, tâches et actions qui doivent être améliorés ? Le déploiement d’un logiciel qui gère les recrutements est sûrement le bon moment pour revoir vos habitudes et optimiser ce qui peut l’être.
Cette introspection est aussi cruciale pour choisir un ATS adapté à vos besoins spécifiques et à votre budget. En effet, le prix d’un logiciel de recrutement varie en fonction de plusieurs facteurs, notamment le nombre d’utilisateurs (recruteurs, managers, ressources humaines…) et le volume de candidatures à gérer. Il y a aussi les fonctionnalités proposées : création de vivier de candidats pour faciliter les recherches futures, automatisation des tâches, suivi de chaque candidat, etc. L’idéal est de faire une comparaison des différents logiciels proposés sur le marché.
Étape nº2 : définir et comprendre les interactions dans l’infrastructure informatique
Cet outil ne peut pas vivre comme un outil satellite déconnecté. Il doit nécessairement s’intégrer dans votre architecture technique. Il est donc important de savoir comment fonctionne votre site carrière ? Votre portail salarié ? Quels sont les liens avec les outils et services externes (job board, VMS, multidiffusion, entretien vidéo en différé, CMS, etc.) ? La question de l’implication de votre DSI est aussi clé, car elle devra jouer un rôle dans les phases de déploiement et de transfert de données.
L’implémentation d’un logiciel de recrutement est un investissement à long terme et dont l’objectif est d’améliorer l’efficacité de vos équipes en matière de recrutement, mais aussi de gestion du personnel. Sa capacité à pouvoir s’interfacer avec d’autres outils RH est donc à prendre en compte lors de l’achat de votre logiciel. Un ATS efficace doit pouvoir s’intégrer dans un écosystème numérique. Par exemple, connecté à votre SIRH, il facilite le quotidien de vos équipes des ressources humaines. C’est notamment le cas lors de campagnes de recrutement de masse où le volume de documents RH à gérer est considérablement augmenté. La création des contrats de travail ou encore des fiches de paie se fait automatiquement grâce aux informations transmises par le logiciel.
Cette automatisation des tâches administratives améliore non seulement les performances des RH, mais réduit également les coûts opérationnels. Ces bénéfices sont surtout ressentis par les spécialistes du recrutement comme les agences d’intérim et dont la gestion des candidatures est leur principale mission. Ces dernières sont, parfoispour la plupart, équipées de logiciel de gestion de l’intérim avec un système de suivi des candidats déjà intégré. Côté candidat, vous leur offrez une expérience positive avec un suivi personnalisé de leur candidature et des réponses rapides. Et cette expérience contribue à renforcer votre marque employeur.
Étape nº3 : importer vos données candidats
Une fois le système en place, il faut le nourrir avec vos données. C’est une étape qui peut d’ailleurs être une bonne occasion pour les nettoyer et les mettre à jour, voire pour vérifier la sécurité de vos données et votre conformité au RGPD. Pour commencer, il est souvent recommandé de procéder avec une version de test. Cela peut être un échantillon de données sur quelques postes ou sur un service afin de vérifier que tout se déroule comme prévu avant de transférer vos données en intégralité.
Étape nº4 : former les utilisateurs
Tout le monde n’utilise pas ce logiciel de la même façon. Selon les services, les profils ou les fonctions, il est important de pouvoir personnaliser la formation. Ainsi, le recruteur aura souvent accès à la plupart des fonctionnalités quand le manager de proximité sera concerné par la validation des profils sélectionnés et par l’organisation des entretiens. En général, les systèmes de suivi des candidats en mode SaaS sont faciles à prendre en main, car les éditeurs investissent beaucoup de temps et d’argent dans la recherche d’une ergonomie optimale. Par conséquent, la courbe d’apprentissage des utilisateurs est assez réduite.
Étape nº5 : lancement d’une phase pilote
Le but est de procéder au déploiement de l’outil avec un périmètre limité afin de vous familiariser avec l’outil. Vous pouvez ainsi analyser et suivre avec rigueur vos KPI. Plus vous serez à l’aise avec celui-ci, plus vous pourrez étendre le périmètre de la phase pilote et intégrer de nouveaux utilisateurs. Un suivi régulier de la phase pilote permet d’ajuster l’outil en cas de besoin pour répondre totalement aux différents cas d’usages rencontrés.
Étape nº6 : bilan de la phase pilote et lancement officiel
Après plusieurs semaines ou mois d’utilisation, c’est le moment de faire un bilan : est-ce que tout se passe comme prévu ? Quels sont les avantages et inconvénients de l’implémentation du logiciel ? Avez-vous rencontré des problèmes techniques ? Est-ce que vos nouveaux processus se sont fluidifiés ?
Si tous les feux sont au vert, c’est le temps de passer à un déploiement officiel à travers votre organisation.
L’œil de PIXID
de par notre expérience en déploiement de solutions digitales, nous conseillons de ne pas sous-estimer deux sujets : la formation des utilisateurs (1€ dépensé dans l’outil = 1€ de formation en interne pour accompagner les salariés face au changement) et l’interopérabilité avec vos outils pour décupler votre productivité.