Quel ROI attendre pour un bulletin de paie dématérialisé ?
Le bulletin de paie dématérialisé est en vigueur depuis le 1er janvier 2017, néanmoins, la France est en retard sur la scène internationale. Selon une étude d’OpinionWay pour Althéa, en 2019, seulement 26 % des salariés français reçoivent un bulletin de paie numérique.Alors qu’en Allemagne, cela le taux de dématérialisation est de 95 %. La Loi du Travail instaure la dématérialisation du bulletin de paie sans devoir obtenir l’accord de ses salariés, elle n’est pas obligatoire, mais elle propose un gain de temps et surtout d’argent très appréciable !
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Bulletin de paie dématérialisé : comment ça fonctionne ?
Le bulletin dématérialisé, c’est une forme numérique du bulletin papier. Il est accessible par le salarié ou par les Ressources Humaines à partir d’un espace dédié : le portail salarié.
Un logiciel de Portail salariés inclut de nombreuses tâches administratives automatisées. Le bulletin de paie en fait partie. Il est stocké et archivé dans un espace sécurisé, nommé coffre-fort numérique.
Chaque salarié a un accès sur son smartphone, une tablette ou un ordinateur. Il peut les consulter en quelques clics, les télécharger et l’imprimer, afin de les fournir à d’autres organismes. Il a l’opportunité de les parapher et de les signer à distance grâce à la signature électronique.
L’utilisation du bulletin de paie dématérialisé a ses avantages. Il offre une économie de temps considérable, surtout lorsque les contrats courts sont nombreux. L’édition des contrats est chronophage si ce n’est pas automatisé à l’aide de templates. Ces outils offrent une certaine sérénité aux RH qui n’ont ainsi plus à scruter les éventuelles erreurs.
La fiche de paie dématérialisée, c’est aussi une économie sur les impressions papiers et sur les envois postaux. En effet, sans outil numérique, il est nécessaire aux RH d’imprimer en 3 exemplaires les contrats de travail (2 pour le salariés et 1 exemplaire en archive pour l’entreprise). Par la suite, les contrats sont pour la plupart du temps envoyés par courrier recommandé ce qui coûte 7€ par envoi. C’est donc une démarche durable et économique.
De plus, elle remporte une forte adhésion auprès des salariés pour son utilisation facile par le biais du smartphone. Les démarches administratives sont plus rapides, plus claires et plus accessibles par tous.
Notre solution Portail Salariés :
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Le ROI du bulletin de paie dématérialisé
Le ROI ou retour sur investissement a pour objectif de calculer le pourcentage de gain à atteindre par la mise en place d’une solution technique. Dans le cas du bulletin de paie matérialisé, il est conséquent. L’entreprise gagne en productivité, car plusieurs tâches administratives manuelles sont automatisées. Terminée la paperasse sans valeur ajoutée ainsi que les coûts d’impression. Selon les Chiffres de dématérialisation 2018 :
Le coût des bulletins de paie dématérialisé : une économie de 35 000 € soit un ETP pour 1000 salariés.
On estime le coût d’un bulletin à 0,40 € /BSE contre 2,53 € / bulletin papier
Le coût des bulletins de paie papier sur une base de 100 BS : impression avec papier et consommables (3,20€), envoi postal (enveloppe à fenêtre 10 € et envoi de 70 €), affranchissement manuel (50€), machine de mise sous pli (location annuelle qui est un coût non négligeable, 1,10 € par document) et l’archivage dans des boîtes est estimé à 10 €. Le total est de 253,20 € soit 2,53 € par pli.
Les coûts indirects des bulletins de paie papier : temps humain tâche chronophage à faible valeur ajoutée (pliage de courrier, un humain peut plier 100 courriers en 1 h), stockage
Le RGPD : le Règlement Général sur la Protection des Données protège les bulletins de paie dématérialisés car la digitalisation offre une meilleure gestion des données personnelles. Cela évite de devoir payer des amendes.
Un gain pour le salarié
Le salarié dispose d’un coffre-fort numérique sécurisé dans lequel est entreposé tous les documents personnels relatifs à son recrutement, ses salaires et paiements, et à sa formation continue. Cet espace de stockage en ligne gratuit pour le salarié n’est pas soumis aux aléas que subissent des archivages papier :
- Un document qui est mal classé est un document perdu ;
- Incendie ;
- Inondations ;
- Cambriolages etc.
Les données sensibles sont protégées car elles ne risquent pas de tomber entre de mauvaises mains si le bulletin de salaire glissé dans l’enveloppe est perdu. De plus, les salariés bénéficient d’un stockage sécurisé accessible durant 50 ans ou jusqu’à leurs 75 ans. Le gain pour le salarié est évident : instantanéité du BSE, pérennité du service même si l’employeur change et une authenticité incontestée. Un accompagnement est nécessaire pour expliquer les avantages du bulletin de salaire électronique auprès des salariés d’une entreprise et optimiser son déploiement.
L’œil de PIXID
La transformation digitale des RH commence souvent par le bulletin de paie dématérialisé, c’est un service simple à mettre en place, avec un ROI rapide. Il permet aux RH de se concentrer sur des tâches à plus fortes valeurs ajoutées. Le Portail salariés offre l’opportunité de digitaliser pléthore d’informations entre l’entreprise et les salariés, c’est un excellent outil pour gagner du temps. Pixid vous accompagne dans cette démarche de digitalisation des process.
