La signature électronique du contrat de travail, soumise à des exigences réglementaires strictes, est en vigueur en Europe depuis 5 ans. Elle facilite les relations contractuelles, y compris dans le secteur des Ressources Humaines . Ainsi, le process d’embauche est simplifié tout en respectant le formalisme du droit du travail. Elle est un véritable atout pour les entreprises et leurs collaborateurs. Mais quels outils utiliser pour la mettre en place dans l’entreprise ?
Une signature électronique avancée pour le contrat de travail
Le cadre légal de la signature numérique est défini par le réglement européen eIDAS, signé le 23 juillet 2014 et entré en vigueur le 1er juillet 2016. Il est complété par l’article 1367 du Code civil qui dispose notamment : “Lorsqu’elle est électronique, [la signature] consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie.”
En France, 39 % des organisations sont équipées en 2020 d’un dispositif de signature électronique et 25 % des entreprises non équipées envisagent de le faire en 2021. 70 % des entreprises ont d’ailleurs accéléré la mise en œuvre de celle-ci pendant la crise sanitaire.
Il existe 3 niveaux de e-signature :
• La signature simple : les informations du signataire sont associées au document.
• La signature électronique avancée : les informations sont liées de manière univoque au signataire qui en a le contrôle exclusif avec un principe de détection de toute modification ultérieure des données. C’est le niveau retenu pour le contrat de travail. L’identité et l’intégrité des données sont assurées, ce qui lui confère une valeur légale.
• La signature qualifiée : elle reprend les modalités du niveau précédent et ajoute un dispositif de signature qualifiée, incluant un certificat électronique fourni par un prestataire agréé. Elle est utilisée pour les actes authentiques des notaires par exemple. Elle a exactement la même valeur juridique qu’une signature manuscrite apposée sur un document papier.
Cette tendance à la dématérialisation ne se limite pas aux contrats de travail et à la signature. Elle se généralise dans les processus de gestion du personnel tels que le recrutement, la formation ou encore la paie. D’ailleurs, c’est comme cela que le bulletin de salaire électronique est devenu une norme. La digitalisation des ressources humaines s’explique par les nombreux avantages qu’elle offre aussi bien à l’employeur qu’aux salariés. Elle contribue notamment à améliorer la gestion RH et à faciliter la relation entre les parties grâce à l’adoption d’un SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines).
Les avantages de signer électroniquement le contrat de travail
• La rapidité : le contrat de travail peut être signé dans la journée par le salarié ! L’accélération des process de recrutement est essentielle surtout pour des contrats courts. Il faut capter l’engagement des candidats immédiatement.
• La simplicité : Fini les tâches sans réelle valeur ajoutée pour le service des Ressources Humaines. Avantage indéniable lorsque l’on sait à quel point ce dernier a des activités administratives chronophages mais pourtant obligatoires.
• la réduction des coûts : tous les postes liés à la gestion des documents au format papier diminuent (papier, encre, affranchissement, matériel de bureau, archivage, etc.)
• une démarche RSE (Responsabilité sociétale des entreprises) : des contrats de travail zéro papier signés sans déplacement s’intègrent au sein d’une démarche globale de développement durable avec la mise en place de portails salariés. Les ressources pourront y consulter facilement leurs documents tels que leurs bulletins de salaire dématérialisés. Cette dématérialisation favorise donc véritablement la simplification de la gestion administrative des ressources humaines.
• une meilleure expérience collaborateur : les démarches administratives deviennent également plus simples côté collaborateur. Le candidat retenu n’a pas besoin d’imprimer, de poster ni de se déplacer sur site pour signer son contrat de travail en cas d’absence. En effet, celui-ci est disponible sur son mobile. C’est donc un gain de temps pour tous les signataires.
• la sécurité juridique : la recevabilité d’un document électronique comme preuve en justice ne peut désormais être refusée au seul motif de sa forme électronique. En revanche, le Conseil d’État a refusé la validité d’une signature scannée faute d’authenticité.
• la sécurité de la signature : un certificat de signature est créé et un horodatage est apposé sur le document. En complément une double authentification est demandée par sms.
• l’archivage électronique : le contrat de travail signé est archivé dans un coffre-fort électronique (répondant à la norme ISO 14641-1 ou plus récemment nommée ISO 14641:2018).
Comment la mettre en place ?
Comme tout process, il commence par l’analyse des besoins : l’entreprise signe-t-elle plutôt des contrats courts (CDD) ou des contrats à durée indéterminée (CDI) et selon quel volume annuel. Plus le contrat est court ou plus le profil est rare, plus la rapidité du process d’embauche est importante.
Sa mise en place peut ensuite s’effectuer par :
• des outils dédiés ne gérant que la signature en version électronique des documents ou des outils aux fonctionnalités multiples comme une plateforme gérant toute la vie du salarié. Une technologie SaaS accessible à tout moment sur tout support (ordinateur, tablette, smartphone).
• des outils intégrés à votre système SIRH déjà présent. C’est le modèle d’ajout par briques au sein d’un univers technologique déjà bien en place.
L’oeil de Pixid
La plateforme Pixid génère 30 millions de signatures de contrats chaque année ! La signature électronique est l’une des premières fonctionnalités commune à tous nos clients. Avec le portail salariés, Pixid va plus loin que le contrat de travail en proposant la version électronique de la signature de tous les documents utiles à chaque étape de la vie du salarié : promesse d’embauche, onboarding (livret d’accueil), évolution (avenant), etc.