Problématique
L’enjeu : gagner en productivité et en efficience
« Notre site industriel comprend près de 200 collaborateurs. Nous gérons un volume important d’intérimaires : 60 intérimaires par semaine pendant le Covid, 30 à 40 intérimaires par semaine aujourd’hui. Nous sommes deux pour gérer ce volume. Une charge de gestion importante représentant 0,5 ETP par an et des soucis de validation de factures en temps et en heure dus à des retards de contrôle » explique Karine Cotte, Responsable des Ressources Humaines SIPV. « J’avais besoin de gagner en productivité et en efficience au sein de mon service avec un outil adapté à nos besoins. Une solution nous permettant de tout centraliser, depuis l’expression du besoin intérimaire jusqu’à la facturation. Nous souhaitions gagner du temps et apporter de l’efficacité dans le traitement de l’intérim. Il nous fallait une solution de gestion de l’intérim sur l’ensemble des sites français ».
Choisir un outil ne dépendant pas d’une entreprise de travail temporaire
Il y a eu différentes prospections de fournisseurs potentiels, notamment via les ETT (Entreprises de Travail Temporaire) qui proposaient leurs produits internes : « Nous ne souhaitions pas être liés à une ETT pour ce type d’outil. Il nous fallait une solution de gestion de l’intérim interne, notamment pour pouvoir établir des reportings au niveau national ».
Démarches
Mise en oeuvre sur mesure du projet et accompagnement
Le déploiement s’est effectué sur l’ensemble des sites en France. Complet et homogène, il s’est déroulé en 7 mois du démarrage à la mise en route. Il est géré par Karine Cotte sur le périmètre national et sur son site. 9 SIRET sont déployés : le siège, des usines et un centre logistique. Chacune des structures est autonome dans sa gestion de l’intérim. La plateforme est alors configurée sur mesure pour les besoins spécifiques de chacun des sites.
« Le déploiement s’est bien passé, nous avons bien travaillé ! PIXID a été d’une aide précieuse, notre contact chez eux avait l’écoute nécessaire et le sens du service client. Il a bien suivi le dossier et nous avons eu tout le support et la disponibilité possible. Au final tous les besoins ont été retranscris dans l’application. Tout fonctionne et nous sommes parfaitement à jour. D’ailleurs on le constate, il y a peu de tickets et le recueil de paramétrage est à jour ».
Les phases du déploiement, une communication ficelée avec les ETT et en interne
VYGON a veillé à anticiper la communication avec les ETT en amont : « Nous avons bien anticipé en envoyant des courriers aux entreprises de travail temporaire et elles ont été sensibilisées au passage vers PIXID. Un lien pour qu’elles puissent s’autoformer leur a été envoyé ». Par ailleurs PIXID a organisé des réunions avec toutes les ETT : « pour leur présenter nos besoins, nos objectifs, nos deadlines, et évoquer l’impact de leur action pour la reprise des missions et pour faire en sorte qu’il n’y ait pas trop de mouvement la première semaine de déploiement » explique-t-elle.
En parallèle, les équipes internes ont été mobilisées : C’est un point clé de la réussite du projet. L’équipe RH était motrice et persuadée des bénéfices à venir. Des ateliers ont été mis en place pour la partie paie, une journée de formation a été organisée avec tous les gestionnaires, des guides et des supports de formation ont été imprimés pour le démarrage. « Tout le monde est allé dans l’outil et a compris ce qu’il allait apporter. Il n’y a pas eu de loupés, PIXID nous a bien accompagnés et nos collaborateurs VYGON se sont bien impliqués » ajoute Karine Cotte.
Pixid, une gestion de l’intérim de A à Z
Le processus de gestion de l’intérim est aujourd’hui centralisé avec PIXID Grands Comptes (RH et gestion, RCV) sur 9 sites avec 55 utilisateurs pour un volume d’intérimaires de 70 à 80 ETP par mois en moyenne. Tous les modules sont utilisés : besoins, candidatures, commandes, contrats, suivi de mission, ressources, relevés d’activités, relevé client, RAV, Effectif intérimaire, MyPIXID.
Chaque Siret reçoit son besoin, (les managers envoient leurs demandes sur le périmètre national), et le parcours de validation du besoin suit son cours : émission du besoin auprès des agences d’intérim et chaque SIRET représenté par son responsable ou son gestionnaire RH, va gérer le processus de A à Z sur chaque site. La comptabilité accède aux factures validées et peut procéder au virement et à l’inscription dans l’ERP.
Souplesse de paramétrage
« Nous sommes dans des usines de production, les profils recherchés sont donc des manutentionnaires, des conducteurs de ligne, des opérateurs. Nous avons 26 intitulés de qualification (template de contrats). Par ailleurs, nous avons des primes d’équipe, des équipes de week-end, des majorations de nuit, des tickets restaurant sur certains sites et pas sur d’autres, nous avons du transport sur certains sites et pas sur d’autres. Nous ne sommes pas sur les mêmes conventions collectives. Nos spécificités ont été paramétrées dans PIXID. La solution est suffisamment souple » explique Karine Cotte
Résultats
Les retours utilisateurs sont positifs
Autonomie des managers : les managers apprécient les nouveaux outils. Ils centralisent mieux leurs données et sont autonomes. Ils ne gèrent plus leur fichier Excel de leur côté. Certains autres utilisent PIXID mais aussi leurs fichiers Excel. D’autres ont moins de temps et nécessitent un accompagnement spécifique. « Ils ont néanmoins une bonne visibilité et peuvent gérer le suivi de leurs missions » précise Karine Cotte.
Gain de temps pour les utilisateurs RH, PIXID apporte un gain de temps important représentant ½ ETP par an. « Je mets une demi-journée par semaine à valider mes factures, c’est impressionnant », précise Océane Sueur, Chargée Ressources Humaines SIPV qui poursuit : « Notre processus de gestion de l’intérim s’est simplifié. Le contact avec les agences s’est nettement réduit en termes de téléphonie (90 % d’appels en moins aux agences d’intérim) ou de mail. Mais on a quand même les informations rapidement ».
Au service comptabilité, « Notre comptable, une fois qu’elle a appréhendé l’outil, sait aller chercher ses factures. Elle édite ce qui est validé. Il n’y a plus de réclamations de la comptabilité donc on a l’esprit libre. C’était important pour nous ».
Plus aucun retard de traitement des factures intérim
« Nous gérons à deux, Océane Sueur et moi-même, 210 CDD et CDI et 30 à 40 intérimaires par semaine » explique Karine Cotte. « Nous avions des retards de validation de factures. Avec, une quarantaine d’intérimaires, parfois 60, il fallait vérifier les factures papier, les signer, les envoyer à la comptabilité. Nous avions forcément des réclamations côté ETT, côté comptabilité aussi. Aujourd’hui je suis à jour toutes les semaines, je valide mes RAV, mes factures, je n’ai plus de relances de la comptabilité ! » ajoute Océane Sueur, Chargée RH SIPV.
Une interface intuitive et conviviale
« PIXID nous a permis de nous concentrer davantage sur d’autres activités RH, et la satisfaction de nos collaborateurs sur le logiciel est globale. L’interface est intuitive et conviviale, la nouvelle expérience est simple, sympa et nous l’avons adoptée, elle donne envie d’y aller, un manager sans formation peut y arriver aussi s’il navigue un petit peu ».
Karine Cotte conclut : « Notre satisfaction est totale. Les équipes PIXID sont disponibles et réactives. L’outil est centralisé et il est facile d’utilisation. Il répond totalement aux besoins de l’ensemble de nos structures en France. Il nous permet de gérer l’intérim de A à Z et de gagner en efficacité. On ne reviendra pas en arrière ».
