Problématique
Pallier l’accroissement d’activité, jusqu’à 900 contrats d’intérim sur des périodes de forte activité
« Les grosses périodes d’activités sont en période estivale, en octobre pour les implantations de Noël, et en décembre pour les renforts de Noël. Sur l’ensemble de notre réseau de 220 magasins en France, nous recrutons 800 à 900 contrats sur la fin de l’année, ce qui génère beaucoup de travail administratif sur une courte période. Ce sont principalement des manutentionnaires qui aident à implanter les rayons de Noël et des renforts d’équipes en magasin de mi-novembre à fin décembre pour faire face au pic d’activité lié aux fêtes de fin d’année» explique Eulalie Douillard.
Refondre le process RH et mieux contrôler l’intérim
Impulsé par la direction, le besoin était de refondre le process RH et de le structurer pour faciliter les périodes d’accroissement d’activité. Auparavant tous les contrats saisonniers étaient passés en CDD, les besoins étaient recensés au siège et le service RH absorbait toute la charge administrative ce qui représentait un investissement conséquent.
Après une réorganisation des équipes RH en 2022, il a été décidé de passer tous ces contrats en intérim directement auprès d’un seul fournisseur Adecco : « c’était plus simple pour nous. Adecco gère toute la partie administrative et c’est beaucoup moins chronophage » ajoute Eulalie Douillard.
Choisir la solution de gestion d’intérim idéale : PIXID, un choix évident
« Nous connaissions déjà PIXID et nous l’utilisions pour la signature des contrats d’intérim sur de très courtes périodes notamment en octobre pendant la semaine d’implantation de Noël. L’élément déclencheur c’est le choix de la direction de passer tous les contrats de renfort de Noel en intérim plutôt qu’en CDD. Une fois la décision prise, il fallait réagir vite et choisir la solution idéale. Nous savions que PIXID proposait des modules complémentaires et nous avons organisé quelques rendez-vous avec eux pour bénéficier de la solution la plus adaptée à nos besoins. C’était le meilleur choix. La solution a été déployée très rapidement et correspond parfaitement à notre utilisation ».
Démarches
Un déploiement sur l’ensemble des entités réalisé en un temps record
Il fallait trouver une solution rapidement avant la période des fêtes de fin d’année, et le projet a été rapidement mené. Lancé mi-octobre 2022, il est opérationnel le 1er novembre suivant : « Nous avons été bien épaulés par PIXID et aussi par les équipes d’Adecco. Nous étions en pleine restructuration et j’étais seule sur ma fonction. Il y avait urgence aussi du côté des magasins donc il fallait que ce déploiement se réalise rapidement. Nous avons été très bien accompagnés notamment au niveau des formations sur la plateforme auprès des directeurs de magasins. Ce déploiement s’est déroulé dans une relation de confiance mutuelle, il était fluide. Les équipes PIXID ont été réactives ! » précise Eulalie Douillard.
Une mobilisation de l’ensemble des salariés, l’accompagnement de PIXID
« Si quelques magasins ont eu des difficultés à apprivoiser la solution, celle-ci a majoritairement été bien acceptée et intégrée par nos équipes. L’outil a été pris en main assez facilement. Coté RH nous étions deux personnes pour le lancement, et nous assurons désormais la fonction d’assistance RH : nous utilisons PIXID au quotidien en collaboration avec tous nos directeurs de magasins qui ont la main pour passer leurs demandes d’intérim sur PIXID » indique Eulalie Douillard.
Les Directeurs de magasins recrutent donc les candidats et ensuite Adecco se charge de la partie administrative : « Nous travaillons sous la forme de contrats de gestion. Nos 220 magasins saisissent une commande dans laquelle ils enregistrent le nom et le prénom du candidat déjà recruté. Il y a pré-validation au siège pour contrôler les volumes et maîtriser le budget intérim. Ensuite le candidat s’enregistre sur une plateforme en ligne pour ajouter tous ses documents nécessaires à l’embauche. Nous recevons la commande, la validons, et la publions sur PIXID. Ensuite, Adecco nous renvoie le contrat sur PIXID en signature électronique. Une fois la mission exécutée, le directeur de magasin saisit les heures effectuées sur la solution chaque fin de semaine. Il a fallu accompagner les salariés dans ce nouveau process et PIXID nous a fourni une aide précieuse ».
Résultats
Gain de temps sur la gestion des besoins
Un gain de temps énorme au niveau des équipes RH a été observé notamment pour les commandes. « Avant, nous recevions au service RH les bons de commandes des magasins qu’on envoyait aux agences par mail. Aujourd’hui les magasins saisissent leur besoins sur PIXID de façon autonome et le service RH n’a plus qu’à valider la demande pour le contrôle des volumes et du budget intérim. C’est très confortable de travailler sur PIXID plutôt que de devoir saisir toutes nos demandes ».
Réduire les erreurs sur les relevés d’heures
Avant PIXID, les relevés d’heures papiers était scannés par les magasins et étaient centralisés au service RH : « Sur la période de Noël, avec 900 intérimaires et des validations d’heures à établir chaque semaine, la gestion sur Excel forcément pouvait amener des erreurs. Nous devions saisir et vérifier les relevés d’heures un par un à la main, les renvoyer ensuite à Adecco, la tâche était très chronophage et, forcément, il fallait être très vigilant pour éviter la moindre erreur » ajoute Eulalie Douillard.
PIXID permet aujourd’hui d’éviter ces erreurs : « PIXID nous a facilité la saisie des heures. De plus l’interface bidirectionnelle avec la solution de gestion des temps d’Horoquartz pour les relevés d’heures est en phase de recette. Ça sera encore un gain de temps supplémentaire car il ne sera plus nécessaire de ressaisir les relevés d’heures puisqu’ils seront automatiquement basculés dans PIXID ».
Pour Eulalie Douillard le bilan est positif : « Le déploiement de la solution a été réalisé dans un temps record ! Les volumes d’intérim sont dorénavant contrôlés, le budget est maitrisé. Tous les documents sont dématérialisés et nous avons bénéficié de l’incroyable réactivité et de l’accompagnement de PIXID dans ce projet stratégique ».
