Agence d’intérim, 5 manières d’automatiser les tâches au quotidien

D’un outil efficace vous vous équiperez

Investir dans un logiciel de recrutement est le premier pas vers l’automatisation. Il permet de sélectionner automatiquement les candidats dans votre base de données selon les critères que vous définissez, mais aussi de générer de nouvelles candidatures via la multidiffusion des annonces. Avec un tel outil, vous pouvez gagner du temps précieux, améliorer la communication avec les candidats et vous assurer que vous ne passez pas à côté d’un candidat potentiellement parfait.

Les contrats papier vous oublierez

L’ère du papier est révolue. Utiliser les outils numériques pour dématérialiser des contrats de mission et de mise à disposition peut simplifier grandement les processus administratifs. Vous économisez le prix du papier, de l’impression et de l’affranchissement. Mais surtout, vous gagnez un temps considérable en évitant de faire signer les contrats en personne par les intérimaires.

Ces outils numériques permettent également une traçabilité parfaite, garantissant ainsi la conformité aux processus et règles en vigueur, tout en réduisant les risques juridiques. L’agence envoie le contrat dématérialisé à l’intérimaire qui peut le lire, le signer et le sauvegarder en ligne. La transmission est immédiate et cela vous permet de sécuriser le candidat avant le démarrage de la mission. Pour les intérimaires, travailler avec des agences qui automatisent leur processus offre aussi une meilleure expérience utilisateur et un gain de temps susceptible de les fidéliser pour le futur.

L’intégration des travailleurs vous automatiserez

L’automatisation ne s’arrête pas aux candidatures et aux contrats. Le processus d’intégration, ou « onboarding », des candidats peut également être automatisé. À partir du moment où un candidat accepte une offre, les outils numériques peuvent prendre en charge l’échange des documents salariés nécessaires au commencement de la mission. Cette démarche permet d’accélérer le processus, d’éviter les erreurs humaines, de se couvrir par rapport aux risques juridiques, et d’offrir une meilleure expérience aux nouveaux embauchés.

Ainsi, pour une grande entreprise du secteur de la logistique qui embauche régulièrement des travailleurs intérimaires pour faire face à des pics d’activité saisonniers, l’intégration automatisée est un changement de paradigme. L’intérimaire peut télécharger et soumettre tous les documents nécessaires directement via l’application mobile. Cela inclut les pièces d’identité, les justificatifs de domicile, les diplômes ou certificats, etc. Tout est stocké de manière sécurisée et accessible uniquement par les personnes autorisées et concernées. On peut aussi aller plus loin avec des modules de formation en ligne pour familiariser l’intérimaire avec les procédures de sécurité, les outils de travail et les attentes de l’entreprise, par exemple.

Sur mobile, les heures vous compterez

À l’ère du numérique, l’automatisation révolutionne la manière dont les entreprises et les travailleurs gèrent leur temps de travail. La saisie des relevés d’heures, autrefois une tâche fastidieuse et sujette à erreurs, a été grandement simplifiée grâce à la technologie, et les avantages sont nombreux :

• Réduction de la consommation de papier : en optant pour des applications mobiles dédiées, les entreprises font un pas de plus vers l’écologie en minimisant l’utilisation de ressources papier. Cela s’inscrit dans une démarche de responsabilité environnementale tout en réduisant les coûts associés à l’achat et au stockage de papier.
• Facilité et précision : une application permet aux intérimaires d’enregistrer leurs heures de travail en quelques clics, où qu’ils soient, que ce soit sur leur lieu de travail, en déplacement ou à domicile. Cette flexibilité réduit les oublis et les erreurs de saisie, garantissant ainsi une précision accrue.
• Optimisation des bulletins de salaire électroniques : la transition vers le numérique facilite la création et la distribution des bulletins de salaire électroniques (BSE). Ces BSE sont plus sécurisés et accessibles pour les collaborateurs en tout temps sur un seul outil. Les agences n’ont alors plus besoin de stocker les bulletins de salaire dans leurs dossiers pendant plusieurs années.
• Contrôle en temps réel : les gestionnaires et les responsables RH peuvent consulter, vérifier et approuver les relevés d’heures en temps réel. Cela évite les erreurs de paie, souvent sources de frustrations pour les employés et de coûts supplémentaires pour les entreprises.
• Un quotidien optimisé : pour les agences, l’automatisation de la saisie des heures représente un gain de temps considérable. Finies les heures passées à trier, vérifier et saisir manuellement les fiches de temps. Tout est centralisé, organisé et facilement accessible.
• Satisfaction des clients : en offrant un meilleur contrôle et une transparence accrue sur les heures travaillées, les agences renforcent la confiance avec leurs clients. Ces derniers peuvent suivre l’évolution des projets en temps réel et s’assurer que tout est conforme aux accords établis.

Une facture plus claire vous obtiendrez

Enfin, l’utilisation d’outils d’automatisation peut aider à prévenir les erreurs de facturation. Les logiciels proposant des mécanismes de contrôle de facturation peuvent générer des pré-factures qui assurent la conformité aux coefficients définis. Cela permet de résoudre les problèmes avant qu’ils ne surviennent et d’améliorer la précision et la clarté des factures pour toutes les parties concernées.