Recrutement en urgence : quelles leçons tirer dans une période incertaine

Cette étude a été réalisée auprès de dirigeants, responsables RH et managers de grandes et moyennes entreprises tous secteurs confondus (53% des entreprises qui ont répondu à l’enquête ont plus de 500 salariés) et en partenariat avec ACT/ON, cabinet de conseil global et innovant au service de la fonction RH et du SIRH. Le but étant de mieux comprendre la question du recrutement en urgence dans un contexte incertain et identifier les enjeux RH liés, afin d’accompagner les entreprises. 

Étude PIXID et ACT/ON : ce qu’il faut en retenir 

Les résultats de l’étude mettent en lumière de nombreuses problématiques auxquelles nos clients sont confrontés. 100 % des entreprises interrogées procèdent à des recrutements en urgence, dont les deux tiers de manière régulière ou quotidienne.  

Le problème, c’est que 65% des entreprises prennent plus de 2 semaines pour recruter en urgence. Un délai qui monte à plus d’un mois pour un tiers des organisations. Dans ces cas, les entreprises ne disposent pas des bons outils et stratégies pour répondre efficacement à ce type de recrutement. Par ailleurs,  2/3 des opérationnels ne sont pas satisfaits des recrutements souvent trouvés trop longs ou inadéquats, pourtant  71% des RH le sont. Un clivage qui se fait ressentir également lorsque l’on voit que les insatisfactions viennent principalement d’une organisation centralisée.  

Les enjeux du recrutement en urgence 

Les défis auxquels doivent faire face les entreprises sont accentués par la crise sanitaire. C’est notamment le cas pour :  

• des pics d’activité soudains pouvant être durables ou non (obtention d’un nouveau contrat, changement d’organisation, réponse à un appel d’offres, etc.) ;
• des remplacements en urgence suite à des absences inattendues ;
• des besoins de ressources rares sur des postes avec une pénurie de talents en raison de compétences particulières ;
• un manque d’anticipation des entreprises face à une activité incertaine pour laquelle il est difficile, voire impossible, de se projeter dans le futur. 

Les raisons qui ressortent des réponses et expliquent les difficultés du recrutement en urgence sont connues : manque de candidats (17%), manque d’attractivité des missions (14%), absentéisme (13%), lenteur administrative (10%), processus de recrutement défaillant, etc. Or, sans une politique de recrutement clairement définie, et sans organisation ni outil, cela peut impacter directement le chiffre d’affaires. Si un serveur, un ouvrier ou un caissier ne peut pas prendre son poste et qu’il n’est pas remplacé, l’entreprise n’a pas d’autre choix que de ralentir la production ou l’accueil de ses clients. 

Comment améliorer le recrutement en urgence ? 

Il existe heureusement plusieurs leviers qui viennent accompagner le recrutement en urgence. Le but est d’apporter davantage d’agilité et de flexibilité. 

Disposer d’outils digitaux pour optimiser les canaux de recherche (40% des répondants sont favorables) 

C’est véritablement le nerf de la guerre. La plateforme est l’outil permettant d’automatiser vos processus, publier les offres, solliciter rapidement les candidats, de collecter les bonnes informations et de communiquer avec les personnes selon leurs besoins. Elle permet aussi de tout gérer de A à Z, du besoin de recrutement à la facturation, mais également d’offrir une analyse sur les performances de vos recrutements.  

D’ailleurs, l’enquête révèle que  64% des entreprises ne mesurent pas l’efficacité de leur recrutement. Cela est dû notamment pour 33% d’entre eux en raison d’un manque d’outillage, pour 23% d’un manque de moyen financier et pour 20% d’un manque de temps.  

Pour les 36% des entreprises qui le mesurent, les 3 KPIs les plus importants sont pour 27% d’entre eux le taux de turnover, pour 24% le taux de validation des périodes d’essais et pour 22% la durée des recrutements.  

Fluidifier ses processus internes (pour 24% des répondants sont favorables) 

Les silos sont destructeurs pour gérer le recrutement en urgence. Les opérationnels ne partagent pas les informations avec les RH, les données sont obsolètes ou mal documentées et la perte de temps est conséquente dans la prise de décision. Pour naviguer dans les processus d’une organisation, il est nécessaire de centraliser ses données et d’établir des processus clairs. 

Connaître et travailler son vivier de candidats (13% des répondants sont favorables) 

Pour recruter en urgence, il faut s’appuyer sur des profils déjà connus et identifiés.  Pour cela, il est nécessaire :  

• de documenter les missions proposées ; 
• de renseigner les compétences recherchées ; 
• d’inciter les candidats à mettre à jour leur disponibilité au sein de la plateforme. 

Un vivier de candidats réduit considérablement la durée du recrutement. Alors que la majorité des entreprises de l’étude mettent plus de 3 semaines pour recruter, ce temps pourrait être divisé par deux avec un vivier de candidats efficace. 

L’étude révèle que 61 % des entreprises utilisent un vivier qui peut prendre plusieurs formes (une CVThèque, un fichier Excel, des bases de données internes, etc..). Néanmoins, avoir un vivier ne signifie pas qu’il fonctionne de manière optimale : seuls 23% des sondés l’utilisent sous forme d’un ATS.   

Dématérialiser la gestion administrative (21% des répondants sont favorables) 

Quand on recrute en urgence, il n’y a rien de pire que d’être bloqué par une bureaucratie qui vient paralyser la démarche. Aujourd’hui, on peut tout faire en ligne et sur mobile et en quelques clics, de la proposition de mission à la signature du contrat, en passant par la transmission d’informations concernant la prise de poste ou les personnes à contacter. 

Le portail salariés au service du recrutement 

Le portail salariés permet d’améliorer la communication avec les candidats, offre une expérience candidat qui est optimale et digitale, et contribue à renforcer et moderniser sa marque employeur. Tous les documents essentiels lors du recrutement sont organisés au même endroit (contrat de travail, dossier administratif, RIB, bulletin de salaire électronique, etc.) afin de créer des processus opérationnels réellement efficaces côté RH.

Le portail permet aux candidats de tenir à jour leur profil en matière de compétences, mais aussi de disponibilité. Ainsi, si dans la restauration collective, un salarié n’est pas présent le matin à 7 heures, il faut contacter les personnes disponibles habitant dans un rayon de moins de 15 kilomètres pour venir servir le midi. Sans plateforme ni portail salariés, c’est presque mission impossible.