Une entreprise de travail temporaire (ETT) construit ses services en fonction d’une stratégie précise. Offrir la simplicité et l’efficacité à ses candidats, ses intérimaires, ses agences et ses clients. C’est simple à écrire mais se révèle plus difficile à mettre en œuvre ! Avant même de parler des Ceci est le chapeau de l’article outils spécialisés à intégrer à votre back-office, intéressons-nous à la raison d’être et aux objectifs d’un système d’information (SI) intérim.
Définir ses objectifs stratégiques
L’intérim est complexe pour plusieurs raisons : intervention de 3 acteurs, durée courte de chaque mission, réglementation spécifique, etc. Tout l’enjeu consiste à assurer sa mission le plus simplement possible pour chaque partie.
Le cœur de la gestion du travail temporaire est la parfaite maîtrise du cycle métier : sélection des intérimaires, contractualisation, facturation, paie. Cela constitue la base immuable de tout SI dédié à l’intérim.
Pour réussir cette mission, la première étape consiste à concilier les impératifs des différents utilisateurs :
- au niveau du candidat : savoir capter et intégrer le nouveau talent ;
- au niveau de l’intérimaire (candidat capté) : être en mesure d’offrir un dossier unique pour tous les missions passées et ainsi faciliter les missions futures ;
- au niveau du client (entreprise utilisatrice EU) : fluidifier sa gestion de l’intérim.
La réussite tient dans la simplification de l’ensemble des processus métier. Pour ce faire, il est inutile de procéder par des ajouts de briques et d’étapes qui finissent par tout compliquer. Au contraire, il faut intervenir tout au long des processus, avec une vue d’ensemble et sans perdre de vue vos objectifs à chaque bout de la chaîne : simplifier la gestion pour l’entreprise utilisatrice (EU), simplifier les missions pour l’intérimaire.
Comme votre SI de base est déjà en place depuis longtemps et assure déjà les missions essentielles (paie, facturation, etc.), inutile de vous compliquer la vie en (re)développant tout ex nihilo. Privilégiez plutôt des technologies éprouvées, vous gagnerez du temps et serez plus efficace ! D’autant plus que cela ne nuit pas nécessairement à votre identité de marque. En effet, il existe des solutions intérim en marque blanche.
Faire les bons choix technologiques pour son SI intérim
Comme pour toute adoption d’une solution technologique, certaines questions se posent en amont et vont constituer des pré-requis. En premier lieu, la sécurité doit être une priorité absolue ! Les risques d’attaques cyber ou de ransomware sont hélas avérés dans de nombreux secteurs d’activité, y compris parmi les grands acteurs.
Ensuite, vous devez construire un environnement de travail cohérent pour toutes vos agences d’intérim. Or, toutes ne présentent peut-être pas les mêmes bases en matière de sécurité. Un audit s’impose pour imposer les bonnes pratiques indispensables.
De la même manière, une attention particulière est à porter à la protection des données personnelles. Le RGPD (règlement général sur la protection des données) impose un droit à l’information, à l’accès et à l’oubli des données personnelles relatives aux candidats et aux intérimaires. Des systèmes d’alertes et de purge automatique éviteront des oublis qui peuvent coûter cher. Quelle agence ne partage pas de fichier excel impropre avec ses clients ? Les anomalies sont très difficiles à gérer en l’absence d’outil adéquat. Le transfert des données personnelles et le choix de la localisation des serveurs (Europe vs USA) sont également à étudier de près.
D’autres risques juridiques sont spécifiques à l’intérim : le respect des motifs de recours, la durée de la mission, ses possibilités de renouvellement, le délai de carence ou la souplesse. Tout cela doit être pris en compte par les outils digitaux pour faciliter le suivi a priori des situations et la conformité aux nombreuses règles propres à l’intérim.
La simplification intervient également au moment de l’intégration d’une nouvelle technologie ! Une intégration native avec le back-office existant facilite la prise en main des outils.
Au-delà du back-office, la simplification pour vos interlocuteurs passe surtout par la qualité du front-office qu’ils vont utiliser au quotidien. Pour les candidats, les intérimaires et les entreprises utilisatrices, ce front-office est aujourd’hui sur le web et, en général, disponible via une application mobile dédiée. Pour les agences, le front-office doit permettre d’améliorer la gestion de la relation client et intérimaire.
Maintenant que les objectifs et les pré-requis sont posés, quels sont les outils et technologies à intégrer dans votre SI intérim ? Nous allons les détailler dans un second article.
L’œil de PIXID
L’essentiel est d’avoir un schéma stratégique métier en tête pour dessiner son SI. Ensuite, on assure l’interconnexion entre toutes ces briques métiers ! C’est indispensable pour offrir la performance au profit des collaborateurs et pour optimiser l’UX (user experience) au profit des clients et des intérimaires.