Recrutement digital : comment gagner en efficacité dans un contexte Covid ?

Face à cette situation inédite, le recrutement s’adapte très vite et devient digital. Un sujet traité dans le cadre d’un webinar avec Mistertemp’ group, où nous avons partagé conseils et bonnes pratiques pour gagner en efficacité.

Un changement de paradigme brutal

Au cours des 15 derniers mois, la question du digital a été centrale pour les entreprises en raison du contexte lié à la pandémie de la COVID-19. Dans cette période incertaine, l’impact sur le recrutement s’est fait immédiatement ressentir :

• réduction des durées des missions intérim de 18 jours à 12 jours avant et après le premier confinement ;
• évolution très irrégulière du nombre de missions journalières ;
• croissance des agences de travail temporaire digitales qui ont augmenté leur part de marché.

La réalité est que toutes les grandes structures n’étaient pas préparées au télétravail. Face à l’urgence, le digital s’est imposé dans le travail quotidien – parfois dans la douleur et l’incertitude – et après quelques semaines d’adaptation, cette nouvelle norme s’est imposée. Pour les services de ressources humaines, le recrutement à distance est ainsi devenu une nouvelle pratique qui s’est institutionnalisée :

• généralisation du télétravail pour tous les salariés qui le pouvaient ;
• mise en place de processus d’intégration (onboarding) à distance pour les nouvelles recrues ;
• accroissement du recrutement à distance ;
• développement de la gestion administrative en mode numérique (cloud, documents collaboratifs, gestion de projets à distance, etc.).

Recruter vite, bien et à distance

Une étude réalisée par PIXID montrait que deux tiers des services RH pensent qu’il faut réduire le temps de recrutement pour gagner en efficacité. Et ce, à toutes les étapes, de la définition du besoin à l’édition et la gestion du contrat, en passant par la recherche et la validation du candidat. Jusqu’à présent, il était fréquent de travailler avec des CV papier, des entretiens physiques et des échanges par email. Or, cette démarche crée beaucoup de frictions qui ralentissent le recrutement. Dans le contexte de crise, l’urgence demandait une telle agilité que les chaînes de décision se sont raccourcies. En transformant sous la contrainte les processus internes, les entreprises ont alors gagné du temps et de l’efficacité.

L’exemple le plus frappant est celui du contrat de travail. Si les candidats n’ont pas un contrat rapidement, ou s’ils doivent se déplacer pour réaliser des démarches administratives, cela engendre des insatisfactions et des retards dans l’intégration du salarié. Le risque est alors qu’ils acceptent une autre mission auprès d’une organisation mieux organisée. Au moment où les entreprises doivent sécuriser leurs recrutements et gérer les plannings parfois au jour le jour, la gestion simple, rapide et directe est incontournable. Dans leur vie personnelle, les candidats vivent des expériences digitales au quotidien avec les outils comme Amazon, Facebook ou WhatsApp. Lorsqu’une entreprise intègre ces codes, les choses vont plus vite. À l’inverse, un candidat peut délaisser un poste parce que l’expérience ou le processus sont trop laborieux.

À distance, un candidat peut ainsi mettre à jour son dossier, valider ses compétences et ses disponibilités, le tout en quelques minutes depuis son smartphone, sa tablette ou son ordinateur. Il peut passer des entretiens en vidéo à distance, que ce soit en direct ou en différé et optimiser son temps. Sans compter que des notifications et alertes personnalisées correspondent à son profil. De quoi contribuer à un meilleur service pour une expérience réussie.

Le vivier : l’arme ultime du recrutement digital

Il s’agit de l’ensemble des candidats préqualifiés qui sont susceptibles d’être contactés pour un poste. Pour les entreprises, le vivier est un moyen de gagner beaucoup de temps, mais encore faut-il qu’il soit bien construit et structuré. Par exemple, le fait de trouver les bonnes personnes et les remettre en poste dès qu’elles terminent une mission fait partie des bonnes pratiques. Plus vous travaillez régulièrement avec une même personne, plus vous créez ce lien de confiance indispensable qui vient réduire le niveau de risque.

La digitalisation du recrutement conduit à mettre en place une logique de CRM avec la gestion des candidats. Au sein d’un outil ou d’une plateforme, vous pouvez ainsi naviguer dans votre vivier et voir quand les personnes ciblées sont disponibles et sur quelle mission ils ont donné satisfaction. Pour bien traiter l’information, il faut donc connaître ses candidats :

• souhaits et centres d’intérêt ;
• soft skills évaluées (contact, ponctualité…) ;
• disponibilités immédiates et créneaux horaires ;
• mobilité (distance géographique et permis de conduire) ;
• formation et certification (spécifique et sectorielle) ;
• compétences, savoir-faire et expériences ;
• exigences spécifiques (pour garantir les quotas).

Le smartphone est le point central d’échange en matière de recrutement. Il faut dire qu’il est omniprésent puisque 77% des Français en sont équipés et 82% indiquent l’utiliser tous les jours. En tant que hub numérique quotidien, il centralise les demandes, facilite les échanges, contractualise une mission, échange des documents et gère les bulletins de paie.

Enfin, le digital s’est aussi imposé dans le recrutement indirect. Les entreprises de travail temporaire peuvent ainsi interfacer leurs solutions digitales avec une plateforme tierce pour gagner du temps (saisie des RH, facturation, etc.), et des systèmes de rappels automatisés limitent les absences des travailleurs. Une approche gagnant-gagnant qui sert toutes les parties prenantes pour travailler mieux, plus vite et plus efficacement quels que soient les besoins de recrutement.