Si la signature électronique des contrats de travail (et des contrats de mise à disposition) est une fonctionnalité pour laquelle PIXID est précurseur avec un lancement dès 2005, il est maintenant possible de signer et de faire signer en ligne tout document PDF qui nécessite d’être visé ou validé.
Un outil précieux pour les RH dans le suivi des salariés ou des intérimaires. On peut savoir si un document a bien été signé, par qui et à quel moment. Plus généralement, c’est un atout pour les services RH dans la réalisation de leurs missions, et ce même à distance.
La signature électronique tout au long de la vie professionnelle
Lors du passage d’un salarié dans une entreprise, de nombreux documents sont échangés et certains nécessitent une attention particulière : l’entreprise doit s’assurer que le salarié les ait bien reçus et doit pouvoir, en cas de contrôle par exemple, le prouver.
La signature électronique légale permet à la fois de gagner du temps, d’éviter les déplacements inutiles et de renforcer ce suivi tout au long de la mission du salarié.
Quels sont ces documents ?
Lors du recrutement
La signature électronique permet d’accélérer les échanges et de sécuriser les recrutements notamment pour des missions courtes où le process de recrutement doit être rapide. On retrouve notamment :
- la promesse d’embauche
- le contrat de travail
Onboarding RH / intégration dans l’entreprise
Une fois le salarié recruté, il doit s’engager à respecter un certain nombre de règles. La signature électronique légale permet de s’en assurer notamment pour :
- le règlement interne
- la charte de bonne conduite
- la politique de sécurité de l’entreprise
- l’engagement de confidentialité
Au cours de la mission
Certains documents permettent de suivre sa présence, son évolution ou de mieux communiquer avec les différents services de l’entreprise :
- les entretiens professionnels
- les avenants au contrat de travail
- les arrêtés (comme le changement d’échelon pour le secteur public) ou avenant au contrat
Fin de mission
Enfin, lors du départ du salarié, pour s’assurer que les démarches suivent bien les règles en place, vous pouvez assurer un suivi grâce à la signature électronique sur :
- le certificat de travail (qui doit être obligatoirement signé par l’employeur)
- le solde de tout compte
Plus sécurisé, plus rapide, plus efficace
La signature PIXID est une signature électronique légale, une signature en ligne à valeur juridique. Vous avez également la possibilité d’envoyer des notifications aux salariés / intérimaires pour les prévenir lorsque leur signature sur des documents est attendue.
Disponible sur la plateforme, cette technologie Cloud (ou SaaS) est accessible à tout moment sur ordinateur et application mobile.
La signature électronique légale participe à la transformation digitale des grandes entreprises en supprimant les frais d’impression et d’archivage physique des documents RH mais participe également à la réduction des déplacements inutiles, à l’accélération des process et à la sécurisation de l’activité.
La crise sanitaire du Covid 19 a également souligné l’importance des nouvelles pratiques et des bons outils pour assurer les missions RH même à distance lorsque les équipes sont en télétravail.
Enfin, dernier avantage de la signature électronique légale pour l’entreprise : garantir l’application des règles en vigueur et respecter les obligations de suivi imposées par certaines certifications, comme les normes ISO.
Disponible dès maintenant pour les utilisateurs PIXID
Cette nouveauté est disponible dès maintenant, notamment pour tous les utilisateurs (agences d’emploi et entreprises) des solutions PIXID. N’hésitez pas à contacter votre chef de projet pour en profiter.
PIXID développe avec et pour ses clients et partenaires des améliorations et nouveautés pour offrir des services innovants sur sa plateforme. Contactez-nous pour rester informés !