mot clé : VMS
référent : Christophe
Le VMS (Vendor management system) fait partie des acronymes anglophones qui s’infiltrent dans le quotidien des grandes entreprises, les grandes entreprises tout comme y compris les PME. Les organisations s’équipent d’outils digitaux notamment pour piloter la gestion de toutes leurs ressources externes, de plus en plus sollicitées, que ce soit par le travail temporaire ou le recours aux freelances. Qu’est-ce que c’est exactement ? Pourquoi s’équiper ? Nous vous proposons un tour d’horizon de cet outil dédié en France.
Qu’est-ce qu’un Vendor management system ?
Il s’agit en fait d’une solution digitale d’achat spécialisée dans les ressources externes et les prestations externalisées. Il est proposé en SaaS (Software-as-a-service) le plus souvent. Hébergées dans le Cloud, les solutions sont accessibles depuis n’importe quel endroit tout en étant parfaitement sécurisées.
Les entreprises l’utilisent donc pour gérer des besoins de main d’œuvre, de missions intérimaires ou de prestations intellectuelles externalisées telles que les freelances, les cabinets de conseil ou les ESN (entreprises de services du numérique). Il n’est pas toujours simple d’optimiser la relation prescripteur / acheteur / fournisseur. Le logiciel facilite alors le recours à tout type de prestataire extérieur. Plus l’entreprise a besoin d’agilité et de flexibilité, plus elle doit se doter des meilleurs outils pour être efficace sur tous les fronts.
Attention toutefois, à ne pas confondre les acronymes ! Cet outil n’est pas :
• Un ERP (Enterprise resource planning) ou solution de gestion des approvisionnements et des achats. En revanche, les ERP, les outils d’e-procurement ou de procure to pay peuvent s’adosser à un système de gestion des fournisseurs additionnel pour enrichir leur suite et offrir une couverture complète.
• Un MSP (Managed service provider) aussi décliné en Neutral vendor selon les réglementations, qui est un service externalisé à un prestataire qui assure le lien entre l’entreprise et les agences de travail temporaire ou sous-traitants.
En outre, derrière l’acronyme VMS se cache une multitude d’offres diversifiées, plus ou moins complexes, répondant aux spécificités des différentes industries et tailles d’entreprises. Ainsi, les solutions vont de la simple plateforme de dématérialisation à des solutions complètes. Alors, comment le choisir et surtout, avez-vous besoin de vous équiper ?
Pourquoi s’équiper d’un VMS ?
Les principales fonctionnalités qu’il offre sont :
• centralisation, encadrement, pilotage et évaluation de la gestion des fournisseurs ;
• sécurisation des aspects juridiques, quel que soit le type de prestataire (personnel intérimaire , freelance, etc.) ;
• optimisation de la collaboration interne entre la direction achat, la direction des Ressources Humaines (DRH), la DAF et les opérationnels.
Plus particulièrement, sur le secteur de l’intérim, un Vendor Management System est le logiciel de gestion de l’intérim par excellence que les agences devraient mettre en place pour gagner en efficacité et en productivité. Étant au cœur de l’évolution de ce secteur, il apporte plusieurs bénéfices :
• Un gain de temps sur la gestion administrative chronophage spécifique au travail temporaire. L’automatisation et la dématérialisation des process, avec la digitalisation de l’intérim, permettent d’éviter des tâches sans grande valeur ajoutée.
• Une réduction des coûts, notamment par la mise à jour des tarifs des différents fournisseurs en temps réel. Cela facilite aussi la comparaison des prix entre les recours à différents modes de travail.
• La suppression des risques d’erreur, notamment des erreurs de saisie ou de traitement de l’information.
• Une visibilité globale et détaillée de l’activité grâce au reporting en temps réel sur les dépenses et les engagements. Le pilotage de l’activité est simplifié par la mise en place des indicateurs clés de performance (KPI) pertinents. La Business Intelligence se met au service du travail temporaire .
• Un suivi rigoureux des accords-cadres signés avec les entreprises de travail temporaire.
• Une gestion fine du risque juridique : l’emploi intérimaire est particulièrement encadré en droit français. Aussi, un éditeur anglo-saxon de logiciel d’achat devra adapter sa solution aux exigences locales. Par exemple, un rappel des documents et des éléments requis facilitera l’adéquation aux normes juridiques françaises et européennes.
Et pourquoi adopter notre VMS ?
La solution Pixid couvre la relation tripartite ETT (entreprise de travail temporaire) / EU (entreprise utilisatrice) / intérimaire. Elle gère la gestion des candidats, de la sélection jusqu’à leur validation finale et leur intégration. De même, elle prend en charge le traitement des fiches de paie ainsi que , la partie contractualisation et la facturation. C’est un outil BtoB complet qui inclut la gestion des candidatures grâce à un ATS (Applicant Tracking System).
Celui-ci s’impose d’ailleurs, au-delà d’un système de gestion des relations fournisseurs , comme une suite RH complète. Il devient ainsi une solution BtoBtoC dans la mesure où les ressources sont intégrées dans les process (recrutement / portail salariés). De plus, pouvant être connectée à tous les outils et logiciels des organisations grâce aux connexions API, notre solution digitale permet d’améliorer la gestion RH. Elle réduit ainsi les tâches manuelles et augmente la productivité.
L’œil de PIXID
Le VMS est un terme encore peu utilisé en France. Depuis 16 ans, nous proposons des solutions complètes sur le marché français (sourcing, accords-cadres, suivi documentaire, risque juridique, signature électronique, contrôle des dépenses) et s’internationalise depuis quelques années (avec l’acquisition d’acteurs en Grande-Bretagne, aux Pays-Bas et en Belgique et les développements d’une solution permettant de répondre aux attentes du marché européen). Ainsi Pixid étoffe son offre pour optimiser tout le processus de la recherche d’un candidat à sa gestion dans le temps : CDD, freelance, matching, multiposting, entretien vidéo, vérification de l’identité (ID-check), interfaces SIRH-GTA-ERP (Système d’information de gestion des ressources humaines – Gestion du temps et des activités – Enterprise resource planning).
Notre président Etienne Colella a cette vision du monde du travail : “La stratégie Total Talent Acquisition, c’est de mettre au travers d’un même outil, à la fois l’emploi permanent et l’emploi flexible pour faciliter cette passerelle du flexible vers le permanent”.