Suivi d’activité : comment bien gérer les temps en entreprise ?
Le suivi d’activité est le processus qui garantit une analyse optimisée des projets et de l’activité de vos collaborateurs. En quoi consiste-t-il ? Comment personnaliser ce suivi ? Quelle périodicité appliquer ? Le suivi d’activité et du temps en entreprise fait partie intégrante du pilotage de l’activité de nombreuses organisations, de la PME au grand groupe. Découvrez les enjeux et les outils de ce processus RH (Ressources humaines) et de la GTA (Gestion du temps et des Activités).
Directeur Stratégique des Offres et Marketing
Le suivi d’activité : définition
Le suivi d’activité, appelé également GTA « Gestion des temps et activités » est une pratique d’entreprise qui consiste à relever les heures de travail effectif des salariés. L’action de suivre le temps de travail, des présences, des absences et des activités des salariés est notamment une brique du SIRH. C’est un logiciel spécifique. Il prend en charge l’ensemble du suivi du temps de travail effectué par des collaborateurs. Toutes les éventualités sont prises en considération :
- Heures supplémentaires ;
- Travail de nuit ;
- Horaires décalés ;
- Déplacement ;
Le logiciel de gestion des temps peut être paramétrable et personnalisé. Il donne accès à des feuilles de temps détaillées et des notifications de validation vous informent en temps réel de l’activité. Généralement, des tableaux de bord vous offrent une visualisation instantanée des données selon les collaborateurs et les projets. Enfin, une solution de GTA permet d’exporter des rapports personnalisés de données.
Les différents axes personnalisables
Pour que ce suivi du temps de travail et des activités soit efficace, vous définissez différents axes personnalisables :
- Par projet : Affectation de l’activité sur un projet en particulier ;
- Par service : répartition des activités selon les équipes ;
- Par tâche : attribution spécifique aux collaborateurs ;
- Par client : rendez-vous, suivi, etc..
Vous obtenez de cette manière différents critères pour analyser l’activité de votre entreprise. Par exemple, les collaborateurs peuvent entrer sur leur interface leur durée de travail, puis, ils visualisent le cumul des heures supplémentaires et le solde des heures à récupérer. C’est une prise d’information effectuée en toute autonomie, sans solliciter les RH. Grâce à cela, vous gagnez du temps.
La périodicité du suivi
Les unités de temps sont également à définir selon votre activité (quantième de jour, heure, minute ; etc.). À vous aussi de déterminer la périodicité de votre suivi. Elle peut être hebdomadaire ou mensuelle selon les intérêts de votre entreprise.
L’analyse des heures travaillées sur un projet permet d’effectuer un contrôle de la rentabilité. Les rapports sont précis et cette gestion de la périodicité optimise le management.
Notre solution Portail Salariés :
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Les enjeux d’une bonne gestion des temps
Pour un manager, il convient de maîtriser certains paramètres comme le temps de travail des collaborateurs, les heures effectuées par tâche, par projet ou par client. L’impact de cette gestion se répercute dans toute la structure et elle autorise la mise en place d’une révision budgétaire viable. Les activités deviennent concordantes avec les ressources disponibles et les besoins réels, car la modulation du temps de travail est rendue possible grâce à ce mode de gestion. Voici d’autres enjeux importants :
- Des enjeux réglementaires liés au respect du temps de travail ;
- Une visibilité sur l’ensemble de la production et une centralisation à travers un outil unique ;
- Des erreurs de facturation en intérim évitées, car les heures supplémentaires sont déjà identifiées, il est alors inutile d’effectuer un avoir ;
- Des enjeux stratégiques en lien direct avec un reporting qui aide à la prise de décision en dressant un constat pertinent.
Digitaliser l’entreprise pour bien gérer les temps : les outils
Digitaliser une organisation, publique ou privée, revient à actionner un levier de performance puissant. Lorsqu’une entreprise délègue ce suivi complexe et chronophage à un logiciel qui automatise les processus, elle gagne en productivité.
Les missions à forte valeur ajoutée sont privilégiées, car ces outils font gagner du temps aux gestionnaires. De plus, le coût des projets est maîtrisé. Les méthodes classiques de formulaires ou de tableurs comme les tableaux Excel ont fait leurs preuves, mais il est temps de laisser la place à la performance. Optez pour les outils digitaux :
- GTA type Bodet, Horoquartz et Asys : logiciel de gestion des temps et activités (GTA), des différents types de contrats (plein, intérimaires, partiels, etc.) ;
- Planning type Beeple : badgeuse QR code pour un suivi fiable des temps de travail ;
- L’application mobile PIXID pour une digitalisation des process ;
- Un SIRH global.
L’œil de PIXID
L’interopérabilité des logiciels entre eux permet de ne pas faire de double saisie des données. Enfin, il est intéressant de mener une réflexion sur une solution adaptée qui prend en charge la gestion particulière des ressources flexibles dans les outils GTA (CDD, intérim, stagiaire, etc.), sur les entrées/sorties et potentiellement sur le peu de temps de présence dans l’entreprise.
