Problématique
La collaboration de PIXID avec DARTY a démarré en 2008 sur l’Île de France, elle s’est progressivement étendue au reste de la France à partir de 2012, et aujourd’hui, 326 sites (magasins et sites logistiques) utilisent la solution de gestion d’intérim PIXID pour un volume de 930 ETP annuels. Le recours à l’intérim observe un pic en fin d’année à partir du black Friday pour les manutentionnaires dans les entrepôts et les vendeurs en magasin.
L’objectif : Efficacité opérationnelle, gain de temps, vision consolidée et simplification des process
L’enjeu était à l’époque d’améliorer l’efficacité opérationnelle de la gestion de l’intérim, faire gagner du temps au managers en charge des intérimaires. Le second enjeu était de bénéficier d’une vision consolidée de l’intérim au niveau des entrepôts logistiques et les magasins. Un nombre relativement élevé de contrats courts rendait nécessaire une simplification de leur gestion administrative (création des contrats, relevés d’heures). L’ensemble du process devait bénéficier d’une meilleure visibilité.
Un accompagnement et des process adaptés et personnalisés
Lors du déploiement initial, l’objectif était de définir des process adaptés répondant à une organisation protéiforme. Trois prototypes de plateforme ont donc été conçus : un pour le siège d’Ivry sur Seine, un pour les activités logistiques et un pour les magasins. Le volume se concentrant essentiellement sur les activités logistiques, le premier déploiement a été initié sur ce périmètre. Selon les cas, les process étaient différents, il a fallu construire avec le client des process adaptés et très personnalisés en fonction de ses besoin. PIXID a été principalement choisi pour cet accompagnement.
Démarches
Les fonctionnalités clés de la plateforme
La solution de gestion d’intérim PIXID Grands comptes est utilisée par DARTY avec les modules RH et Gestion. Des fonctionnalités complémentaires comme la dématérialisation fiscale et la Business Intelligence, outil poussé de reporting de PIXID, ont également été déployées pour faciliter la coordination des échanges avec tous les intervenants impliqués dans le processus de gestion (agences, managers, cellule intérim, intérimaires).
Un processus de fonctionnement adapté à chaque structure
S’agissant des trois sites logistiques, tous les contrats sont gérés par une cellule intérim de deux administrateurs qui gèrent les commandes après que les responsables aient émis leurs besoins aux ETT (entreprises de travail temporaire). La cellule effectue le suivi des commandes, saisit les heures et valide les factures. Le RRH émet le bon à payer et la facture part ensuite dans le flux comptable.
Côté magasins, ce sont les managers ou les responsables de services qui effectuent les commandes en fonction des besoins. Des collaborateurs dédiés signent les contrats, valident les factures et émettent leur bon à payer. Les factures suivent ensuite le circuit comptable pour leur comptabilisation et leur paiement.
« La fonction BI (Business Intelligence) permet d’effectuer des extractions pour les bilans sociaux, sur une année complète pour calculer les ETP (équivalent temps plein) ou pour répondre à des demandes ponctuelles » explique Nadia Jlaiel, Chef de Projets SIRH, « je crée des états et je transmets les résultats qui sont utilisés par le contrôle de gestion ou les services comptables ».
Résultats
Gain de temps et de fiabilité, moins de charge administrative et 0% de papier
Une plateforme 100 % dématérialisée pour gagner du temps et de la fiabilité : « Aujourd’hui, avec cette traçabilité dans un seul et même outil, tout est dématérialisé et nous avons beaucoup moins de classements » explique Véronique Capillon, Responsable administrative intérim. « Auparavant les factures arrivaient par courrier, il fallait les pointer, les classer. Avec PIXID, aujourd’hui nous avons accès à toutes les informations à l’écran. Tout va très vite et les agences ETT sont réglées plus rapidement grâce aux flux automatisés et à l’interface de facturation réalisé avec l’ERP SAP ».
DARTY collabore avec 13 agences d’intérim, grâce à Pixid, les échanges par mail ou téléphone avec les agences ne sont plus aussi nombreux ce qui représente également un gain de temps et de fiabilité car l’information n’est pas perdue. Les commandes partent automatiquement avec une alerte lorsqu’elles ont été transmises.
Une économie de deux jours de travail en fin d’année
Ces flux permettent aux équipes DARTY de ne plus gérer les factures au format papier. « Il n’y a plus de papier, plus de ressaisies, moins d’erreurs et plus de rapidité. Sur la fin d’année nous devons gagner deux jours de travail entre les renouvellements de contrats qui étaient effectués par mail précédemment et qui sont dorénavant effectués sur la plateforme, la signature électronique des contrats et la vérification des RAV (relevés d’activité valorisée). Nous ne perdons plus de temps à tamponner les commandes. » précise Véronique Capillon. « Auparavant, il fallait ressaisir, aujourd’hui nous avons les extractions. Nous gérons un gros volume d’intérimaires (500 lignes sur les relevés d’activité) ».
Traçabilité, dématérialisation des contrats et flux automatisés
Grâce à la traçabilité des données, Pixid permet de bien visualiser les historiques des intérimaires : « Nous avons de gros flux d’intérimaires et beaucoup d’agences nous demandent si on peut les reprendre ou pas. PIXID nous permet de savoir combien de temps ils ont travaillé sur une mission et sur quel site » ajoute Véronique Capillon, « Nous arrivons ainsi à les fidéliser ».
Charge de travail allégée
La dématérialisation, la traçabilité des contrats et des factures dans un seul et même outil, et les flux automatisés représentent un avantage considérable. « L’ancien système était lourd et les services comptables devaient générer les factures au format papier. PIXID allège la charge de travail des différents services impliqués dans la gestion de l’intérim, au niveau des plateformes, des magasins, de la logistique, et des services comptables qui ne gèrent plus les factures au format papier ».
Une solution flexible et ergonomique
Véronique Capillon conclut : « PIXID est mon outil principal, aujourd’hui je ne pourrais plus travailler sans ! Quand j’arrive le matin, j’ouvre mes mails et puis PIXID. Nos flux intérim sont conséquents et toute leur gestion passe par PIXID. Avec nos volumes, nous vérifions quand même nos listes d’entrées de sorties, et nos préfacturations. En général nous sommes en phase et tout coïncide. L’interface est intuitive et très pratique. La solution est flexible, elle est paramétrée selon des process différents par métiers ».
