Problématique: centraliser et standardiser la gestion de l’intérim
Les premiers échanges entre L’Oréal et Pixid remontent à 2010. L’Oréal avait lancé un appel d’offre afin de s’équiper d’un outil de pilotage de son activité intérim. Un premier audit approfondi sur un site dans l’Oise a permis d’identifier, d’analyser avec précision les besoins spécifiques de l’Oréal.
L’intérim était éparpillé avec une gestion peu standardisée sur les différents sites. Il y avait un réel besoin de centraliser l’activité pour bénéficier d’une vision complète du parcours intérimaire. Le recours à l’intérim figurant dans les données publiques de l’entreprise, le besoin se concentrait également sur un suivi consolidé du travail temporaire au sein de l’entreprise. Enfin, en tant que grand groupe, l’Oréal se devait de minimiser les risques juridiques en garantissant une prise en compte rigoureuse des réglementations du travail (respect des périodes de carence, du nombre de renouvellements, de la période de souplesse, etc.)
« L’Oréal avait un besoin de s’outiller pour piloter l’activité intérim, c’est une décision du groupe de centraliser la gestion des outils digitaux sur un service « HR tech ». L’Oréal avait besoin d’avoir l’ensemble des étapes sur une seule et même plateforme, afin d’avoir une vue globale de la vie d’un intérimaire. Il y avait un besoin de fiabiliser les chiffres de l’intérim qui figurent dans les rapports officiels. » explique Angélique Marais, Responsable Intérim et Temps de Travail France chez L’Oréal
Démarches: un déploiement progressif et structuré
Un large déploiement pour une utilisation maximale de la solution
L’Oréal a finalement retenu l’offre Pixid, séduit par la pertinence de la solution et la qualité de l’accompagnement proposé. En 2012, et en quelques mois seulement, l’outil Pixid a été déployé pour la première fois au sein de L’Oréal.
Depuis, de nombreux projets et extensions de périmètre ont été initiés afin de structurer leur gestion de l’intérim et d’augmenter l’efficacité administrative RH de l’ensemble du Groupe, dans une démarche d’amélioration continue.
« Le processus de déploiement s’est poursuivi par étapes. Au départ les sites ont commencé à utiliser Pixid principalement pour la gestion des commandes et des contrats. Puis d’autres sites, plus avancés, ont intégré la gestion des RA (Relevés d’Activité) et des RCV (Relevés d’activité Client Valorisés). Progressivement des étapes supplémentaires ont été franchies en réponse à des besoins internes mais également pour tirer pleinement parti des fonctionnalités offertes par le logiciel » ajoute Angélique Marais.
Aujourd’hui, Pixid est déployé sur 16 sites du groupe en France sur de nombreux corps de métier (marketing, production, qualité, cuisiniers, etc.). La solution est utilisée au quotidien par 254 utilisateurs, avec une équipe RH en central et des managers sur site.
L’Oréal s’appuie sur l’ensemble des modules de la solution Pixid : les modules RH (pour la gestion des besoins, la réception des candidatures et les commandes auprès des fournisseurs), le module de gestion (pour la gestion des relevés d’heures et de la facturation), la BI (Business Intelligence pour le reporting) et la technologie SSO (single sign-on) qui simplifie la connexion des utilisateurs.
Une réorganisation interne dédiée à l’intérim, appuyée par Pixid
En 2022, L’Oréal a entrepris une réorganisation de ses équipes pour créer la cellule « BEST », dont un service dédié à l’intérim composé d’une équipe opérationnelle métier de 19 personnes, basée dans les usines/centrales et au siège France pour gérer le recours au travail temporaire sur l’ensemble du périmètre France, avec au cœur de cette nouvelle structure la solution Pixid
« Au sein de notre équipe, nous gérons dorénavant sur la même plateforme Pixid, l’ensemble des étapes depuis l’expression du besoin jusqu’à la facturation. Cela nous permet d’avoir une vue globale de la vie d’un intérimaire une fois qu’il est entré en mission chez L’Oréal » précise Angélique Marais.
L’équipe BEST, avec l’appui des équipes HR Tech, gère les paramétrages, les déploiements et les ajustements de la plateforme. La maîtrise de la solution Pixid par l’équipe est complète même si la solution est riche en fonctionnalités : création de nouveaux SIRET, formation, communication avec les fournisseurs, etc. Lorsqu’une idée d’évolution de la plateforme est identifiée, elle utilise un système de ticketing pour échanger avec le support Pixid. « Nous avons le sentiment de faire évoluer la solution de cette manière. Aussi bien du point de vue opérationnel métier que du point de vue technique. » explique Angélique Marais.
Des intégrations pour plus de performance
Le dernier projet mené avec l’équipe Pixid est la mise en place de l’interface entre la solution de gestion des temps Horoquartz et Pixid dans le cadre de la déclaration des heures intérim pour l’entité CAP (Usines L’Oréal Cosmétique Active Production) qui comprend les marques Vichy et La Roche Posay.
« Ce déploiement s’est très bien passé car les deux sites ont réalisé un cahier des charges complet suite à une importante préparation en amont. Sur la partie métier nous n’avons pas rencontré de points d’achoppement et nous avons été régulièrement accompagnés par notre chef de projet jusqu’au lancement. Grâce au support et à l’expérience des équipes projet, nos équipes informatiques locales ont pu résoudre les petits dysfonctionnements internes et tout mettre en place ».
Résultats: performance accrue et autonomie des utilisateurs
Une confiance partagée
La réussite globale du projet tient au travail conjoint des équipes Pixid et L’Oréal. Le suivi et l’accompagnement des chefs de projets a permis des déploiements efficaces et une utilisation optimale. « Les formations délivrées par les équipes Pixid sont toujours de qualité. Nous n’avons pas de questions qui demeurent sans réponse et la solution est véhiculée auprès de tous. »
Selon Angélique Marais, la simplicité d’utilisation est un atout précieux sur lequel elle peut compter pour promouvoir la solution en interne : « Pixid est un logiciel facile d’accès et il est facile à appréhender parce que tout est bien expliqué. Nous faisons beaucoup de communication interne, notre service juridique est très présent auprès de la communauté RH pour dicter les règles à suivre. De notre côté, nous martelons aussi les messages pour assurer une utilisation optimale de l’outil. Nous arrivons à embarquer tous les sites parce que la solution, in fine, est simple. »
Des utilisateurs terrain satisfaits et autonomes
Le succès du déploiement d’une telle solution métier passe également par une adoption des utilisateurs, c’est-à-dire les managers qui sollicitent et bénéficient des ressources en intérim, aussi bien dans les bureaux ou sur les sites de production. « La plateforme est intuitive et très facile d’utilisation, elle s’adapte aussi bien à des ouvriers en usine qu’à une population cadres basée au siège. Les retours utilisateurs sont positifs. De plus, les utilisateurs sont 100% autonomes et ils forment eux-mêmes les nouveaux utilisateurs ! » indique Angélique Marais.
Une collaboration au service de la performance
Auparavant un grand nombre de collaborateurs géraient l’intérim avec peu de standardisation, ce qui créait la confusion. Aujourd’hui, le process, structuré, passe entièrement via Pixid. « On constate une fiabilisation de la facturation ! On peut le voir parce que l’on a un reporting en interne basé sur les données de Pixid. Ce suivi était impossible auparavant ! »
Le recours à l’intérim chez L’Oréal est plus performant depuis le déploiement de Pixid. « La majorité des entités ont pris conscience du gain d’avoir à disposition des reportings fiables permettant un meilleur pilotage de l’effectif délégué et un meilleur pilotage des coûts intérim ! Désormais, les contrats sont positionnés sur le bon centre de coûts, ils sont bien signés et centralisés, les RCV sont publiés, ce qui prouve que le process fonctionne ! » constate Angélique Marais.
« Notre objectif était de déployer Pixid largement afin d’exploiter ses fonctionnalités très complètes dans leur intégralité. Aujourd’hui la plateforme nous satisfait amplement. Le bilan est très positif »
